Los flujos de trabajo de Employee Central tienen tres tipos de participantes, que la academia oficial distingue por lo que pueden hacer. Los aprobadores aprueban o rechazan la solicitud y pueden publicar comentarios. Los colaboradores solo pueden agregar comentarios y reciben avisos sobre el avance, pero no aprueban ni rechazan. Los roles en copia son participantes pasivos: reciben un aviso cuando la solicitud termina.
Cada tipo admite distintas formas de definir a la persona. Un aprobador puede ser un rol, como el manager del empleado; un rol dinámico, que el sistema determina según los datos del empleado; un grupo dinámico, un conjunto de personas en el que cualquiera puede aprobar; o una posición, en las instancias con Position Management. La academia agrega que el colaborador admite los mismos tipos que el aprobador más uno: una persona elegida por el administrador. Los roles en copia también admiten a una persona y, según la documentación de los proyectos, una dirección de correo externa.
La distinción importa porque cada participante cumple una función de control distinta. El aprobador es el control real: sin su aprobación, el cambio no se aplica. El colaborador sirve para consultar a alguien sin darle poder de veto, por ejemplo a un área de compensaciones que opina sobre un aumento. El rol en copia asegura que alguien se entere del resultado, sin agregar un paso que demore el proceso.
En las alertas, los mismos participantes cambian de significado. La academia lo explica en la L4: en el flujo de una alerta, los aprobadores reciben la alerta en el sistema, los roles en copia la reciben solo por correo, y los colaboradores no se usan.
Hay comportamientos que dependen del tipo de participante. La nota 2697542 explica que si el primer aprobador es un rol de una sola persona y coincide con quien inicia, el paso se elimina; si es un grupo dinámico o una posición y quien inicia es miembro, el paso no se elimina, porque otro miembro puede aprobar. Y la academia indica que el reemplazo del aprobador, que impide que el empleado del cambio apruebe su propia solicitud, alcanza también a los colaboradores y a los roles en copia.
En el caso del curso, AR_Aprobación de promoción tiene dos aprobadores, el manager y el grupo AR_Aprobadores RR. HH., y un rol en copia, el empleado, que recibe el aviso cuando la promoción queda aprobada. No tiene colaboradores. En la L4, el flujo AR_ALR_PRUEBA usa al manager como aprobador, para que Martín Gómez vea la alerta en sus tareas pendientes, y al grupo de RR. HH. en copia, para que lo reciba por correo.
La Tabla 3.1 de la lección resume los tres participantes. En la evaluación de la L4, una pregunta de verdadero o falso afirma que los colaboradores del flujo de una alerta la reciben por correo, y es falsa: los colaboradores no se usan en las alertas.
Un consejo de diseño: antes de sumar un aprobador, preguntá si esa persona necesita poder frenar el cambio. Si solo necesita enterarse, va en copia; si necesita opinar, como colaborador.
