Las plantillas de notificación por correo electrónico definen el texto de los correos que envían los flujos de trabajo de Employee Central: cuando llega una solicitud para aprobar, cuando se aprueba, cuando se rechaza. Se administran en Configuración de plantillas de notificación por correo electrónico, una herramienta de la plataforma que reúne las plantillas de muchos procesos de SuccessFactors, no solo los de Employee Central.
La academia oficial marca tres límites de las plantillas estándar de los flujos. Se pueden editar, para adaptar su texto a la empresa. No se pueden desactivar: el correo forma parte del funcionamiento del flujo. Y no se pueden personalizar por participante, es decir, no se puede escribir un texto para el aprobador y otro distinto para quien está en copia. Para eso, la academia remite a la generación de documentos (Document Generation), que permite armar contenidos más elaborados.
Estas plantillas son distintas del mensaje de alerta. El mensaje de alerta se crea como un registro en Gestionar datos, uno por alerta, y lo dispara una regla de alerta con su fecha. Las plantillas de notificación son genéricas para todos los flujos de un tipo, y las dispara el avance de una solicitud. En la L4 lo resumimos en una tabla: la alerta avisa antes de una fecha; la notificación de flujo avisa un paso de una aprobación.
En la práctica, las plantillas de notificación son uno de los primeros lugares donde los usuarios perciben la calidad de un proyecto. Un correo con un texto genérico en inglés, o con un enlace que no se entiende, genera consultas a RR. HH. y, a veces, solicitudes que quedan sin aprobar porque nadie entendió qué tenía que hacer. Revisar las plantillas con RR. HH. antes de salir a productivo, y probarlas con una solicitud real, evita ese problema.
También hay que pensar en los idiomas. Si la empresa tiene usuarios en varios países, las plantillas se cargan en cada idioma que usan, para que cada persona reciba el correo en el suyo. En una filial como Best Run Argentina, que convive con el resto de Best Run, conviene revisar qué idioma tiene configurado cada usuario.
En el caso del curso, las plantillas de notificación no se modifican: son configuración global de la demo y afectan a todos los flujos de Best Run. La sección 6 de la L4 las presenta, con sus límites, y la Tabla 4.3 compara alertas y notificaciones de flujo por lo que las dispara y por dónde las ve el destinatario: la alerta, en las tareas pendientes si el destinatario es aprobador del flujo de la alerta, o por correo si está en copia; la notificación de flujo, por correo y en las solicitudes pendientes.
La herramienta figura en la pestaña Nombres de herramientas como pendiente de confirmar en el tenant en español. Un consejo: antes de editar una plantilla estándar, exportá o copiá su texto original. Si el cambio no funciona, es la forma más rápida de volver atrás.
