Principios Basicos de estrategias de liberacion
1 Estrategias de liberacion- Generalidades
se establece un procedimiento de liberacion o aprobacion de documentos, en caso de la solped se presentan 2 opciones:
1.1 Liberacion Individual de cada item del documento
en ese caso deben ser aprobados por seperado cada uno de los items que constituyen el documento, es decir, a nivel de item.
1.2 Liberacion simultanea de todo el documento
en este caso son aprobados de forma colectiva o a nivel global de todos los items, la liberacion se efectua a nivel de cabecera o documento.
***Aunque SAP brinda las 2 opciones durante el proceso de parametrizacion, el primero es el que se maneja mas***
las estrategias que se forman son por 2 parametros:
>Grupos de liberacion, el sistema se usa la sigla R1 para las solped, pero puede ser adoptada cualquier otra, o una gran cantidad variable de grupos de acuerdo a la complejidad requerida para las estrategias.
>Estrategias, se usan codigos de 2 espacios con combinaciones de letras y numeros para difrenciar las diversas estrategias
la idea es que con una propuesta de compra, exista un mecanismo de aprobacion. dicho proceso implica uno o varios ciclos de aprobacion, a cargo de los aprobadores, los que participan de acuerdo a pautas preestablecidas.
2 Condiciones generales
las estrategias de liberacion se tienen en cuenta los criterios segun se agruparan y asignaran los documentos a aprobar.
los posibles escenarios para las normas de liberacion segun las caracteristicas:
*Tipo de imputacion
*Grupo de articulos
*Centro
*Centro de costo
se asignan diferentes estrategias segun cada uno de los aspectos mencionados
> Cada sector o departamento tendra el o los responsables propios para la liberacion de docuentos, las estrategias podrian estar agrupadas o clasificadas por el centro de costos.
>se determina un sistema de compras descentralizadas donde cada centro se encarga de gestionar la adquisicion de bienes y contratcion de servicios, el criterio a adoptar para las estrategias, seria de acuerdo al centro que genero el proceso.
>Tratandose de una empresa que implica una adquisicion habitual de materiales asociados a especificaciones tecnicas, lo ideal seria que la aprobacion estuviera a cargo de los responsables con la formacion tecnica, podrian determinarse las estrategias segun los grupos de materiales, de manera que el aprobador reciba la solped con el material correspondiente a su especialidad.
3 condicion de importes
dependiendo en la escala de los importes o niveles de aprobacion quedan asignadas a un documento, por ejemplo el importe total de un item o posicion de la solped debe ser liberado por un solo responsable, si supera el valor acordado debe ser liberado por un aprobador con mayor responsabilidad que el anterior y asi segun la jerarquia que se maneje
las transicion de estrategias ocurre al atravesar los valores expresados en USD 100,00, 1.00,00 10.000,00 Y 100.00,00
4 Condiciones de aprobacion- Requisitos
cuando se presenta 2 o mas niveles de aprobacion pueden presentar escenarios diferentes,
*4.1 con definicion de requisitos, para aprobar un determinado nivel es condicion necesaria que ya lo haya hecho al inmediato anterior
*4.2 sin definicion de requisitos, puede ser aprobado sin necesidad que lo haya hecho el anterior los niveles inferiores quedaran relevados de la necesidad de liberar.
5 Estados de la liberacion
las indicaciones a los responsables del estado de liberacion del documento, que el nivel se encuentra liberado y definen indicadores de liberacion se asociaran a cada nivel y se presenta un texto aclaratorio en el documento:
denomina.indicador.libercion
A- sin liberar
B- Liberado por resp. compras
C- Liberado por coord. compras
D- Liberado por gte de ares
Z- documento liberado
estas son las leyendas que recibiras al visualizar el documento, segun el estado de aprobacion y las condiciones de liberacion que deben cumplirse para cada indicador.
6 Niveles de liberacion- Ejemplos
tx ME53N, usaremos esta transaccion para acceder la visualizacion de la estrategia de la liberacion de una solicitud de pedido mediante la solapa "Estrategia de liberacion" de cada posicion.
SAP admite hasta 8 niveles de aprobacion.
7 Clasificacion- Informacion de seleccion
la configuracion es responsabilidad de los consultores, los codigos de los centros para las cuales se activan la estrategia (DJF1. DJF2, DJF3) y el rango de importes (mayor de usd 100.000,00)
8 Cuestiones practicas
*Si la informacion del documento no concuerda con ninguna estrategia no estara sujeta a ningun proceso de aprobacion.
*Si dos estrategias duplican el criterio de aprobacion, siempre sera tenida en cuenta una de ellas.
*El criterio de aprobacion segun el importe puede partir desde un valor 0 o un importe minimo debjo del cual no se requiere aprobacion alguna
*Una solped sera dada por liberada y poder continuar el proceso de compras, cundo hayan sido aprobados todos los niveles o el ultimo sino tuvieran prerrequisitos)
*La definicion de las estrategias se realiza desde la parametrizacion del sistema y puede ser modificada frente a cualquier cambio de las condiciones del negocio.
*Junto con la creaciond e nuevas estrategias de liberacion se requiere la definicion de nuevos roles que seran asignados de los usuarios correspondientes a fin de autorizarlos a liberar los documentos asociado a esas nuevas estrategias.
9 Liberacion de documentos- Procedimiento
una solped esta sujeta a alguna estrategia de liberacion presenta la solapa correspondiente a nivel del item.
*grupo de liberacion (R1)
*Estrategia de liberacion(12)
*Indicador de liberacion (A)
*Codigos/Niveles de liberacion (10,11,12)
el simbolo amarillo nos indica que ese es el proximo nivel a liberar, mientras que los restantes aun faltan procesar.
Tx ME54N, se accede para la liberacion de cada una de las posiciones del documento, se usa la misma para una revocacion.
donde se pone el manifiesto un simbolo que da por aprobado el nivel 10, e indica que el 11 es el siguiente para completar la tarea hasta que se complete la aprobacion del documento.
10 Pedida de liberacion
cuando un documento esta asignado a una estrategia de liberacion y se encuentra total o parcialmente liberado puede perder ese estado si se modifica algun valor, que esta sujeta a la estrategia, centro, centro de costos, importes. en ese caso debera ser liberado nuevamente desde el primer nivel.