✒️SAP MM / Principios Básicos de Estrategias de Liberación Por Ezequiel Palazzesi
SAP MM Principios Básicos de Estrategias de Liberación
Estrategias de Liberación - Generalidades
Esta funcionalidad de SAP es utilizada cuando se desea establecer un procedimiento de liberación o aprobación de documentos.
En el caso de las SolPed la transacción es ME54N y se presentan dos opciones de utilización:
1.1. Liberación individual de cada ítem del documento: En este caso deben ser aprobados por separado cada uno de los ítems que constituyen el documento, es decir, a nivel de ítem
.
1.2. Liberación simultánea de todo el documento: En este caso son aprobados en forma colectiva o global de todos los ítems, es decir, la liberación se efectúa a nivel de cabecera o documento.
Las estrategias están formadas por dos parámetros, a saber:
Grupos de Liberación: el sistema utiliza la sigla "R1" para las SolPed, pero puede ser adoptada cualquier otra, o una cantidad variable de grupos de acuerdo a la complejidad requerida para las estrategias.
Estrategias: se utilizan códigos de dos espacios con combinaciones de letras y números para diferenciar las diversas estrategias.
La idea general es que, frente a una propuesta de compra mediante una SolPed (será válido para otros documentos posteriores), exista un mecanismo de aprobación del mismo antes que continúe con el proceso.
Condiciones generales
En el diseño de las " Estrategias de Liberación" se tienen en cuenta los criterios según los cuales, se agruparán y asignarán los documentos a aprobar, a fin de otorgar la aprobación a diferentes responsables.
Por ejemplo, podrían establecerse normas de liberación según las siguientes características, a saber:
• Tipo de Imputación
• Grupo de Artículos
• Centro
• Centro de Costo
Condiciones de Importes
Un criterio fundamental y obligatorio en el diseño de las Estrategias de Liberación será la definición de escalas de importes que determinan los niveles o etapas de aprobación de un documento.
Por ejemplo, para un cierto importe total de un ítem o posición de la SolPed, deberá ser liberado por un sólo responsable, mientras que, si el importe superara un determinado valor, deberá ser liberado por un segundo aprobador con mayor responsabilidad que el anterior, y así sucesivamente.
Debe quedar claro que los rangos deben complementarse, no superponerse ni dejar bandas descubiertas.
La función que cumple el establecer rangos de importes para las posiciones de las Solicitudes de pedido es fijar rangos para la aprobación y fijar rangos para establecer diferentes niveles de aprobación.
Condiciones de Aprobación - Requisitos
Cuando un documento presenta dos o más niveles de aprobación, se pueden presentar dos escenarios diferentes, a saber:
1.1. Con definición de requisitos: para aprobar un determinado nivel, es condición necesaria que ya lo haya hecho el inmediato anterior.
1.2. Sin definición de requisitos: cada nivel puede ser aprobado sin necesidad que lo haya hecho el anterior. Los niveles inferiores quedarán relevados de la necesidad de liberar.
Estados de la Liberación
A fin de simplificar las indicaciones a los responsables del estado de liberación del documento, esto es, que nivel ya se encuentra liberado (y, por tanto, cuales restan) se definen Indicadores de liberación que se asociarán a cada nivel y presentan un texto aclaratorio en el documento.
Niveles de liberación
SAP admite hasta 8 niveles como máximo.
De acuerdo a los niveles establecidos en la solapa estrategia de liberación vemos el responsable o liberador determinado para ese importe y el indicador de liberación según un código que representa los estadios definidos por la empresa.
De acuerdo a la definición de la estrategia va a ir sumando los niveles e indicando los responsables o liberador Clasificación - Información de selección
Definidos los criterios, esto es, asignados determinados campos del documento, cuando se completa la SolPed, SAP intenta obtener una estrategia que coincida con los datos ingresados (Centro, Centro de Costo, Tipo de Material, etc.).
Toma aquella cuyo rango de valores incluya al importe total del ítem (a mayor importe se requerirán mas responsables para la aprobación de la posición).
Clasificación – Información de selección
El ingreso de los datos asociados a la llamada "Clasificación" es decir, los criterios de asignación de estrategias, es parte de las responsabilidades de los Consultores.
Definimos para un Objeto:
1. El grupo de Liberación: Ejemplo R1
2. La Categoría de clase
3. La estrategia de liberación: Ejemplo 13= director de compras
4. La denominación de la característica: Ej = Centro
5. El valor de la posición: Ej = > 100000
Si la información del documento no concuerda con ninguna estrategia no estará sujeto a ningún proceso de aprobación.
Si dos estrategias duplican el criterio de aprobación, siempre será tenida en cuenta una de ellas.
El criterio de aprobación según el importe puede partir desde un valor 0 (cero) o un importe mínimo, debajo del cual no se requiere aprobación alguna.
Una SolPed será dada por liberada (y poder continuar el proceso de compras) cuando hayan sido aprobados todos los niveles (o el último si no tuvieran prerrequisitos).
La definición de las estrategias se realiza desde la parametrización del sistema y puede ser modificada frente a cualquier cambio de las condiciones del negocio.
Junto con la creación de nuevas estrategias de liberación se requiere la definición de nuevos roles que serán asignados a los usuarios correspondientes, a fin de autorizarlos a liberar los documentos asociados a esas nuevas estrategias.
Liberación de Documentos - Procedimiento
Cuando una SolPed está sujeta a alguna estrategia de liberación, presenta la solapa correspondiente a nivel del ítem. Accediendo por la Tx ME54N vamos procediendo por ítems de acuerdo a la estrategia definida, los niveles y la definición o no de los requisitos hasta que la posición queda completamente liberada.
Pérdida de Liberación
Cuando a un documento que ya tiene asignada una estrategia de liberación y se encuentra total o parcialmente liberado, puede perder ese estado si se modifica alguno de los valores a los cuales está sujeta la estrategia, por ejemplo, Centro, Centro de Costo, Importes, etc.
En este caso, deberá ser liberado nuevamente desde el primer nivel.
Por otro lado, de manera similar a como fuera liberado el documento mediante la transacción ME54N, la misma permite la cancelación de la aprobación con un procedimiento similar al utilizado anteriormente.
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Sobre el autor
Publicación académica de Ezequiel Martin Palazzesi, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor SAP MM Nivel Inicial.
SAP Expert
Ezequiel Martin Palazzesi
Profesión: Contador Publico, Consultor Sap - Argentina - Legajo: XM31M
✒️Autor de: 158 Publicaciones Académicas
🎓Cursando Actualmente: Carrera Consultor SAP SD Nivel Inicial
🎓Egresado de los módulos:
- Carrera Consultor SAP PP
- Master Material Management for SAP S/4HANA LOGISTIC
- Carrera Consultor SAP MM Nivel Avanzado
- Carrera Consultor SAP MM Nivel Inicial
- Carrera Consultor SAP PM
Disponibilidad Laboral: PartTime
