Principios basicos de estrategias de liberacion
1 Estrategias de liberacion- Generalidades
tx ME29N
*Liberacion simultanea de todo el documento,
en este caso son aprobados en forma colectiva o global todos los items, se efectua a nivel cabecera del documento. queda excluida la opcion de liberar los items individualmente, por que se envia al proveedor y debe tener la informacion de la asquisicion en su totalidad de los productos incluidos en el mismo. si se desiste de alguna partida debe ser eliminado y aprobado nuevamente. Las estrategias se forman por 2 parametros:
*Grupos de liberacion, en el sistema se identifica como R2 para los pedidos, pero pueden ser adoptados para cualquier otra cantidad de grupos de acuerdo a la complejidad requerida para las estrategias.
*Estrategias, se usan codigos de 2 espacios con combinaciones de letras y numeros para diferenciar las diversas estrategias.
la idea es que frente a una propuesta de compra mediante un pedido, exista un mecanismo de aprobacion despues de que sea enviado al proveedor elegido, el procedimiento estara a cargo de los aprobadores que participaran de acuerdo a pautas establecidas
2 Condiciones generales,
el diseño de las estrategias de liberacion se tienen en cuenta los criterios de los cuales se agrupan y se asignan a los documentos a aprobar. por ejemplo las normas de liberacion se pueden adaptar a las siguientes caracteristicas:
*tipo de documento
*grupo de compras
*Grupo de articulos
*Centro
> se establede por grupo de compras, se asigna al responsable de liberacion de documentos.
>por grupo de articulos, en esta opcion es por la adquisicion de materiales asociados a especificaciones tecnicas. el aprobador en este caso recibe pedidos con materiales correspondientes a su especialidad.
cuando se elige alguna liberacion por centro, tipo de articulos debe manejarse a todo el documento, no se puede seccionar por item.
3 Condiciones de importes
un criterio fundamental y obligatorio es el diseño de las estrategias de liberacion, sera la definicion de escalas de importes que determinan los niveles o etapas de aprobacion de un documento.
el valor referencia para la determinacion de la estrategia sera el valor total del pedido el cual veremos en la solapa de condiciones de la cabecera.
por ejemplo para una determinada cantidad es un solo responsable, si supera el valor debe ser aprobado por otra persona de mayor responsabilidad y asi sucesivamente,
valores
100,00- 5000,00
5000,00- 50000,00
50000,00- 500000,00
500000,00 usd
4 Condiciones de aprobacion- Requisitos
cuando un documento presenta dos o mas niveles de aprobacion se pueden presentar 2 escenarios diferentes,
*Con definicion de requisitos, para aprobar un determinado nivel, es condicion necesaria que ya lo haya sido el inmediato anterior.
*Sin definicion de requisitos: cada nivel puede ser aprobado sin necesidad que lo haya hecho el anterior. Los niveles inferiores quedara relevados de la necesidad de liberar.
se establece el nivel 11, podra aprobar el 10 y el 12 se podra hacer a condicion de que hayan sido liberados los 2 niveles anteriores.
5 Indicadores de liberacion
los responsables del estado de la liberacion del documento, esto es que el nivel se encuentra liberado, se definen indicadores de liberacion que se asocian a cada nivel y presentan un texto aclaratorio en el dcto
10, 11, 12, 13 son los niveles y los indicadores los siguientes;
A sin liberar
B liberado por resp compras
C liberado por coord compras
D liberado por gte de area
Z documento liberado
donde se observan las leyendas o indicadores que se visualizan segun el estado de aprobacion y las condiciones de liberacion que deben cumplirse para alcanzar al indicador.
6 Niveles de liberacion- Ejemplos.
los niveles de aprobacion se asocian al documento de funcion del importe total del documento, em la tx ME23N visualizaremos la estrategia de la liberacion de un pedido mediante la solapa.
Sap admite hasta 8 niveles de aprobacion como maximo.
7 Clasificacion- Informacion de seleccion
en esta opcion se definen los datos que debe contener el documento para que la estrategia sea cpturada y asignada al mismo.
la configuracion es responsabilidad de los consultores.
la clasificacion se ingresa en la parametrizacion de SAP los datos tomados como referencia asigna la estrategia de liberacion correspondiente. cuando se define en un grupo de estrategias (que incluye todos los niveles) por cada valor disponible del criterio de aprobacion,
8 tips
*si la informacion del documento no concuerda con ninguna estrategia no estara sujeto a ningun proceso de aprobacion,
*si 2 estrategias duplican el criterio de aprobacion, siempre sera tenida en cuenta solo 1 de ellas.
*el criterio de aprobacion segun el importe puede partir desde un valos 0 o un importe minimo, debajo del cual no se requiere aprobacion alguna.
*Un pedido sera dado por liberado y poder continuar con el proceso de compras cuando haya sido aprobados todos los niveles
*La definicion de las estrategias se realiza desde la parametrizacion del sistema y se puede modificar a cualquier cambio de las condiciones del negocio.
*Junto con la creacion de nuevas estrategias de liberacion se requiere la definicion de nuevos roles que seran asignados a los usuarios correspondientes a din de autorizarlos a liberar los documentos asociados a esas estrategias
9 Liberacion de documentos- Procedimiento
cuando un pedido esta sujeto a alguna estrategia de liberacion, aparecera una palomita verde para indicarlo.
*Grupo de liberacion -R2
*Estrategia de liberacion- 12
*indicador de liberacion A
*Codigos/Niveles de liberacion 10, 11,12
tx ME29N se usa para liberar los pedidos
10 Perdida de liberacion
cuando un documento tiene asignada una estrategia de liberacion se encuentra total o parcialmente liberado, puede perder ese estado si se modifica algun valr que este sujeto a la estrategia, por ejemplo el centro, grupo de compras, importe.
11 Liberacion colectiva
el operador recibe una lista de pedidos pendientes de aprobacion con la estrategia para la cual es el responsable.
TX ME28 se aprueba la liberacion colectiva en pedidos, se ejecuta.