✒️SAP MM / Principios Básicos de Estrategias de Liberación Por Andres Martinez Guerra
SAP MM Principios Básicos de Estrategias de Liberación
Principios básicos de las estrategias de liberación
Generalidades
Liberación simultánea de todo el documento: en este caso, todos los ítems son aprobados en forma colectiva o global; es decir, la liberación se efectúa a nivel de cabecera o de documento.
Parece quedar excluida la opción de liberar los ítems individualmente. La razón es sencilla: el pedido es el documento de SAP que se envía al proveedor. Por ello, debe quedar definida y aprobada la totalidad de los productos incluidos antes de continuar el proceso y enviar el pedido.
Si se desiste de la compra de algún producto, este debería eliminarse del documento antes de aprobarlo y enviarlo al proveedor.
Las estrategias están formadas por dos parámetros:
Grupos de liberación: el sistema utiliza el grupo R2 para los pedidos, pero puede adaptarse otro grupo o una cantidad de grupos según la complejidad requerida.
Estrategias: se utilizan códigos de dos caracteres, con combinaciones de letras y números, para diferenciar las distintas estrategias.
Condiciones generales
El dueño de las estrategias de liberación selecciona los criterios según los cuales se agruparán y asignarán los documentos para su aprobación.
Podrán establecerse normas de liberación según las siguientes características:
* Tipo de documento.
* Grupo de compras.
* Grupo de artículos.
* Centro.
Es decir, se asignarán diferentes estrategias según uno o varios de los aspectos mencionados.
Si se establece que cada grupo de compradores tendrá responsables propios para la liberación de documentos, las estrategias estarán agrupadas o clasificadas por grupo de compras.
También puede determinarse un sistema de compras descentralizado en el que cada centro gestione la adquisición de bienes y la contratación de servicios. En ese caso, el criterio para adoptar las estrategias será el centro que generó el pedido.
Puede existir una división cuya actividad requiera adquirir determinados materiales y cuya aprobación corresponda a responsables específicos. Para ello se pueden utilizar los grupos de artículos, de manera que cada aprobador reciba los pedidos correspondientes a su especialidad.
Condiciones de importe
El valor de referencia para determinar la estrategia será el valor total del pedido, que se encuentra en la solapa de condiciones de la cabecera.
Si el importe total del pedido debe ser liberado por un solo responsable, se asigna el nivel correspondiente. Si supera determinado valor, deberá ser liberado por un segundo responsable con mayor autoridad que el anterior, y así sucesivamente.
Condiciones de aprobación: requisitos
Cuando un documento presenta dos o más niveles de aprobación, pueden darse dos situaciones:
Con definición de requisitos: para aprobar un determinado nivel, es necesario que haya sido aprobado el nivel inmediatamente anterior.
Sin definición de requisitos: un nivel puede aprobarse sin necesidad de que se haya aprobado antes el nivel anterior. Los niveles inferiores quedan relevados de intervenir en esa aprobación.
Indicadores y niveles de liberación
Los indicadores de liberación muestran en qué estado se encuentra el documento: pendiente de aprobación o liberado. También determinan qué acciones se permiten mientras el pedido está en ese estado.
Los niveles de liberación representan las distintas aprobaciones previstas en la estrategia.
ME23N: permite visualizar la estrategia de liberación de un pedido en la solapa «Estrategia de liberación», ubicada en la cabecera del documento.
En los apuntes se indica que se observaron hasta cuatro niveles de aprobación, aunque el sistema permite configurar más niveles.
Clasificación e información de selección
Clasificación: corresponde a los criterios utilizados para asignar las estrategias.
Cuestiones prácticas y consejos
* Si la información del documento no coincide con ninguna estrategia, este no estará sujeto al proceso de aprobación definido mediante esas estrategias.
* Si dos estrategias cumplen los criterios de asignación, debe revisarse la configuración para evitar una selección ambigua.
* El criterio de aprobación según el importe puede comenzar desde cero o desde un importe mínimo por debajo del cual no se requiere aprobación.
* Puede configurarse que determinados pedidos recorran todos los niveles de aprobación, mientras otros solo requieran algunos.
* La definición de las estrategias se realiza durante la parametrización del sistema y puede modificarse cuando cambian las condiciones del negocio.
* Junto con la creación de nuevas estrategias de liberación, se requiere definir los códigos de liberación y asignarlos a los usuarios que estarán autorizados para aprobar los documentos.
Liberación de documentos: procedimiento
Si un pedido está sujeto a una estrategia de liberación, esta se muestra en una solapa de la cabecera. Allí se observa información como:
* Grupo de liberación: R2.
* Estrategia de liberación: 12.
* Indicador de liberación: A.
* Códigos o niveles de liberación: 10, 11 y 12.
El símbolo amarillo indica el próximo nivel que debe liberarse; los restantes todavía están pendientes de procesar.
ME29N: transacción utilizada para ingresar a la liberación individual de pedidos y aprobar el documento.
Pérdida de liberación
Cuando un documento que ya tiene asignada una estrategia de liberación se modifica, puede perder las aprobaciones obtenidas. Esto dependerá del tipo de cambio y de la configuración de la estrategia.
En ese caso, el documento deberá volver a liberarse, comenzando por el primer nivel que corresponda.
Mediante la transacción ME29N también puede cancelarse una aprobación efectuada, siguiendo un procedimiento similar al usado para liberar el pedido.
Liberación colectiva
Con este procedimiento, el operador recibe un listado de pedidos pendientes de aprobación correspondientes a las estrategias en las que actúa como responsable.
ME28: transacción para la liberación colectiva de pedidos. Muestra las aprobaciones pendientes del usuario que la ejecuta, siempre que tenga las autorizaciones necesarias.
Al ingresar en ME28 deben indicarse el código de liberación correspondiente y, si es necesario, las condiciones de filtro para obtener el listado.
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Sobre el autor
Publicación académica de Andres Felipe Martinez Guerra, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor SAP MM Nivel Inicial.
SAP SemiSenior
Andres Felipe Martinez Guerra
Profesión: Profesional Comercio Internacional - Colombia - Legajo: HF65W
✒️Autor de: 41 Publicaciones Académicas
🎓Cursando Actualmente: Carrera Consultor SAP MM Nivel Inicial
Disponibilidad Laboral: FullTime
Presentación:
Profesional en comercio internacional, con formación en logística y cadena de suministro. en formación en sap mm, orientado a la gestión de materiales, compras y optimización de procesos.
Certificación Académica de Andres Martinez
