Lección: Los Agentes y la Estructura Organizativa
Esta lección explica los conceptos de agentes, cómo se asignan, los diferentes tipos de agentes y la importancia de la estructura organizativa en SAP Workflow.
• 1. ¿Qué es un Agente? El agente es la persona que ejecuta el trabajo a realizar en el Workflow, siendo los encargados de ejecutar tareas que no pueden ser automáticas. La selección de los agentes correctos es una tarea compleja y crucial para la definición de un Workflow, especialmente en procesos nuevos, y su gestión representa el 50% de la labor de determinación de responsables, siendo el otro 50% mantener esta asignación minimizando el impacto de cambios organizacionales y fluctuaciones de personal.
â—¦ Work Item processing: Cada work item puede ser procesado por el sistema de Workflow o por un agente.
â—¦ Determinación de agentes: La selección de los agentes correctos para la ejecución de cada work item consume tiempo.
â—¦ Estrategia para la asignación: Enviar los work items a los responsables correspondientes constituye una parte clave.
â—¦ Mantenimiento de la asignación: Minimizar el impacto de los cambios organizacionales y fluctuaciones del personal es igualmente importante.
• 2. Asignación de Agentes El sistema de Workflows trabaja con grupos de agentes para determinar los responsables finales de la ejecución de un work item, y es fundamental entender cómo el sistema ve estos grupos.
â—¦ Agentes Posibles: Son quienes están permitidos para ejecutar el trabajo.
â–ª Asignación en la tarea: Siempre se asignan en la tarea según la cual se basarán muchos work items.
â–ª Restricción de ejecución: Si una persona no está en este grupo, no podrá ejecutar la tarea.
â–ª Tarea general: Si una tarea se marca como general, todos los usuarios son posibles agentes.
â—¦ Agentes Responsables: Son aquellos que queremos que ejecuten un work item en particular.
â–ª Asignación en Workflow Builder: Son comúnmente asignados al crear un paso en el workflow builder.
â–ª Asignación por roles o papeles: También pueden ser asignados dinámicamente en tiempo de ejecución a través de roles o papeles.
â–ª Siempre posibles: Siempre son agentes posibles.
â—¦ Agentes Excluidos: Son aquellos que NO queremos que ejecuten un work item en particular.
â–ª Definición en Workflow Builder: Siempre se definen en el workflow builder al crear un paso para una tarea.
â—¦ Solapamiento de grupos: Estos tres grupos pueden solaparse e interseccionarse para determinar el agente responsable final.
• 3. Receptores Los receptores son quienes reciben automáticamente un work item en su inbox al crearse, también conocidos como agentes seleccionados. Son los posibles agentes para una tarea, restringidos a las listas de agentes responsables y sin ser miembros de la lista de agentes excluidos.
â—¦ Falta de agentes posibles: Si no hay agentes posibles, nadie recibirá el work item.
â—¦ Regla por defecto: Si no se define un agente responsable en el paso, el sistema buscará la regla por defecto de la tarea.
â—¦ Todos los posibles (sin regla): Si no hay una regla, todos los posibles agentes (excluyendo a los excluidos) recibirán el work item.
â—¦ Reenvío de Work Items: Un receptor podrá reenviar un work item a otro usuario.
â–ª Tarea general (General Task): Los work items podrán ser reenviados a cualquier usuario.
â–ª Transmisión general permitida (General Forwarding): Los work items podrán ser reenviados a cualquier usuario, pero existe una lista de agentes posibles.
â–ª Transmisión general no permitida (No General Forwarding): Los work items solo podrán ser reenviados a los agentes posibles.
â–ª Prohibido transmitir: No está permitido reenviar work items.
â–ª Definición de reenvío: Las posibilidades de reenvío se definen dentro de la tarea al determinar los agentes posibles.
• 4. Otros Agentes Existen otras categorías de agentes según su función en el proceso del Workflow.
â—¦ Agente Actual: Es quien está procesando el work item en un momento dado o quien lo procesó en último lugar.
â—¦ Asignación Múltiple: Un work item puede ser enviado a varios receptores, desapareciendo del inbox del resto cuando uno lo toma.
â—¦ Agentes para Plazos: Recibirán un work item que haya vencido, es decir, que no se le fijó un plazo y este se alcanzó.
â—¦ Agentes de Notificación: Recibirán un correo electrónico informándoles que determinado work item ha sido ejecutado satisfactoriamente.
• 5. Estructura Organizativa en la Asignación de Agentes Cada agente en el sistema de Workflow debe tener un user ID de SAP, implicando que cada asignación de agente corresponde a un usuario SAP. Mantener los agentes usuario por usuario es tedioso debido a la cantidad de Workflows y la fluctuación del personal, por lo que se recomienda mantener la asignación a través de un plan organizacional o estructura organizativa.
â—¦ Mantenimiento tedioso: Mantener usuario por usuario es excesivamente tedioso por la cantidad de workflows y usuarios, y por los cambios de personal.
â—¦ Recomendación: Se debe mantener la asignación de usuarios a workflow a través de un plan organizacional o estructura organizativa.
• 6. El Plan Organizacional Básico El plan organizacional básico es una estructura jerárquica de relaciones entre diferentes elementos organizacionales que facilita la gestión de agentes en Workflows.
â—¦ Elementos organizacionales: Consiste en unidades organizativas, trabajos, posiciones y usuarios.
â–ª Unidades Organizativas: Representan grupos de personas como equipos o departamentos.
â–ª Trabajos: Describen un rol funcional dentro de la organización.
â–ª Posiciones: Representan un lugar físico o vacante a ocupar por una persona.
â–ª Usuarios: Es el usuario SAP asignado a una posición.
â—¦ Atributos de objetos: La mayoría tienen un código, descripción y un periodo de validez.
â—¦ Periodo de validez por defecto: Por defecto, se asigna con la fecha de creación y vence el 31 de diciembre de 9999.
â—¦ Transacciones de Gestión Organizativa: Se mantienen a través de las transacciones PPOM, PPOMW y PPOCW.
• 7. Mantenimiento del Plan Organizacional Básico El mantenimiento del plan organizacional básico se realiza mediante transacciones específicas para crear y modificar sus elementos. Para crear una estructura organizativa, se utiliza la transacción PPOCW, seleccionando una fecha de validez inicial.
â—¦ Creación de la unidad organizativa: Se presiona "crear", se selecciona la unidad organizativa y se indican código, descripción y periodo de validez.
â—¦ Creación de la función: Desde el menú, se selecciona "Tratar / Crear Funciones" y se ingresa código y descripción.
â—¦ Creación de una posición: Se colocan el código, descripción, una función y si es o no el máximo responsable, además de la validez.
â—¦ Asignar un usuario: Se selecciona la posición, se presiona "Asignar", se elige "titular" y se selecciona un usuario.
â—¦ Cambiar descripción de la posición: Finalmente, se cambia la descripción de la posición.
â—¦ Órdenes de transporte: El sistema solicita una orden de transporte al modificar la estructura, pero no al crearla por primera vez.
â—¦ Transporte de estructura: Existe una herramienta para transportar la estructura organizativa a otros ambientes.
â—¦ Agente sustituto: Para un aprobador secundario, esta configuración se realiza en el plan organizacional básico estableciendo un agente sustituto.