Agente: es la persona que ejecuta el trabajo a realizar en el workflow.
Cada Workitem (entendiendo por Workitem a la instancia en el tiempo de ejecución de un paso del Workflow) puede ser procesado por:
- El sistema de workflow, utilizando el usuario WF-BATCH.
- Un agente.
Loa agentes son los encargados de ejecutar tareas que no puede ejecutar automáticamente.
Una de las tareas más interesante y normalmente, una de las que más tiempo consume en el momento de definir un Workflow es como el sistema ha seleccionado a los agentes correctos para la ejecución de cada Workitem.
Desde la perspectiva de nogocio esto no es "trivial", particularmente cuando es un nuevo proceso que no ha sido llevado a cabo por nadie anteriormente.
Las asignaciones de Agentes:
El sistema de workflows deberá trabajar con grupos de agentes para poder determinar los responsables finales de la ejecución de un workitem.
Cuando estemos diseñando, implementando y manteniendo un workflow, debemos entender como el sistema de workflow ve estos grupos de agentes.
Los grupos de agentes son:
- Agentes Posibles: son quienes están permitidos para ejecutar el trabajo. Siempre se asignan en la tarea según la cual se basarán muchos workitems pero no un workitem en sí mismo.
Si una persona no esta en el grupo de agente posible entonces numca podrá ejecutar la tarea. Adicionalmente se puede marcar una tarea como general. En este caso todos los usuarios serán posibles agentes de la tarea.
- Agente responsables: son aquellos que queremos que ejecuten un workitem "en particular". Son comúnmente asignado al crear un paso en el workflow builder.
Tambien pueden ser asignados a través de "roles o papeles" a nivel de la tarea. Con los roles los agentes responsables se asignan dinámicamente en tiempo de ejecución. Siempre son agentes posibles.
- Agentes Excluidos: son aquellos que no queremos que ejecuten un workitem "en particular". Siempre se definen en el workflow builder al crear un paso para una tarea.
Estos tres grupos pueden solaparse e " interseccionarse" para poder determinar el agente responsable final.
Receptores: son aquellos que automáticamente reciben un Workitem en su inbox cuando el workflow crear el workitem. También son conocidos como agentes "seleccionados".
Los receptores son:
- Los posibles agentes para una tarea.
- Restringidos a las lista de agentes responsables para un workitem.
- No son miembros de la lista de agentes excluidos.
Debemos tener en cuenta que:
- Sin no hay agentes posibles NADIE recibirá el workitem.
- Si no se define un agente responsable en el paso, el sistema buscara la regla por defecto de la tarea, sino hay regla todos los posibles agentes recibirán el workitem (excluyendo a los agentes excluidos).
Un receptor podrá hacer un re-envío de un workitem a otro usuario. En este caso existen barias posibilidades:
- Tareas generales (General Task): los workitems podrán ser re-enviados a cualquier usuario.
- Trasmisión general permitida (General Forwarding): los workitems solo podrán ser re-enviados a cualquier usuario (pero existe una lista de agentes posibles).
- Trasmisión general no permitida (No General Forwarding): los workitem solo podrán ser re-enviados a los agentes posibles.
- Prohibido transmitir: no esta permitidos reenviar workitems.
Otros Agentes:
- Agente Actual: mientras que un workitem se este procesando el agente actual es aquel que este procesando workitem (lo tiene tomado).
Una vez completado el workitem, el agente actual será el que haya procesado el workitem en último lugar.
- Asignación múltiple: puede darse el caso (y es muy común) que se envíe un mismo workitem a varios receptores.
Cuando uno de los agentes toma el workitem este desaparecerá del inbox del resto y en caso que lo vuelva a dejar sin tomar volverá a aparecer a todos los usuarios nuevamente.
- Agente para plazos: son aquellos que recibirán un workitem que haya vencido, es decir que se le fijo un plazo y el plazo se alcanzó.
- Agentes de notificación: son aquellos que reciben un correo electrónico informándoles que determinado workitem ha sido ejecutado satifactoriamente.
Las estructuras organizativa en la asignación de agentes:
Cada agente en el sistema de workflow debe tener un user ID de SAP.
Cada vez que se asigne un agente posible, responsable o excluido estaremos asignando de manera implícita un usuario SAP.
Mantener usuario por usuario todos los agentes es una tarea excesivamente tediosa dado que puede existir múltiples workflows, múltiples usuarios, etc. A su vez no debemos olvidar que los usuarios son personas y como tal van cambiando de puesto, se van de la empresa, entran nuevos, etc.
Siempre que sea posible debemos mantener la asignación de usuarios a workflow a través de un plan organizacional o estructura organizativa.
El plan organizacional básico:
El plan organizacional básico consiste en una serie de relaciones, representadas como una estructura organizativa jerárquica entre diferentes elementos organizacionales tales como:
- Unidades Organizativas: cada unidad organizativa representa un grupo de personas como un equipo, un departamento, una sección, un área de trabajo, un laboratorio, etc.
- Trabajos: un trabajo describe un rol funcional dentro de la organización.
- Posiciones: cada posición representa un lugar a ocupar por una persona, es un escritorio físico o una vacante.
- Usuarios: es el usuario SAP que se asigna a la posición.
la mayoría de los objetos organizativos tienen un código, una descripción y un periodo de validez. Por defecto el periodo de validez se asigna con la fecha del día de la creación del objeto y como fecha de vencimiento será 31 de diciembre de 9999. No obstante el periodo se puede cambiar.