Gestionar solicitudes de flujo de trabajo es la herramienta del administrador para intervenir en solicitudes en curso. En Essentials U4 vimos el monitoreo de flujos de forma general; en esta unidad la usamos como el último recurso cuando los mecanismos automáticos, como la delegación o el escalamiento, no alcanzan.
La academia oficial describe sus acciones. Los administradores reciben alertas por los flujos trabados y pueden cambiar el aprobador, rechazar la solicitud, bloquearla o pasarla al paso siguiente. Agregar, cambiar o quitar un aprobador modifica un flujo en curso, y se puede indicar si se permiten más cambios. Pasar la solicitud, o enrutarla, saltea un paso de aprobación. Rechazar sirve para cerrar una solicitud que ya no es válida.
El bloqueo merece un párrafo aparte. Según la academia, una solicitud bloqueada deja de procesarse, no envejece y no la ven los aprobadores. Al desbloquearla, el conteo de días trabada vuelve a cero. Es útil cuando una solicitud está en revisión por algún motivo externo, por ejemplo una consulta legal, y no se quiere que escale ni que alguien la apruebe mientras tanto.
La herramienta tiene límites conocidos. La nota 2504752 aclara que el primer aprobador no se puede quitar con Quitar aprobador: es un comportamiento esperado. Y los aprobadores agregados desde esta herramienta no quedan alcanzados por el reemplazo del aprobador, según la academia, así que conviene revisar a quién se agrega antes de guardar.
Hay permisos que cambian la experiencia de la herramienta. La academia menciona que Gestionar flujos de trabajo incluye opciones como los filtros avanzados de las solicitudes y la aprobación rápida, que se puede desactivar quitando el permiso correspondiente. Como cualquier herramienta que cambia aprobaciones, conviene otorgarla a pocas personas: quien puede pasar una solicitud al paso siguiente puede, en la práctica, saltear un control.
También es útil para diagnosticar. Abrir una solicitud muestra sus pasos, quién aprobó cada uno, qué pasos se saltaron y por qué. Cuando un flujo no se comporta como se esperaba, por ejemplo porque un paso desapareció, la solicitud es la primera evidencia.
En el caso del curso, el Video 3.3 busca una solicitud pendiente de Best Run en Gestionar solicitudes de flujo de trabajo, la abre y recorre las acciones disponibles sin ejecutar ninguna. La narración explica el bloqueo. En la L5, el cuidado del Video 5.1 indica que, si el envío de la acción rápida dispara un flujo de la demo, la solicitud se retira desde esta herramienta.
En los ejercicios de la L3, la solución de la situación D menciona que, si el cliente insiste en que un equipo resuelva las solicitudes trabadas, el administrador puede cambiar el aprobador desde esta herramienta, en lugar de un escalamiento que no admite grupos como destino. La herramienta figura en la pestaña Nombres de herramientas como pendiente de confirmar en el tenant en español.
