✒️SAP HCM / Introducción a la administración del personal en SAP Por Analía Sanchez

Introducción a la administración de personal en SAP

Infotipos: La Base de la Gestión de Datos Maestros

Toda la información relacionada con un empleado se almacena en infotipos que son estructuras lógicas de datos que agrupan información relevante en unidades específicas.

Los infotipos permiten:

• Estructurar la información
• Facilitar la entrada de datos
• Garantizar la integridad y coherencia

Medidas de personal y su relación con los infogrupos:

Las medidas de personal permiten una secuencia lógica de infotipos que lo que hacen es ordenar, estructurar la forma en que se van a cargar los datos. Esto lo hace a través de los infogrupos que son conjuntos de infotipos.

Ej de medidas de personal: Contratación, cambio organizativo, etc.

En SAP HCM, un infotipo es como una carpeta dentro del archivo personal de cada empleado.

• Cada carpeta (infotipo) guarda un tipo específico de información.

• Dentro de esa carpeta hay secciones o fichas con datos relacionados.

• El sistema organiza todo para que sea fácil de consultar y mantener actualizado.

Ejemplo con la metáfora del archivo personal

Imaginemos que tenés un legajo físico de un empleado:

• Carpeta “Datos personales” (Infotipo 0002) → contiene secciones como nombre, fecha de nacimiento, estado civil.

• Carpeta “Direcciones” (Infotipo 0006) → guarda la dirección actual y anteriores.

• Carpeta “Datos de contrato” (Infotipo 0001) → incluye la posición, área organizativa, fecha de ingreso.

• Carpeta “Tiempo trabajado” (Infotipo 2001, ausencias) → registra licencias, vacaciones, ausencias justificadas.

• Carpeta “Nómina” (Infotipo 0008, remuneración básica) → contiene el salario, tipo de pago, moneda.

Cada carpeta está numerada (los famosos códigos de infotipo: 0001, 0002, 0006, etc.) y SAP las abre como pantallas donde se cargan o consultan los datos.

Idea clave

Un infotipo = un bloque de información homogénea. Así como en un archivo físico no mezclarías dirección con salario en la misma hoja, SAP separa cada tema en su propio infotipo para mantener orden y consistencia.

Las estructuras en SAP HCM S/4HANA

Estructura de la empresa

Estructura de personal

Ambas estructuras están reflejadas en el infotipo 0001- Asignación organizativa

Estructura de la empresa: define a la organizacón desde lo administrativo y lo contable. Está compuesta por la Sociedad FI, la división de personal y la subdivisión de personal.

Sociedad FI: es la unidad organizativa de contabilidad más pequeña. presneta los balances financieros.

División de personal: Es una subdivisión de FI puede ser unidad geográfica o funcional

Subdivisión de personal: permite clasificar a los empleados por función, ubicación o actividad (afecta al liquidación de haberes).

El infotivo 0000 es siempre el primer infotipo en cualquier medida. Muestra la medida ejecuta, fecha y motivo.

Estructura del personal

Categoriza a los empleados según criterios administrativos y organizacionales.

Transacción PA20 e IT0001

Se divide en 2 perspectivas

Administrativa: donde clasifica a los empleados activos, pasivos y externos, lo vemos en grupo de personal

Organizativa: nos indica posición, función y unidad organizativa.

1. Contratación (Hiring)
2. Cambio Organizativo (Org. Assignment Change)
3. Baja (Termination/Separation)

• Escenario A: Un empleado que trabajaba en el departamento de Ventas ha sido promovido a Gerente en el departamento de Marketing. Su posición y centro de costes cambian, pero sigue activo en la empresa.
• Escenario B: Una candidata seleccionada en el proceso de reclutamiento de enero de 2026 se incorpora hoy a la oficina para firmar su primer contrato y recibir su número de personal.
• Escenario C: Un colaborador ha decidido jubilarse. Su último día laboral será el 31 de marzo de 2026 y debe dejar de recibir pagos de nómina a partir de esa fecha.
• Escenario D: Debido a una reestructuración interna, un grupo de empleados pasará de la "División Norte" a la "División Sur" sin cambiar sus funciones ni salarios.
• Escenario E: Un empleado antiguo que se retiró hace dos años regresa a la empresa para cubrir una vacante temporal.