📘Sustituto

Para el glosario, conviene explicarlo en relación con delegación y workflows, porque “sustituto/proxy” en SuccessFactors tiene un significado funcional específico y no debe confundirse con un reemplazo permanente del empleado.

Sustituto o Proxy

El Sustituto, también denominado Proxy, es el usuario que puede actuar temporalmente en nombre de otro usuario dentro de SAP SuccessFactors, realizando determinadas acciones que normalmente corresponderían al usuario original, de acuerdo con la configuración y los permisos establecidos.

El concepto de Proxy resulta especialmente útil cuando una persona necesita que otra pueda acceder temporalmente a determinadas funcionalidades o realizar actividades durante su ausencia. Por ejemplo, un administrador o responsable de un proceso puede necesitar que un colega actúe en su nombre para completar una tarea mientras se encuentra de vacaciones o no está disponible.

Es importante diferenciar Proxy de Delegación. La delegación está orientada principalmente a transferir temporalmente determinadas tareas o aprobaciones de workflows a otra persona. El concepto de Proxy puede proporcionar una capacidad de actuación más amplia, dependiendo de cómo esté configurado y del escenario en el que se utilice.

Por ejemplo, un usuario autorizado como Proxy puede acceder temporalmente a determinadas áreas o funcionalidades disponibles para el usuario original y realizar acciones en su nombre. Esta capacidad debe utilizarse de manera controlada, especialmente cuando involucra información sensible de empleados.

El uso de Proxy no significa que el usuario sustituto pase a ser permanentemente el responsable de la persona o proceso. Se trata de una relación temporal de representación y no de un cambio en la estructura organizativa.

También debe diferenciarse de un Manager. Si una persona reemplaza permanentemente a un manager dentro de la estructura organizativa, corresponde actualizar la relación organizativa en Employee Central. Convertir a alguien en Proxy no modifica por sí mismo quién es el manager del empleado.

La utilización de Proxy debe considerar cuidadosamente la seguridad y auditoría. El hecho de que un usuario pueda actuar como sustituto no debería interpretarse como una autorización general para acceder a toda la información disponible en SuccessFactors. Las capacidades concretas dependen de la configuración de la plataforma y de los permisos correspondientes.

Un ejemplo sencillo sería un administrador de Recursos Humanos que necesita ausentarse durante una semana y designa temporalmente a otro administrador para realizar determinadas actividades en su nombre. El sustituto podrá realizar las acciones permitidas durante el período definido, sin que esto implique modificar de forma permanente la estructura organizativa o la asignación de responsabilidades.

En síntesis, el Sustituto o Proxy es el usuario autorizado para actuar temporalmente en nombre de otro usuario dentro de SAP SuccessFactors, permitiendo mantener la continuidad de determinadas actividades durante una ausencia, sin representar necesariamente un cambio permanente de responsabilidades, estructura organizativa o puesto.