✒️SAP SD / La determinación de materiales, listado y exclusión de materiales Por Damaris Cruz

La determinación de materiales, listado y exclusión de materiales

1| La determinación del material

Puede suceder que, teniendo una gran amplia gama de productos, por razones diversas, es necesario sustituir un producto por otro, durante el proceso de ventas.

La determinación del material otorga la posibilidad de realizar esta sustitución en los documentos de venta de comercial.

Como en muchos procesos comerciales de SAP, este procedimiento se realiza mediante técnica de condiciones que gracias a una determinación o procedimiento otorga una gran vicisitud de posibilidades en cuanto a la determinación o sustitución de materiales.

Al procesar el pedido, el sistema realiza una búsqueda automática de los registros maestros de materiales válidos que se hayan tomado para la determinación.

Cada registro maestro de material en la vista de Venta 1, poseerá una razón de sustitución que se tomará para definir como el sistema sustituirá el material. Estas reglas o razones deben ser cargadas en el Customizing.

El sistema ya proporciona unas por default:

Razón o regla 0002: material personalizado

Razón o regla 0003: Número EAN

Cuando se realiza la sustitución no es necesaria la existencia de un registro maestro de material para el número de material que se desea sustituir.

Al momento de la entrada del pedido, el material ingresado es sustituido por el que se definió en la determinación y por la regla del registro maestro. El tratamiento posterior de todos los controles y verificaciones del documento se realiza con el material sustituto (verificación de disponibilidad, textos, precio, entrega y factura)

Registro maestro de material: información general de un material provista de varios segmentos (descripción, número, unidad de medida de base, etc)

2| La selección manual y automática de productos

Es factible en algunos rubros comerciales y dependiendo de la industria, encontrar mismos productos o mercancías que se comercialicen de maneras diferentes en cuanto a las características de empaque o embalaje (por unidad o por pack, por ejemplo)

Gracias a la determinación de material y a las reglas de sustitución, antes descritas, se puede gestionar diferentes números de material para el mismo producto, y por lo tanto cada uno tendrá su gestión de stock.

¿Cómo interviene la determinación de materiales aquí?

Esta función te permite configurar reglas para que, según el canal de venta, el tipo de cliente o cómo se cargue el pedido, el sistema entienda a qué presentación te estás refiriendo, asigne el código correcto y descuente el inventario exacto del embalaje que corresponde (la unidad suelta o el pack).

Para esto, debemos utilizar reglas de sustitución que permiten cuestiones de las operatorias empresariales que necesitemos en estos casos:

Razón para sustitución 0005: selección manual de producto (lista de valores por defecto), pudiendo elegir sobre una lista de productos en sus variedades de empaque, por ejemplo.

Cuando estás creando el pedido, el sistema te abre una ventana o lista desplegable para que tú (como operador) elijas manualmente qué tipo de empaque o presentación prefieres utilizar para esa venta específica.

Razón para sustitución 0004/0006: selección automática de productos (según su disponibilidad en pedido y entrega), dependiendo la cantidad de pedido o de entrega se determinará automáticamente las cantidades de cada número de material, para llegar a cumplir con el pedido o entrega.

Aquí interviene el sistema por su cuenta. Dependiendo de las cantidades que pida el cliente o del stock disponible, SAP divide o reemplaza automáticamente las líneas para cumplir con el pedido usando diferentes empaques (por ejemplo, combinando cajas grandes y unidades sueltas).

En este caso debemos entender que para cada material que se determine (puesto que pueden determinarse múltiples números de material) se realizará verificaciones de disponibilidad y repartos diferentes.

3| Los datos maestros

En el menú de Productos del SAP Easy Access (menú disponible por rol) para Comercial debemos actualizar los registros maestros para la determinación.

Es posible, utilizar la técnica de condición permitiendo con esta definir los datos maestros para la determinación del material en cualquier nivel. Podemos crear registros maestros de datos con el número de material o con el número de cliente y material (registro info)

A nivel general (Solo por número de material):

Creas una regla que dice: "Cada vez que alguien pida el producto A, cámbialo por el producto B", sin importar quién sea el cliente. Aplica para todo el mundo por igual (por ejemplo, un producto que se discontinuó oficialmente).

A nivel específico (Por número de cliente y material / Registro info):

Creas una regla personalizada que dice: "Solo para el cliente X, si pide el producto A, cámbialo por el producto C".

En lo que respecta a registros maestros se puede:

· Restringir el período de validez de un registro

· Actualizar separadamente las entradas para cada combinación de claves

· Determinar las razones para la sustitución

· Grabar uno o mas sustitutos por registro maestro de material.

· Cuando hay una existencia de más de un sustituto asignado en el maestro de material, en la determinación del material, la selección del producto ocurrirá en el orden que aparecen según la prioridad asignada.

4| La selección automática de productos

Con las razones de sustitución 0004 y 0006 el sistema intercambia el material que se introdujo automáticamente si no se encuentra disponible.

Dependiendo de la configuración que se haya definido en Customizing, se puede visualizar el material que se introdujo como posición principal y el sustituído como subposición en el pedido del cliente.

Al momento de crear el documento de ventas, el módulo de SD intentará llenar la cantidad del pedido con el primer material del registro maestro de la determinación del material. Si no es posible conseguir la disponibilidad completa con el primer material sustituido, por consiguiente, el sistema continúa con el material siguiente y así sucesivamente, con todos los materiales sustitutos que fueron almacenados en el registro maestro.

Es factible que se necesite realizar nuevamente la determinación del material cuando se crea la entrega. Esto podría generar una nueva sustitución al momento de la creación de la entrega, modificando la sustitución efectuada en el pedido, debido a la nueva situación de disponibilidad.

Se puede utilizar los registros info. de cliente y material, para realizar una exclusión de ciertos productos en la determinación. Esto significa, por ejemplo, que todos los materiales que han sido rechazados en el maestro de clientes no serán utilizados cuando se determina una sustitución de material.

Los registros info de cliente y material son acuerdos o configuraciones específicas que vinculan a un cliente determinado con un producto determinado.

La función de exclusión en este contexto significa que puedes poner "freno" a ciertos productos para que nunca se le ofrezcan o se sustituyan a un cliente en particular.

Ejemplo: Imagina que un cliente específico tiene registrado en su perfil o en sus condiciones comerciales que ciertos materiales están rechazados o prohibidos para su compra (por ejemplo, por políticas de su empresa, restricciones legales o porque son productos que ese cliente nunca puede recibir como sustituto).

Cuando el sistema hace el cálculo automático para buscar una sustitución de material (como los cambios de modelo o empaque que veíamos antes), filtra y descarta automáticamente esos productos prohibidos o rechazados para ese cliente.

En consecuencia, SAP jamás le asignará ni le ofrecerá como sustituto un material que esté vetado en el perfil de ese cliente.

Recuerde que el registro info de cliente y material, además de la posibilidad de exclusión de productos, permite la determinación de otros factores como el centro suministrador, las condiciones de entrega parcial, etc.

Por lo tanto, si optamos por el uso de los registros info para la opción de exclusión de producto, tenemos que saber que también puede haber una redeterminación de otros valores del pedido. Puede impactar en la redeterminación de centros y puestos de expedición, redeterminación de entregas para las fechas que maneja el puesto de expedición o por el tipo de disponibilidad que hay para ese material en el centro que determinó el registro info. de cliente y material

"Cuidado"à Si usas los registros info de cliente y material para una tarea simple como excluir un producto, SAP podría aprovechar ese mismo registro para modificar el centro de expedición, las fechas y los stocks del pedido.

La confirmación parcial de selección de producto, permite tratar con casos de déficit (en los que solo se confirme la cantidad disponible y es menor que la cantidad del pedido) mediante el paso de la cantidad deficitaria a la planificación de materiales para que se gestione su aprovisionamiento o futura reposición.

En este caso, se genera una subposición adicional con un material definido específicamente para ese faltante que quedó pendiente de planificar.

Cuando un material es sustituido por la técnica de condición, la verificación de disponibilidad se efectúa por el nuevo material.

5| La selección automática de productos y datos maestros

La selección automática de productos del pedido está influenciada por la secuencia de sustitución determinada por el almacenamiento dado en el registro maestro de material.

Si se desea que el material que se introdujo primero en el pedido se incluya en la sustitución, este deberá introducirse en la lista de sustitución.

Ejemplo gráfico 275:

Caso A: el material que se registró primeramente en el pedido se encuentra en la primera posición de la lista y su stock disponible está incluido en el de sustitución. El sistema toma como referencia el stock disponible para el material siguiente del registro maestro.

Caso B: Primero, el sistema toma el stock disponible para los materiales que aparecen como sustitutos en el registro maestro antes de que el material que se registró primeramente en el pedido. Solo cuando el stock de los materiales sustitutos se haya agotado se incluirá este material de la sustitución.

6| La determinación del material – Técnica de condición

Como en todos los procesos de funciones básicas de comercial, la técnica de condición es un proceso que otorga gran flexibilidad a la hora de la determinación en cuanto a procedimiento. En este caso permite un gran modelado para la determinación de material y selección de productos.

A la clase de documento de ventas se le asigna un procedimiento de determinación de material. Este tiene toda la información contenida para determinar el material. El procedimiento o esquema posee una o más clases de condición

Cada clase de condición posee una secuencia de acceso asignada (estrategia de búsqueda). A su vez, cada secuencia de acceso consiste en uno o más accesos.

Cada acceso posee exactamente una tabla de condición. La tabla de condición posee las claves de búsqueda o campos a analizar para el momento en que se registra el maestro válido.

Como en todos los procesos de técnica de condición, se puede analizar en el documento de ventas como es que se determinó el material gracias al procedimiento mediante la función de análisis.

7| El listado de materiales

Es posible registrar materiales específicos como lista de material para que el cliente reciba estos materiales específicamente y no otros.

La técnica de condiciones también controla este tipo de listado.

Para esto se debe definir como se ve en el gráfico anterior, un registro maestro para una clase de condición que su acceso tiene un campo clave que son los números de cliente y de material. Esta clave, se proporciona en el sistema estándar.

La secuencia de acceso para la clase de condición da por sentado la búsqueda del registro maestro tanto para el solicitante como para el pagador.

También pueden definirse claves propias:

· Grupo/material de cliente.

· Jerarquía de cliente/producto

Las clases de documentos de ventas dan la permisividad, si el sistema, puede o no verificar el listado de material.

8| La exclusión de material

Es necesario, a veces, que el cliente no reciba diversos materiales. Para estos materiales el registro debe realizarse como una exclusión de materiales. La exclusión de materiales también se encuentra controlada por la técnica de condición.

9| La determinación de material (Customizing)

Determinación de material con técnicas de condiciones. Definición de su customizing y análisis de su aplicación.

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10| Resumen

· Técnicas de sustitución y exclusión de materiales

· Determinación de materiales como proceso de la técnica de condición

· Tratar los datos sobre la selección de productos