✒️SAP SD / La determinación de materiales, listado y exclusión de materiales Por Ana Sanchez Rodriguez

1 | Determinación del material

Puede suceder que, teniendo una gran amplia gama de productos, por razones diversas, es necesario sustituir un producto por otro, durante el proceso de ventas.

La determinación del material otorga la posibilidad de realizar esta sustitución en los documentos de ventas de comercial.

Como en muchos procesos comerciales de SAP, este procedimiento se realiza mediante técnica de condiciones, que gracias a una determinación o procedimiento otorga una gran vicisitud de posibilidades en cuanto a la determinación o sustitución de materiales.

Al procesar el pedido, el sistema realiza una búsqueda automática de los registros maestros de materiales válidos que se hayan tomado para la determinación.

Cada registro maestro de material en la vista de Venta 1, poseerá una razón de sustitución que se tomará para definir cómo el sistema sustituirá el material. Estas reglas o razones deben ser cargadas en el Customizing.

El sistema ya proporciona unas por default:

• Razón o regla 0002: material personalizado
• Razón o regla 0003: Número EAN

Cuando se realiza la sustitución no es necesario la existencia de un registro maestro de material para el número de material que se desea sustituir.

Al momento de la entrada del pedido, el material ingresado es sustituido por el que se definió en la determinación y por la regla del registro maestro. El tratamiento posterior de todos los controles y verificaciones del documento se realiza con el material sustituto (verificación de disponibilidad, textos, precio, entrega y factura).

Registro maestro de material: Información general de un material provista de varios segmentos (descripción, número, unidad de medida base, etc)

2 | Selección manual y automática de productos

Es factible en algunos rubros comerciales y dependiendo de la industria, encontrar mismos productos o mercancías que se comercialicen de maneras disímiles en cuanto a las características de empaque o embalaje.

Gracias a la determinación de material y a las reglas de sustitución, antes descritas, se puede gestionar diferentes números de material para el mismo producto, y por lo tanto cada uno tendrá su gestión de stock.

Para esto debemos utilizar reglas de sustitución que permitan cuestiones de las operatorias empresariales que necesitemos en estos casos:

• Razón para sustitución 0005: selección manual de producto (lista de valores por defecto), pudiendo elegir sobre una lista los productos en sus variedades de empaque, por ejemplo.
• Razón para sustitución 0004/0006: selección automática de productos (según su disponibilidad en pedido y entrega), dependiendo la cantidad de pedido o de entrega se determinará automáticamente las cantidades de cada número de material, para llegar a cumplir con el pedido o entrega.

En este caso debemos entender que para cada material que se determine (puesto que pueden determinarse múltiples números de material) se realizará verificaciones de disponibilidad y repartos diferentes.

3 | Datos maestros

En el menú de Productos del SAP Easy Access para Comercial debemos actualizar los registros maestros para la determinación.

Es posible, utilizar la técnica de condición permitiendo con ésta definir los datos maestros para la determinación del material en cualquier nivel. Podemos crear registros maestros de datos con el número de material o con el número de cliente y material (registro info).

En lo que respecta a registros maestros se puede:

• Restringir el período de validez de un registro.
• Actualizar separadamente las entradas para cada combinación de claves.
• Determinar las razones para la sustitución.
• Grabar uno o más sustitutos por registro maestro de material.

Cuando hay una existencia de más de un sustituto asignado en el maestro de material, en la determinación del material, la selección del producto ocurrirá en el orden que aparecen según la prioridad asignada.

4 | Selección automática de productos

Con las razones de sustitución 0004 y 0006 el sistema intercambia el material que se introdujo automáticamente si no se encuentra disponible.

Dependiendo de la configuración que se haya definido en Customizing, se pueden visualizar el material que se introdujo como posición principal y el sustituido como subposición en el pedido del cliente.

Al momento de crear el documento de ventas, el módulo de SD intentará llenar la cantidad del pedido con el primer material del registro maestro de la determinación del material. Si no es posible conseguir la disponibilidad completa con el primer material sustituido, por consiguiente el sistema continúa con el material siguiente y así sucesivamente, con todos los materiales sustitutos que fueron almacenados en el registro maestro.

Es factible que se necesite realizar nuevamente la determinación del material cuando se crea la entrega. Esto podría generar una nueva sustitución al momento de la creación de la entrega, modificando la sustitución efectuada en el pedido, debido a la nueva situación de disponibilidad.

Se puede utilizar los registros info de cliente y material, para realizar una exclusión de ciertos productos en la determinación. Esto significa, por ejemplo, que todos los materiales que han sido rechazados en el maestro de clientes no serán utilizados cuando se determina una sustitución de material.

La confirmación parcial de selección de producto permite tratar con casos de déficit (en los que sólo se confirma la cantidad disponible y es menor que la cantidad del pedido) mediante el paso de la cantidad deficitaria a la planificación de materiales. En este caso, se genera una subposición adicional con un material definido específicamente.

Cuando un material es sustituido por la técnica de condición la verificación de disponibilidad se efectúa por el nuevo material.

5 | Selección automática de productos Datos maestros

La selección automática de productos del pedido está influenciada, por la secuencia de sustitución determinada por el almacenamiento dado en el registro maestro de material.

Si se desea que el material que se introdujo primero en el pedido se incluya en la sustitución, éste deberá introducirse en la lista de sustitución.

Caso A: el material que se registró primeramente en el pedido se encuentra en la primera posición de la lista y su stock disponible está incluido en el de sustitución. El sistema toma como referencia el stock disponible para el material siguiente del registro maestro.

Caso B: Primero, el sistema toma el stock disponible para los materiales que aparecen como sustitutos en el registro maestro antes de que el material que se registro primeramente en el pedido. Sólo cuando el stock de los materiales sustitutos se hayan agotado se incluirá este material de la sustitución.

6 | Determinación del material - Técnica de condición

Como en todos los procesos de funciones básicas de comercial, la técnica de condición es un proceso que otorga gran flexibilidad a la ahora de la determinación en cuanto a procedimiento. En este caso permite un gran modelado para la determinación de material y selección de productos.

A la clase de documento de ventas se le asigna un procedimiento de determinación de material. Éste tiene toda la información contenida para determinar el material. El procedimiento o esquema posee una o más clases de condición.

Cada clase de condición posee una secuencia de acceso asignada (estrategia de búsqueda). A su vez cada secuencia de acceso consiste uno o más accesos.

Cada acceso posee exactamente una tabla de condición. La tabla de condición posee las claves de búsqueda o campos a analizar para el momento en que se registra el maestro válido.

Como en todos los procesos de técnica de condición, se puede analizar en el documento de ventas cómo es que se determinó el material gracias al procedimiento mediante la función de análisis.

7 | Listado de materiales

Es posible registrar materiales específicos como lista de material para que el cliente reciba estos materiales específicamente y no otros.

La técnica de condiciones también controla este tipo de listado.

Para esto se debe definir como se ve en el gráfico anterior, un registro maestro para una clase de condición que su acceso tiene un campo clave que son los números de cliente y de material. Esta clave, se proporciona en el sistema estándar.

La secuencia de acceso para la clase de condición da por sentado la búsqueda del registro maestro tanto para el solicitante como para el pagador.

También pueden definirse claves propias:

• Grupo/material de cliente.
• Jerarquía de cliente/producto.

La clases de documentos de ventas da la permisividad, si el sistema, puede o no verificar el listado de material.

8 | Exclusión de material

Es necesario, a veces, que el cliente no reciba diversos materiales. Para estos materiales el registro debe realizarse como una exclusión de materiales. La exclusión de materiales también se encuentra controlada por la técnica de condición.

9 | La determinación de material (Customizing)

Determinación de material con técnicas de condiciones. Definiremos su Customizing y analizaremos su aplicación.

Seguiremos la siguiente ruta:

SPRO>> IMG referencia SAP>> Comercial >>Funciones básicas>>Determinación de material>>Definir motivos de sustitución.

Aquí podemos ver todos los motivos de sustitución que tenemos definidos vemos que cada motivo de sustitución tiene una estrategia, en este caso usaremos la estrategia tipo A Recordemos que la estrategia A nos deja proponer artículos para realizar la sustitución del material, la estrategia B sustituye de acuerdo al material que se encuentra con cantidades disponibles de stock ósea las cantidades ATP dejarlo en vacío sin ninguna estrategia ósea sin la A o la B realiza una sustitución automática con el primer valor de sustitución que encuentra en la clase o registro de condición luego realizaremos dentro del customizing la asignación del esquema de determinación del material a una clase de documento de ventas que se encuentra perfectamente asignado y podemos grabarlo, veamos como esta definido el esquema presionamos en el punto del customizing>> Actualizar condiciones previas para determinación material y luego actualizar esquema tomamos nuestro esquema presionemos control y podemos ver que cuenta con una clase de condición si regresamos y presionamos definir clases de condición podemos ver que la clase de condición que se encuentra contenida en el esquema posee una secuencia de acceso, regresamos y ahora veamos la configuración de la secuencia de acceso podemos ver que la secuencia de acceso tiene una tabla que contiene campos que tienen asignados los valores de la estructura del documento en este caso viran del documento que se está ingresando el valor del material ingresado para buscar un registro de condición para la sustitución de este material, iremos ahora a la transacción UDV11 para registrar una condición de determinación de material.

Colocamos nuestra clase de condición privado de validez para un material introducido, podemos cargar una lista de materiales posibles como materiales alternativos lo importante es destacar que el material introducido no es necesario que tenga maestro de material creado porque puede utilizarse esta técnica para corregir los posibles errores que tenga el usuario al cargar el código que provenían de otro sistema o interfase, se carga la lista de materiales alternativos que estos sí deben tener maestro de material, determinación o registro de condiciones de la determinación de material ha quedado definida. Ahora crearemos a través de la transacción VA01 un pedido, que al momento de cargar el material introducido se determina la estrategia de sustitución pudiéndonos que carguemos el material correspondiente.