El escalamiento y la aprobación automática son dos mecanismos para los flujos que quedan detenidos porque un aprobador no actúa. La academia oficial lo plantea así: si un aprobador no toma ninguna acción, el flujo queda trabado. Los dos mecanismos lo destraban, pero de formas muy distintas.
El escalamiento sube la solicitud. Después de una cantidad de días sin movimiento, la solicitud pasa a otro rol. Los caminos de escalamiento se crean en Gestionar datos y se asocian a los registros de flujo, en el campo Escalamiento. La nota de SAP 2308694 detalla sus datos: el rol que recibe el escalamiento, los días sin movimiento después de los cuales escala y el número de paso. La misma nota marca una restricción importante: el destino de un escalamiento tiene que ser un rol de una sola persona, como el manager, el manager del manager o el manager de RR. HH. Los grupos dinámicos, los roles dinámicos, las posiciones y las relaciones de posición no se admiten como destino, aunque sí pueden estar en el paso que escala. La nota también recomienda configurarlo primero en una instancia de prueba, y la academia agrega que un escalamiento se puede rechazar o revocar.
La aprobación automática, en cambio, aprueba el paso sin que nadie actúe. Se configura con los días hasta la aprobación automática en el paso de aprobación y necesita un job recurrente de tipo Workflow Auto Approval en Provisioning, que la academia recomienda correr todos los días. Los dos mecanismos no se combinan: según la academia, si se habilita la aprobación automática, el escalamiento no ocurre.
Hay un tercer mecanismo, más suave: el recordatorio. El campo Recordar en días reenvía el aviso al aprobador cada cierta cantidad de días. La academia aclara que, si el valor se fija en el job programado, los valores de cada registro de flujo se ignoran.
La elección depende de lo que está en juego. La aprobación automática puede servir para un cambio de dirección, donde el riesgo de aprobar sin mirar es bajo. Para una promoción con aumento, casi nunca: aprobar algo que nadie revisó es peor que demorarlo. En esos casos, la combinación de recordatorio y escalamiento al manager del manager suele ser la más segura, como dice el Tip de consultor de la lección.
En el caso del curso, la Tabla 3.4 de la lección reúne los seis mecanismos para los aprobadores ausentes: saltar pasos repetidos, reemplazo del aprobador, recordatorio, delegación, escalamiento y aprobación automática. La sección 5.2 desarrolla los dos últimos. AR_Aprobación de promoción no tiene aprobación automática.
En la evaluación de la L3, dos preguntas de verdadero o falso tratan estos mecanismos: que el destino de un escalamiento puede ser un grupo dinámico es falso, y que un flujo con aprobación automática también escala es falso. En los ejercicios, la situación D pide que una promoción sin respuesta pase a todo el equipo de dirección; la solución explica por qué no se puede y propone recordatorio y escalamiento al manager del manager. El Tip 3.2 lo cuenta en voz alta.
