✒️SAP MM / Etapas y documentos del proceso de compras Por Lluvia Alvarado Herrera
SAP MM Etapas y documentos del proceso de compras
1 Proceso de compras- Definicion y Etapas.
El proceso de compras es un componente de gestion de materiales y encargado de adquisicion de bienes y servicios, mediante la planificacion de necesidades, eleccion de la mejor fuente de aprovisionamiento, seguimiento de la entrega y facturacion del proveedor.
*** se relaciona con ventas SD para abastecer los pedidos, con contabilidad FI para los registros contables, con produccion PP y Mantenimiento PM proveyendo los requerimientos repuestos, insumos y servicios***
Proceso de compras
*Determinacion de necesidades, de identifican por la planificacion y el control de necesidades o la demanda del control de stock, la verificacion del stock de materiales definidos por el registro maestro, la utilizacion del metodo del punto perdido y los pronosticos basados en el consumo anterior son aspectos importantes, el usuario puede introducir solicitudes de pedido o el sistema de planificacion y control de necesidades y puede generarlas automaticamente.
*Creacion de solicitud de pedido, es el documento generado por la compañia para la adquisicion de bienes o servicios que comienza el proceso de compras, la creacion puede ser manual o automatica, por compras o ambitos de SAP (ventas, produccion, mantenimiento)
*Liberacion solicitud de pedido, es el proceso de aprobacion de la compra por los responsables, esta estrategia es opcional y depende de uno o mas parametros en el sistema (centro, centro de costos, grupo de articulos y el importe de cada item)
*Determinacion fuente de adquisicion, (cotizaciones), una forma de identificar compras potenciales se basan en pedidos anteriores y contratos de entrega que existen a largo plazo, esto acelera el proceso de compra, algunas peticiones de oferta se buscan entre los proveedores que tienes dados de alta.
*Gestion del pedido, el sistema toma informacion en el sistema y facilita la creacion del pedido, el usuario puede generar los pedidos manuales y tambien se pueden generar automaticamente, puedes trabajar con parametros como planes de entrega y cargar contratos para su facil manejo.
*Liberacion del pedido, el pedido puede tener asociada la estrategia de liberacion.
* Recepcion o Entrada de mercaderia, confirma su ingreso mediante el numero del pedido, la parametrizacion previa en cuanto a tolerancias, cantidades minimas y maximas.
*Recepcion y control de la factura, se puede verificar si la factura esta correcta, valida desviaciones por cantidades y precios, tiene acceso a los datos del pedido y la entrada de mercancia, esto acelera el proceso de auditoria y compensacion de facturas para el pago.
*Gestion de pago, se programa el pago para antes del vencimiento de la factura
2 Proceso de compras, ciclo de abastecimiento,
el esquema representa el flujo de documentos de compra asociados a un proceso manual, se incia con una solicitud de pedido como necesidad de provision, se gener el pedido de compra al proveedor y luego la mercaderia o servicio es recepcionada, verificada y registrada la factura del proveedor, tambien admite procesos automaticos.
> La herramienta de planificacion de necesidades llamada MRP permite la creacion automatica de solicitudes de pedidos, basadas en los requerimientos expresados por cada sector o necesidad de actualizacion del stock.
>un pedido puede ser creado automaticamente basandose en una solicitud de pedido donde se indico el proveedor y ha sido previamente configurado en el maestro de materiales y el proveedor.
>la entrega de mercancia puede indicar una instruccion de entrega para ser enviado automaticamente por un proveedor.
>SAP dispone la herramienta de facturacion automatica lo que habilidta al sistema a registrar facturas de proveedores automaticamente si ha sido previamente configurado en la parametrizacion.
3 Proceso de compras- Ciclo de seleccion y pedido
SAP provee herramientas que determinan las necesidades de abastecimiento y a la seleccion del proveedor mas conveniente, con las propuestas de cotizacion efectua una comparacion, se evalua con una parametrizacion previa con los criterios de evaluacion ( Precio, calidad, cumplimiento, garantia)
en el siguiente esquema se pone en evidencia las etapas de seleccion del proveedor y creacion del pedido
> el area de compras determina las necesidades de bienes y servicios basados en las herramientas del sistema MRP y el aporte de cada sector o concepto involucrado (reposicion, ventas, mantenimiento, produccion)
> El area de compras genera peticiones de oferta, las envia a varios proveedores y cotizaciones recibidas con posteridad son registradas en el sistema
> El area de compras utilizara el registro de cotizaciones para ejecutar un proceso de comparacion y eleccion de la propuesta mas conveniente
> El resultado de las cotizaciones puede generar automaticamente el pedido y las comunicaciones automaticas de rechazo de cotizaciones a los proveedores.
4 Proceso de compras- Recepcion de mercaderia y Facturacion
una vez definido el proveedor correspondiente al pedido el sistema queda a la espera de recibir el material o servicio y gestionar su aceptacion, posteriormente se procesara la recepcion y verificacion de la factura y el consecuente registro de la deuda en cuentas a pagar (gestionado por FI)
5 Proceso de compras- Determinacion del proveedor,
se presenta un esquema que ayuda a comprender el proceso de la seleccion del proveedor mas conveniente a partir de los anteriores pedidos de cotizacion y la concreacion de un pedido
>en sap se crea una peticion de oferta a partir de una solicitud de pedido y luego se replica (como documentos diferentes, pero con informacion casi identica) para ser enviadas a cada proveedor.
>Cuando son recibidas las respuestas de cada uno de los proveedores, la informacion suministrada se encuentra en el sistema y una herramienta apropiada permite la generacion de un informe con los resultados para cada una de ellas y la propuesta mas conveniente
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Sobre el autor
Publicación académica de Lluvia Viridiana Alvarado Herrera, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor SAP MM Nivel Inicial.
SAP SemiSenior
Lluvia Viridiana Alvarado Herrera
Profesión: Negocios Internacionales - Mexico - Legajo: OG31B
✒️Autor de: 44 Publicaciones Académicas
🎓Cursando Actualmente: Carrera Consultor SAP MM Nivel Avanzado
🎓Egresado del módulo:
Disponibilidad Laboral: FullTime
