✒️SAP MM / Etapas y documentos del proceso de compras Por German Giovannini
SAP MM Etapas y documentos del proceso de compras
Proceso de compra - Definición
El proceso de compras forma parte de la Gestión de Materiales y se encarga de la adquisición de servicios y bienes externos a través de:
- La Planificación de necesidades.
- Elección de la fuente de aprovisionamiento más conveniente.
- El seguimiento de la entrega de mercancía.
- La facturación del proveedor.
Para abastecer los Pedidos de Ventas, el Proceso de Compras tiene una estrecha relación con las Ventas “SD”, con Contabilidad “FI” a través de los registros contables, y con Producción “PP” y Mantenimiento “PM” al proveer sus requerimientos de repuestos, servicios e insumos.
Etapas del proceso de comprasDeterminación de necesidades: La identificación de las necesidades de materiales se realiza a través de la planificación y el control de necesidades o por la demanda para el control de stocks.
Es importante considerar aspectos como el método del “Punto de Pedido”, pronósticos basados en el consumo anterior, y la comprobación regular de los niveles de stock de materiales determinados por los registros maestros.
Las Solicitudes de Pedido pueden ser creadas:
- Por el usuario de forma manual.
- Por el sistema de planificación y control de necesidades, de forma automática.
Creación de Solicitudes de Pedido (SolPed): La Solicitud de Pedido es un documento que se genera cuando cualquier sector de la Empresa solicita servicios o bienes. Es el documento que da inicio al Proceso de Compras y puede crearse manual o automáticamente por el Área de Compras o por otros ámbitos de SAP (Ventas, Producción, Mantenimiento, etc.).
Liberación de la SolPed: La SolPed puede estar sujeta a la “Estrategia de Liberación”, que requiere la aprobación de uno o más responsables. Esta estrategia es opcional y depende de varios parámetros del sistema:
- Del Centro
- Del Centro de Costo
- Del Grupo de artículos
- Del Importe total de cada ítem
Determinación de la fuente de adquisición - Cotización: El componente de Compras se usa para identificar posibles proveedores, basándose en pedidos anteriores y contratos de entrega a largo plazo. Esto agiliza la creación de peticiones de ofertas, que se envían a los proveedores por e-mail o EDI. Se registran las respuestas para evaluar la mejor oferta.
Selección de Proveedor - Comparación de Ofertas: El sistema permite comparar las ofertas enviadas por distintos proveedores (precio, calidad, cumplimiento, antecedentes, servicio, entrega, etc.).
Gestión de Pedido (Orden de Compras): El sistema de Compras toma información de la solicitud de pedido y de la oferta del proveedor para crear el Pedido. Los pedidos pueden generarse de forma manual o automática, y pueden crearse con otros documentos como Planes de entregas y Contratos.
Liberación del Pedido: Al igual que con la SolPed, los pedidos pueden estar sujetos a una “Estrategia de Liberación”, la cual depende de vario
Estrategia de Liberacion
Las estrategias de liberación en SAP se refieren al proceso mediante el cual se autorizan las transacciones comerciales, como órdenes de compra, solicitudes de pedido o facturas, antes de que puedan procesarse completamente.
Aquí tienes detalles, ejemplos, utilización y alcance de las estrategias de liberación de SAP para Power BI:
Detalles y Utilización:
- Concepto de Estrategias de Liberación:
Las estrategias de liberación son reglas configurables en SAP que determinan qué documentos requieren aprobación y quiénes son los responsables de aprobarlos. Estas estrategias se basan en criterios como el valor del documento, el centro de costos, el tipo de documento, entre otros.
- Uso en Power BI:
Al conectar Power BI con SAP, puedes importar datos relacionados con las estrategias de liberación para analizar y visualizar información sobre las transacciones que están pendientes de aprobación, quién debe aprobarlas y el estado actual de la aprobación.
- Relación con Otras Tablas:
Los datos de las estrategias de liberación están relacionados con otras tablas en SAP, como las de documentos de compras, documentos de ventas o documentos financieros. Estas relaciones permiten realizar análisis integrados en Power BI que abarquen diferentes aspectos de la gestión de aprobaciones.
Ejemplos:
- Análisis del Tiempo de Aprobación:
Utiliza los datos de las estrategias de liberación para analizar el tiempo que transcurre desde que se crea un documento hasta que se aprueba. Identifica posibles cuellos de botella en el proceso de aprobación y busca formas de optimizarlo para reducir el tiempo total de ciclo.
- Evaluación del Desempeño de los Aprobadores:
Analiza la frecuencia y la velocidad con la que los diferentes usuarios aprueban documentos utilizando los datos de las estrategias de liberación. Identifica a los aprobadores más eficientes y aquellos que pueden requerir capacitación adicional o redistribución de responsabilidades.
Alcance y Utilidad:
- Optimización de Procesos:
Utiliza el análisis de datos de las estrategias de liberación para identificar áreas de mejora en el proceso de aprobación. Esto puede incluir la simplificación de las reglas de aprobación, la asignación adecuada de responsabilidades y la implementación de flujos de trabajo automatizados.
- Cumplimiento Normativo y Legal:
Asegúrate de que todas las transacciones comerciales cumplan con los requisitos regulatorios y legales mediante el análisis de las estrategias de liberación. Esto incluye la verificación de la documentación necesaria, la adherencia a los límites de autorización y la prevención de actividades fraudulentas o no autorizadas.
- Gestión de Riesgos:
Identifica posibles riesgos asociados con la falta de aprobación oportuna de documentos utilizando los datos de las estrategias de liberación. Implementa medidas para mitigar estos riesgos y garantizar que todas las transacciones sean adecuadamente revisadas y aprobadas antes de su procesamiento.
En resumen, el análisis de las estrategias de liberación en SAP a través de Power BI proporciona información valiosa para mejorar la eficiencia operativa, garantizar el cumplimiento normativo y mitigar riesgos asociados con la gestión de aprobaciones, lo que contribuye al éxito general de la organización.
Escanear / Compartir
Sobre el autor
Publicación académica de German Andres Giovannini, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor SAP MM Nivel Inicial.
SAP Expert
German Andres Giovannini
Profesión: Gestión de Activos y Mantenimiento - Argentina - Legajo: PP75K
✒️Autor de: 186 Publicaciones Académicas
🎓Egresado de los módulos:
- Master Power BI for SAP
- Carrera Consultor SAP PM
- Carrera Consultor SAP MM Nivel Inicial
- Curso Introducción SAP
Disponibilidad Laboral: FullTime
Presentación:
Líder en confiabilidad y mantenimiento con 21 años de experiencia en minería. experto en sap y gestión estratégica de activos, enfocado en optimizar la productividad y reducir costos mediante kpis y m
Certificación Académica de German Giovannini
