PROCESO DE COMPRAS EN SAP MM
El proceso de compras o aprovisionamiento permite gestionar la adquisición de materiales y servicios que necesita una empresa. No siempre todas las etapas son obligatorias, porque el flujo puede variar según el tipo de compra y la configuración de SAP.
El ciclo general puede entenderse así:
Determinación de necesidades → Solicitud de pedido → Liberación → Determinación de fuente de aprovisionamiento → Petición de oferta → Comparación de ofertas → Pedido → Liberación del pedido → Entrada de mercancías/servicios → Recepción y verificación de factura → Pago
SAP confirma que una solicitud de pedido puede generarse manualmente o automáticamente, por ejemplo mediante MRP.
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1. DETERMINACIÓN DE NECESIDADES
Es el inicio del proceso. Consiste en identificar qué material o servicio necesita la empresa, cuánto necesita y cuándo lo necesita.
La necesidad puede detectarse:
* Manualmente por un usuario o departamento.
* Automáticamente mediante la planificación de necesidades de materiales (MRP).
* Por disminución del stock.
* Por necesidades de producción.
* Por necesidades de mantenimiento o de otros departamentos.
Ejemplo
Una empresa utiliza tornillos para fabricar muebles:
* Stock actual: 200 unidades.
* Necesidad de producción: 1.000 unidades.
* Faltante: 800 unidades.
El sistema puede detectar el faltante mediante MRP y generar una propuesta de aprovisionamiento.
Idea clave:
Primero aparece la necesidad; todavía no significa que se haya realizado una compra.
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2. CREACIÓN DE LA SOLICITUD DE PEDIDO
La Solicitud de Pedido (SolPed / Purchase Requisition) es un documento interno mediante el cual un área informa que necesita adquirir determinado material o servicio.
Puede generarse:
Manualmente: un usuario crea la solicitud.
Automáticamente: por ejemplo, como resultado de una ejecución de MRP.
SAP establece que una solicitud de pedido comunica al departamento de Compras la necesidad de adquirir un material o servicio.
Ejemplo
Mantenimiento necesita:
5 motores eléctricos para una máquina.
Genera una solicitud indicando:
* Material.
* Cantidad: 5.
* Fecha requerida.
* Centro.
* Organización/grupo de compras correspondiente.
* Imputación, cuando corresponda.
Importante
Solicitud de pedido ≠ Pedido de compra.
La solicitud dice:
“Necesitamos comprar esto”.
El pedido dice:
“Vamos a comprar esto a este proveedor bajo estas condiciones”.
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3. LIBERACIÓN DE LA SOLICITUD DE PEDIDO
Dependiendo de la configuración de la empresa, una solicitud puede necesitar aprobación antes de continuar.
Esto permite controlar:
* Quién solicita.
* Qué está solicitando.
* Cantidad.
* Valor.
* Centro de coste.
* Nivel de autorización.
Por ejemplo:
Solicitud por $2 millones → aprobación del jefe del área.
Solicitud por $100 millones → aprobación de un nivel jerárquico superior.
En SAP S/4HANA los procesos de aprobación pueden gestionarse mediante workflow según la configuración establecida.
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4. DETERMINACIÓN DE LA FUENTE DE APROVISIONAMIENTO
Aquí se responde una pregunta fundamental:
¿A quién vamos a comprarle?
SAP puede ayudar a determinar una fuente de aprovisionamiento utilizando información existente, como acuerdos, registros info y otros documentos de compras. También puede recurrirse a una petición de oferta cuando sea necesario buscar y comparar proveedores.
Por eso debemos diferenciar dos situaciones.
Proveedor conocido
Si ya existe una fuente válida:
Necesidad → Solicitud → Proveedor → Pedido
No necesariamente hace falta realizar todo un concurso de ofertas.
Proveedor por determinar
Si todavía no sabemos quién suministrará el producto:
Necesidad → Solicitud → Petición de oferta → Proveedores → Comparación → Selección
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5. PETICIÓN DE OFERTA
La Petición de Oferta (RFQ) se utiliza para solicitar cotizaciones a uno o varios proveedores.
Por ejemplo, necesitamos:
50 computadores portátiles.
Podemos solicitar cotización a:
Proveedor A → $2.800.000 cada uno
Proveedor B → $2.650.000 cada uno
Proveedor C → $2.700.000 cada uno
Los proveedores responden con sus respectivas ofertas.
Aquí comienza realmente el análisis comercial.
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6. COMPARACIÓN DE OFERTAS
Una vez recibidas las cotizaciones, Compras compara las condiciones ofrecidas.
No debemos cometer el error de pensar que:
“El proveedor más barato siempre es el mejor”.
La decisión puede considerar:
* Precio.
* Calidad.
* Plazo de entrega.
* Condiciones de pago.
* Costos adicionales.
* Cumplimiento histórico.
* Garantía.
* Condiciones comerciales
7. SELECCIÓN DEL PROVEEDOR
Después de evaluar las ofertas se selecciona la propuesta que mejor satisface las necesidades de la empresa.
El resultado sería:
Proveedor seleccionado → Pedido
Las demás ofertas pueden quedar rechazadas según el procedimiento utilizado.
Aquí se cierra el ciclo de selección:
Necesidad → Petición de oferta → Cotizaciones → Comparación → Selección del proveedor
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8. GESTIÓN DEL PEDIDO
Una vez determinado el proveedor se crea el Pedido de Compra (Purchase Order / PO).
Aquí ya existe una relación formal de compra con el proveedor.
El pedido contiene normalmente información como:
* Proveedor.
* Material o servicio.
* Cantidad.
* Precio.
* Fecha de entrega.
* Centro.
* Condiciones de pago.
* Organización de compras.
* Moneda.
* Posiciones del pedido.
SAP define el pedido como el documento que formaliza frente al proveedor el suministro de los materiales o servicios solicitados.
Ejemplo
Pedido 4500001234
Proveedor: ABC S.A.S.
Material: computadores
Cantidad: 50
Precio unitario: $2.600.000
Fecha de entrega: 20 de septiembre.
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9. LIBERACIÓN DEL PEDIDO
El pedido también puede estar sujeto a un proceso de aprobación.
Esto es importante porque crear un pedido y autorizarlo no necesariamente son la misma acción.
Según la configuración:
Creación del pedido → Aprobación/Liberación → Envío al proveedor
Una vez autorizado, el pedido puede enviarse al proveedor.
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10. RECEPCIÓN O ENTRADA DE MERCANCÍAS
Cuando el proveedor entrega físicamente los materiales, se registra la Entrada de Mercancías (Goods Receipt).
Normalmente se realiza haciendo referencia al pedido.
Ejemplo:
Pedido:
100 unidades
Proveedor entrega:
100 unidades
SAP registra la entrada y actualiza la información correspondiente.
Pero también puede existir una entrega parcial:
Pedido = 100 unidades
Primera entrega = 60
Segunda entrega = 40
SAP permite registrar varias entradas contra una misma posición del pedido hasta completar la cantidad correspondiente.
¿Qué controla SAP?
Al registrar la recepción puede comprobarse:
* Material correcto.
* Cantidad correcta.
* Exceso de entrega.
* Entrega incompleta.
* Centro y almacén.
* Otros controles configurados.
Además, la entrada de mercancías genera un documento de material y, cuando la operación es valorada, también puede generar un documento contable.
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11. ¿Y QUÉ PASA CON LOS SERVICIOS?
Aquí hay una diferencia importante.
Si compramos:
100 computadores
→ existe una recepción física del material.
Pero si contratamos:
Servicio de mantenimiento
no recibimos físicamente 100 unidades en un almacén.
Para servicios, SAP contempla la utilización de una hoja de entrada de servicios (Service Entry Sheet), mediante la cual se registra y acepta el servicio prestado.
Por eso no debemos pensar que todos los procesos de compra funcionan exactamente igual.
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12. RECEPCIÓN Y VERIFICACIÓN DE FACTURA
Después de entregar el material o prestar el servicio, el proveedor envía su factura.
SAP puede verificar la factura utilizando la información relacionada con el pedido y la recepción correspondiente.
Aquí aparece un concepto fundamental:
Verificación de tres elementos
Pedido ↔ï¸ Recepción ↔ï¸ Factura
Ejemplo:
Pedido:
100 unidades × $50 = $5.000
Entrada:
100 unidades.
Factura:
100 unidades × $50 = $5.000
Todo coincide.
Pero supongamos:
Pedido = $5.000
Recepción = 100 unidades
Factura = $6.000
Tenemos una diferencia.
Dependiendo de la configuración y las tolerancias establecidas, SAP puede requerir que esa diferencia sea revisada antes de continuar normalmente con el proceso.
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13. GESTIÓN DEL PAGO
Una vez contabilizada correctamente la factura queda registrada la obligación con el proveedor.
Aquí el proceso pasa principalmente hacia Finanzas (FI) para gestionar el pago de acuerdo con:
* Fecha de vencimiento.
* Condiciones de pago.* Método de pago.
* Datos del proveedor.
Esto muestra una relación importante entre módulos:
MM → adquisición y aprovisionamiento
FI → contabilización financiera y pago
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CICLO DE APROVISIONAMIENTO
Para estudiar, memorízalo inicialmente así:
Solicitud de pedido → Pedido → Entrada de mercancías/aceptación del servicio → Factura → Pago
Pero cuidado: es una simplificación. SAP admite variantes del proceso; por ejemplo, determinadas etapas pueden automatizarse y el tratamiento de servicios difiere del de materiales.
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CICLO DE SELECCIÓN DEL PROVEEDOR
Este es diferente:
Determinación de necesidades
↓
Petición de oferta
↓
Proveedor 1 – Proveedor 2 – Proveedor 3
↓
Recepción de cotizaciones
↓
Comparación de ofertas
↓
Selección del proveedor
↓
Pedido