Etapas y documentos del proceso de compras
1) Proceso de compras:
El Proceso de Compras es un componente de la Gestión de Materiales y el encargado de la adquisición de bienes y servicios externos mediante la Planificación de necesidades, elección de la mejor fuente de aprovisionamiento, seguimiento de la entrega y facturación del proveedor.
La gestión de materiales: es un término que en SAP se asocia a todos las actividades y procesos asociados a la Adquisición de materiales, Contratación de Servicios, Gestión de stock e Inventarios.
Por el impacto que tiene este aspecto de la información de la Empresa en muy variados ámbitos y sectores, la información gestionada se agrupa en actividades como:
• Gestión de Compra
• Provisión para Ventas a Clientes
• Provisión para Producción
• Provisión para Mantenimiento
• Entre muchos otros
Componentes del proceso
1..1 - Determinación de necesidades
Las necesidades de materiales se identifican por medio de la planificación y el control de necesidades o la demanda para control de stocks. La verificación regular de los niveles de stock de materiales definidos por los registros maestros, la utilización del método del " Punto de Pedido", y los pronósticos basados en el consumo anterior son aspectos importantes en la definición El usuario puede introducir Solicitudes de Pedido, o bien el sistema de planificación y control de necesidades puede generarlas automáticamente mediante la Herramienta llamada MRP.
1..2 - Creación de la Solicitud de Pedido
La Solicitud de Pedido es un documento generado a propuesta de cualquier sector de la Empresa para la adquisición de bienes o servicios que comienza el Proceso de Compras. La creación puede ser manual o automática; creada por el Área de Compras o por otros ámbitos de SAP (Ventas, Producción, Mantenimiento, etc.).
1..3 - Liberación de la Solicitud de Pedido
La Solicitud de Pedido puede tener asociada la llamada " Estrategia de Liberación", esto es, el proceso de aprobación de la compra por parte del/los responsable/s correspondiente/s. Dicha estrategia es opcional y dependiente de uno o más parámetros del sistema (Centro, Centro de Costo, ((Grupo de artículos), entre otros) y por supuesto, del Importe total de cada uno de los ítems.
1..4 - Determinación de la fuente de adquisición - Cotización
El componente Compras ayuda a identificar fuentes de aprovisionamiento potenciales basándose en pedidos anteriores y contratos de entrega ya existentes a largo plazo. Esto acelera el proceso de creación de peticiones de oferta, que pueden enviarse a los proveedores por fax, e-mail o EDI. Se crea una cotización para cada uno de los posibles oferentes, luego se registran en el sistema sus respuestas.
1..5 - Selección del Proveedor - Comparación de Ofertas
El sistema permite el ingreso de las ofertas provenientes de diversos proveedores o simular escenarios de determinación de precio, permitiendo la comparación de varias ofertas diferentes a partir de la previa calificación de los oferentes (en función de calidad, precio, cumplimiento, antecedentes, servicio, entrega, etc.).
1..6 - Gestión del Pedido (Orden de Compra)
El sistema de Compras toma información de la solicitud y de la oferta para facilitar la creación del Pedido. Al igual que en el caso de las Solicitudes de Pedido, el usuario puede generar Pedidos o hacer que el sistema los genere automáticamente. También admite el uso de otros documentos contemplados por el sistema como Planes de entregas y Contratos.
1..7 - Liberación del Pedido
El Pedido puede tener asociado la llamada " Estrategia de liberación", esto es, el proceso de aprobación de la compra por parte del/los responsable/s correspondiente/s. Y de manera similar a la Solicitud de Pedido. Dicha estrategia es opcional y dependiente de uno o más parámetros del sistema. (Centro, Grupo de Compra, Centro de Costo, Grupo de artículos, entre otros) y del Importe total del documento.
1..8 - Recepción o Entrada de Mercadería
El registro en el sistema de la recepción o " Entrada de Mercadería" confirma su ingreso mediante el número de Pedido asociado. La parametrización previa en cuanto a tolerancias, cantidades mínimas, máximas, entre otras, permiten validar la aceptación del envío del proveedor.
1..9 - Recepción y Control de Factura
El sistema permite la " Verificación de Factura" enviadas por los proveedores. Se validan las desviaciones de cantidades y precios, puesto que el sistema tiene acceso a los datos del Pedido y la Entrada de mercadería, además de la parametrización del documento. Esto acelera el proceso de auditoría y compensación de facturas para el pago.
2) Documentos y ciclo de aprovisionamiento:
Solped (ME51N) --> Liberación
Pedido (ME21N) --> Liberación (ME29N)
Recepción --> MIGO_GR (variante de la MIGO)
Verificación y registro Factura Proveedor --> MIRO
Los documentos se encuentran enlazados.
Desde la SolPed en la solapa status levantamos el Pedido, en la solapa historial del Pedido vemos los documentos de recepción (WE) y la factura del proveedor (RE-L).
Si ingresamos por el documento de recepción vamos a la MIGO donde podremos ver los documentos contables (DOC -FI) en la solapa Info Doc.
Si ingresamos por el documento factura (RE-l) vamos a la factura del proveedor en la MIRO
3) Proceso de Compras - Ciclo de selección y pedido
SAP provee herramientas que determinan las necesidades de aprovisionamiento y posterior selección del proveedor más conveniente. Basado en propuestas de cotización efectúa su comparación. Este último proceso responde a una parametrización previa con criterios de evaluación (precio, calidad, cumplimiento, garantía, etc.).
En el siguiente esquema se pone en evidencia las etapas para la selección del proveedor y la creación del pedido
1..1 - Determinación de necesidades:
El Área de Compras determina las necesidades de bienes y servicios basados en las herramientas del sistema (MRP) y el aporte de cada sector o concepto involucrado (Reposición, Ventas, Mantenimiento, Producción).
1..4 - Determinación de la fuente de adquisición – Cotización:
El Área de Compras genera Peticiones de Oferta, las envía a varios proveedores y las cotizaciones recibidas con posterioridad son registradas en el sistema.
1..5 - Selección del Proveedor - Comparación de Ofertas:
El Área de Compras utilizará el registro de cotizaciones para ejecutar un proceso de comparación y elección de la propuesta más conveniente (configurable).
1..6 - Gestión del Pedido (Orden de Compra)
El resultado de las cotizaciones puede generar automáticamente el Pedido y las comunicaciones automáticas de rechazo de cotizaciones a los proveedores
4) Proceso de Compras - Recepción de Mercadería y Facturación
1..8 - Recepción o Entrada de Mercadería
1..9 - Recepción y Control de Factura
5) Proceso de Compras - Determinación del proveedor
Se crea una Petición de Oferta a partir de una Solicitud de Pedido y luego es replicada (como documentos diferentes, pero con información casi idéntica) para ser enviadas a cada proveedor.
Cuando son recibidas las respuestas de cada uno de los proveedores, la información suministrada es volcada al sistema y una herramienta apropiada, permite la generación de un informe con los resultados para cada una de ellas y la propuesta más conveniente, a partir de las sendas calificaciones.
A partir del resultado del paso anterior, se enviará el Pedido al proveedor escogido y se tendrá la opción, a modo de gentileza, de enviar una nota a los proveedores que hayan sido rechazados.