✒️SAP FI / El libro caja Por Ignacio Herrera Garcia

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Libro de Caja

El libro de caja es una herramienta para la gestión de caja y movimiento de fondos. Se utiliza para la contabilización de entradas y salidas de dinero y cheques.

Con esta herramienta se puede crear:

- Crear un libro de caja correspondiente para cada moneda.

- Contabilizar en las cuentas de deudor, acreedor y mayor.

- Ejecutar varios libros de caja en una misma sociedad.

Operaciones

El libro de caja es una de las operaciones contables de transacciones ENJOY que se pueden procesar en una sola pantalla.

En esta pantalla se puede ingresar, visualizar y modificar las operaciones del libro de caja.

Estructura de la pantalla del Libro de Caja

Al ingresar a la transacción se puede seleccionar el libro de caja sobre el cual operar.

- Selección de Datos: En esta área se selecciona el periodo de tiempo o fecha que corresponde al libro de caja. Puede seleccionarse un día o un intervalo de días.

- Visualización de saldos: Cada movimiento que se ingrese en el libro caja reflejara el saldo de manera sumarizada en este de la transacción informando cual es el saldo inicial, el total de ingresos, el total de gastos y el saldo final del libro de caja.

- Solapa para el ingreso de los movimientos: Existen tres solapas en las cuales se deberán ingresar las operaciones dependiendo de la categoría de la operación.

Dentro del libro de caja se pueden tratar diferentes operaciones que se hayan configurado utilizando las categorías de operaciones contables. A continuación, mencionaremos las categorías de operaciones contables. A continuación, mencionaremos las categorías de operaciones contables estándares y sus contabilizaciones.

- Gastos (E) Gastos/Caja

- Ingresos (R) Caja/ Ingresos

- Transferencia de fondos:

De Libro de caja a banco Banco/Caja

De Libro de caja a banco Caja/Banco

- Deudores (D):

Entradas de pagos de deudor Caja/Deudor

Entradas de pagos de deudor Deudor / Caja

- Acreedores (K)

Emisión de pago a acreedor Acreedor/Caja

Pago recibido de acreedor Caja/Acreedor

Otras Características

- Las entradas del libro de caja se pueden grabar de manera local en el libro caja.

- Las operaciones pueden grabarse, copiarse o borrarse. Las entradas del libro caja grabadas se contabilizan en el libro mayor en un momento posterior, por ejemplo, al final del día.

- Es posible imprimir las entradas del libro de caja que se han grabado (recibos) además de las que han contabilizado en el intervalo de tiempo. Los formularios de impresión se seleccionan en el Customazing.

- Se pueden visualizar los documentos subsiguientes que se han contabilizado como resultado de entradas del libro de caja. También se pueden copiar y borrar entradas del libro de caja grabadas y no contabilizadas, y visualizar las entradas del libro de caja borradas.

- También se pueden introducir cheques en el libro de caja.

- En SAP se puede introducir un documento de libro de caja con una participación de documento. En otras palabras, un documento del libro de caja puede contener varias cuentas con diferentes indicadores de impuestos y/o imputaciones relativos a la contabilidad de costos. Por lo tanto, si se reenvía un documento de libro de caja a la Gestión Financiera, solo se creará un documento contable.

En el libro de caja se pueden crear una operación contable enlazada a una cuenta CpD. Si se utiliza una cuenta CpD, se accede automáticamente al cuadro de dialogo que permite introducir datos CpD.

Contabilizaciones con Deudores y Acreedores CPD

En la unidad dos de Datos Maestros aprendimos que los grupos de cuenta pueden definirse como CPD, esto significa que son deudores/acreedores eventuales o de única vez. Por lo tanto, al momento de recibir una imputación se deben ingresar los datos reales del deudor/acreedor.

Para poder utilizar un deudor/acreedor CPD debemos crear dato maestro seleccionando un grupo de cuenta CPD. El dato maestro debe contener datos mínimos. La única característica particular que debemos tener en cuenta al momento de crear el dato maestro es que en la solapa Control se puede elegir un Grupo de Cuenta que contendrá el status campo que estará presente al momento de ingresar los datos deudor/acreedor en las operaciones contables.

Cada vez que utilicemos un deudor/acreedor CPD, en cualquier transacción (F-02, FB60, Libro de Caja, etc.) se abrirá una pantalla adicional que nos solicitará que ingresemos los datos correspondientes al deudor/acreedor.

Los deudores/acreedores CPD se utilizan principalmente para los registros de operaciones esporádicas como las cajas chicas o ventas por menor donde se requiere llevar un estado de cuenta en particular.

Configuración

Para configurar un nuevo libro de caja para una sociedad, debemos definir los siguientes puntos:

Crear una cuenta de mayor

Se debe crear una cuenta de mayor especialmente para el libro de caja . La cuenta debe tener como particularidad el tilde de que solo se contabiliza automáticamente. De esta manera, el libro solo podrá recibir imputaciones por las operaciones realizadas únicamente en la transacción de libro de caja.

La cuenta la podemos crear desde este punto del sutomazing o accediendo desde el menú de SAP Easy Access.

Determinar importe limite

Se debe determinar cuál será el importe limite que administrará el libro de caja. Cualquier operación superior a este importe no podrá ingresarse.

Definir clases de documento para Libro Caja

Se deben crear las clases de documento que se utilizaran en el libro caja, Pueden utilizarse clases de documento ya existentes o crearse clases de documento especialmente para el Libro Caja. Se puede crear más de una clase de documento para utilizar en los distintos tipos de operaciones que se registren.

Este punto del Customazing nos lleva a la misma transacción desde donde se crean las clases de documento. Desde aquí solo se crea la clase de documento, en un paso posterior se asigna a las operaciones del libro de caja.

Definir rangos de números para las operaciones del Libro Caja

Como vimos cómo funciona el libro caja, las operaciones se graban en el libro, pero no necesariamente se contabilizan. Todas las operaciones que se graban en el libro se registran con un numero distinto del número de documento con el cual llegan a la contabilidad ´principal.

Crear Libro Caja

Una vez que hayamos cumplido con los pasos anteriores tendremos todos los elementos que necesitamos para crear un nuevo libro caja.

En esta transacción deberemos completar los siguientes parámetros:

- Sociedad: Sociedad para la cual se va a crear el libro caja.

- Numero de Libro: Es la clave alfanumérica que identifica el libro caja.

- Cuenta Mayor: Es la cuenta mayor que representa el libro caja.

- Moneda: Es la moneda en la cual se administrará el libro caja.

- Nombre del Libro: Texto que identifique al libro caja.

- Libro Caja Cerrado: Este campo se marca cuando un libro deja de utilizarse. A partir de este tilde el libro se blquea.

- Clases de Documentos: Se deben definir las clases de documentos para las siguientes operaciones:

Contabilizaciones de cuenta de mayor

Salida de pago para acreedores

Entrada de pagos de los acreedores

Salida de pagos para deudores

Entrada de pagos de los deudores

Definir las operaciones del Libro Caja

Las operaciones se pueden crear desde este punto del customazing o incluso se pueden crear desde el Libro Caja accediendo al menú Detalles Modificar Operaciones Contables.

Para crear una operación contable, hay que ingresar los siguientes parámetros:

- La sociedad en la que se utilizara la operación contable.

- Numero de Operación Contable. A este número de operaciones se le asignara una clase de operación. Puede haber más de un numero de operación con la misma clase de operación.

- La clase de operación contable ya están definidas y solo hay que seleccionar la que corresponda:

· C Pago de cuenta bancaria (Extracciones)

· B Pago de cuenta bancaria (Depositos)

· R Ingresos

· E Gastos

· D Contabilizaciones deudor

· K Contabilizaciones acreedor

- Clasificacion de la operación comercial, cada una de las operaciones debe llevar una clasificación, esta clasificación determinara en que solapa del libro Caja de debe ingresar la operación

- 1 Gastos efectivo

- 2 Ingresos efectivo

- 3 Ingresos cheques

- 4 Ingresos en efectivo/cheques

- Cuenta de Mayor: Se puede especificar cual será la cuenta de mayor en la que se contabilizará la operación. Para las categorías de operaciones contables E, R, C y B, se puede fijar un indicador para permitir que la cuenta de mayor para la operación contable se puede modificar al registrar el documento. En este caso, la cuenta de mayor solo es un valor propuesta.

No se pueden ingresar cuentas de mayor para las operaciones contables D y K.

- Especificar indicadores de impuestos para las operaciones contables E (Gatos) R (Ingresos) . No es un dato obligatorio. Si no se ha definido ningún indicador de impuestos, se deberá especificar uno (si la cuenta lo requiere) al crear el documento.

- Texto que identifica la operación

- Se puede fijar un indicador que impide realizar más contabilizaciones para la operación.

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