✒️SAP FI / El libro caja Por Jose Marin

E libro caja

• El libro caja: El libro de caja es una herramienta para la gestion de caja y movimiento de fondos. Se utiliza para la contabilizacion de entradas y salidas de dinero y cheques.

Con esta herramienta se puede:

1. Crear un libro de caja independiente para cada moneda.
2. Contabilizar en las cuentas de deudor, acreedor y mayor.
3. Ejecutar varios libros de caja en una misma sociedad.
4. Cada libro se identifica con una clave libre.

• Las operaciones:

El libro de caja es una de las operaciones contables de transaccionnes ENJOY que se pueden procesar en una sola pantalla. En esta pantalla se pueden ingresar, visualizar, modificar, las operaciones del libro de caja.

TRANSACCION FBCJ- SAP EASY ACCESS- FINANZAS- GESTION FINANCIERA- BANCOS- ENTRADAS- LIBRO DE CAJA.

• Estrucutra de la pantalla del libro caja: Al ingresar a la transaccion se puede seleccionar el libro de caja sobre el cual operar.

1. Seleccion de datos: En este area se selecciona el periodo de tiempo o fecha que corresponde al libro caja. Puede seleccionarse un dia o un intervalo de dias.
2. Visualizacion de saldos: Cada movimiento que se ingrese en el libro caja reflejara el saldo de manera sumarizada en este area de la transaccion informado cual es el saldo inicial, el total de ingresos, el total de gastos y el saldo final del libro caja.
3. Solapa para ingreso de los movimientos: Existe tres solapas en las cuales se deberan ingresar las operaciones dependiendo de la categoria de la operacion.

Dentro del libro de caja se pueden tratar diferentes operaciones que se hayan configurado utilizando las categorias de operaciones contables.

1. Gastos (E)- gastos/caja
2. Ingresos (R)- Caja / ingresos
3. Transferencias de fondos: De libro de caja a banco (B)- Banco /caja, De banco a libro de caja (C)- Caja/banco
4. Deudores (D): Entrada de pagos de deudor - caja/ deudor. Pago efectuado a deudor - Deudor /caja.
5. Acreedores (K)- Emision de pago a acreedor - ACreedor / caja, Pago recibido de acreedor- Caja / Acreedor.

• Otras caracteristicas:

1. Las entradas del libro de caja se pueden grabar de manera local en el libro caja,
2. Las operaciones pueden grabarse, copiarse o borrarse. Las entradas del libro caja grabadas se contabilizan en el libro mayor en un momento posterior , por ejemplo, al final del dia.
3. Es posible imprimir las entradas del libro de caja que se ha grabado (Recibos) ademas de las que han contabilizado en el intervalo de tiempo, los formularios de impresion se selccionan en el customizing.
4. Se pueden visualizar los documentos subsiguientes que se han contabilizado como resultado de entradas del libro de caja. Tambien se puede copiar y borrar entradas del libro de caja grabadas y no contabilizadas y visualizar las entradas del libro de cajas borradas.
5. Tambien se pueden introducir cheques en el libro de caja.
6. En SAP se puede introducir un documento de libro de caja con una particion de documento, En otras palabras, un documento de libro de caja puede contener varias cuentas con diferentes indicadores de impuestos o impuaciones relativos a la contabilidad de costos. Por lo tanto, si se reenvia un documento de libro de caja a la gestion financiera, solo se creara un documento contable.

En el libro de caja se puede crear una operacion contable enlazada a una cuenta CpD. Si se utiliza una cuenta CpD, se accede automaticmaente en el cuadro de dialogo que permite introducir datos CpD.

• Las contabilizaciones con deudores / ACreedores CPD:

Para poder utilizar un deudor / Acreedor CPD debemos primero crear el dato maestro seleccionando un grupo de cuenta CPD. El dato maestro debe contener datos minimos. la unica caracteristica particular que debemos tener en cuenta al momento de crear el dato maestro es que en la solapa control se puede elegir un Grupo de cuenta que contendra el status campo que estara presente al momento de ingresar los datos del deudor/ acreedore en las operaciones contables.

Cada vez que utilicemos un deudor / acreedor CPD, en cualquier transaccion (F-02, FB60, LIBRO CAJA, ECT) Se abrira una pantalla adicional que nos solicitara que ingresemos los datos correspondientes al deudor / Acreedor.

IMPORTANTE: LOS DEUDORES / ACREEDORES CPD, SE UTILIZAN PRINCIPALMENTE PARA REGISTRACIONES DE OPERACIONES ESPORADICAS COMO LAS CAJAS CHICAS O VENTAS POR MENOR DONDE NO SE REQUIERE LLEVAR UN ESTADO DE CUENTA EN PARTICULAR.

• La configuracion:

Para configurar un nuevo libro de caja para una sociedad, debemos definir los siguientes puntos:

• Crear una cuenta de mayor.

Se debe crear una cuenta e mayor especialmente para el libro caja, la cuenta debe tener como particular el tilde de que solo se ocntabiliza automaticamente, de esta manera, el libro solo podra recibr impuratciones para las operaciones ealizadas unicamente en la trnasaccion de libro caja.

TRANSACCION FS00- SPRO- IMG- GESTION FINANCIERA NUEVO- CONTABILIDAD BANCARIA. OPERACIONES CONTABLES- LIBRO CAJA- CREAR CUENTA MAYOR PARA LIBRO CAJA.

La cuenta la podemos crear desde este punto del customizing o accediendo desde el menu de SAP EASY ACCESS

• Determinar importe limite:

Se debe determinar cual sera el importe limite que administrara el libro caja. Cualquier operacion superior a este importe no se podra ingresarse.

TRANSACCIOM SPRO- IMG- GESTION FINANCIERA NUEVO-CONTABILIDAD BANCARIA- OPERACIONES CONTABLES- LIBRO CAJA. IMPORTE LIMITE.

• Definir clases de documento para libro caja.

Se deben crear las clases de documento que se utilizaran el libro caja. Pueden utilizarse clases de documento ya existentes o crearse clases de documento especialmente para el libro caja. Se pueden crear mas de una clase de documento para utilizar en los distintos tipos de operaciones que se registren.

TRANSACCION OBA7- SPRO- IMG- GESTION FINANCIERA NUEVO- CONTABILIDAD BANCARIA- OPERACIONES CONTABLES- LIBRO CAJA- DEFINIR CLASES DE DOCUMENTO PARA DOCUMENTOS LIBRO DE CAJA.

Este punto del customizing nos lleva a la misma transaccion desde donde se crean las clases de documento, desde aqui solo se crea la clase de documento, en un paso posterior se asigna alas operaciones del libro caja.

• Definir rango de numeros para las operaciones del libro caja:

Como vimos como funciona el libro cajas, las operaciones se graba en el libro, pero no necesariamente se contabilizan. Todas las operaciones que se graban en el libro se registran con un numero distinto del numero de documento con el cual llegan a la contabilidad principal, En este punto del customizing definimos rango de numeros que llevaran los movimientos generados dentro del libro caja.

TRANSACCION FBCJC1- SPRO- GESTION FINANCIERA NUEVO- CONTABILIDAD BANCARIA- OPERACIONES CONTABLES- LIBRO CAJA- DEFINIR INTERVALO RANGO DE NUMEROS P. DOCUMENTO LIBRO CAJA.

• Crear libro caja

Una vez que hayamos cumplidos con los pasos enteriores tendremos todos los elementos que necesitamos para crear un nuevo libro caja.

TRANSACCIION FBCJC0- SPRO- IMG- GESTION FINANCIERA NUEVO- CONTABILDAD BANCARIA- OPERACIONES CONTABLES- LIBRO CAJA- INSTALAR LIBRO CAJA.

En esta transaccion deberemos completar los siguientes parametros:

1. Sociedad: Sociedad para la cual se va a crear el libro caja.
2. Numeor de libro: Es la clave alfanumerica que identifica el libro caja.
3. Cuenta de mayor: Es la cuenta de mayor que representa al libro caja.
4. Moneda: Es la moneda en la cual se administrara el libro caja.
5. Nombre del libro: Texto que identifique al libro caja.
6. Libro caja cerrado: En este campo se marca cuando un libro deja de utilizarse, a partir de este tilde el libro se bloquea.
7. Clases de documentos: Se deben definir las clases de documentos para las siguientes operaciones: Contabilizaciones de cuenta mayor- salidas de mapgo para acreedores-Entrada de pagos de los acreedores- SAlida de pagos para deudores- entrada de pagos de los deudores.

• Definir las operaciones del libro caja:

Las operaciones se puedne crear desde este punto del customizing o incluso sep uedne crear desde el libro caja accediendo al menu- detalles- modificar operaciones contables.

TRANSACCION FBCJC2- SPRO- IMG- GESTION FINANCIERA NUEVO- CONTABILIDAD BANCARIA- OPERACIONES CONTABLES- LIBRO CAJA- CREAR, MODIFICAR, BORRAR OPERAICONES CONTABLES.

Para crear una operacion contable, hay que ingresas los siguientes parametros:

1. La sociedad en la que se utilizara la operacion contable.
2. Numero de operacion contable: A este numero de operacion se le asignara un clase de peracion, úede haber mas de un numero de opearcion con la misma clase de operacion.
3. La clase de opearcion contable ya definidas y solo hay que seleccionar la que corresponda:

• C PAGO DE CUENTA BANCARIA (EXTRACCIONES).
• B PAGO A CUANTA BANCARIA (DEPOSITOS
• R INGRESOS
• E GASTOS
• D CONTABILIZACIONES DEUDOR

1. K CONTABILIZACIONES ACREEDOR.

• Clasificacion de la operacion comercial, cada una de las operaciones debe llevar una clasificacion , esta clasificiacion determinara en que solapa del libro se debe ingresar la operacion.

1. gastos efectivo
2. Ingresos efectivo
3. Ingresos cheques
4. Ingresos en efectivo / Cheques

• Cuenta de mayor: SE puede especificar cual sera la cuenta de mayor en la que se contabilizaran las operaciones. Para las categorias operaciones contables E,R,C Y B se puede fijar u indicador para permitir que la cuenta de mayor para la operacion contable se pueda modificar al registrar el documento, en este caso, la cuenta de mayor solo esun valor de propuesta. No se Puede ingresear las cuentas de mayor para las operaciones contables D y K
• Especificar indicadores de impuestos par las operaciones contables E(gastos) y R(ingresos). No es un dato obligatorio. Si no se ha definido ningun indicador de impestos, se debera especificar uno al crear el documento (Si la cuenta lo requiere).
• Texto que identifica la operacion.
• Se puede fijar un indicador que impide realizar mas contabilizaciones para la operacion.