✒️SAP FI / El libro caja Por Adolfo Arteta

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SAP FI El libro caja

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• Es posible imprimir las entradas del libro de caja que se han grabado (recibos) y las que se contabilizaron en un intervalo de tiempo. Los formularios se seleccionan en el Customizing.

• Se pueden visualizar los documentos subsiguientes que se han contabilizado como resultado de entradas del libro de caja.

• También, se puede copiar y borrar entradas del libro de caja grabadas y no contabilizadas, y visualizar las entradas del libro de caja borradas.

• También se pueden introducir cheques en el libro de caja.

• En SAP se puede introducir un documento de libro de caja con una partición de documento. En otras palabras, un documento de libro de caja puede contener varias cuentas con diferentes indicadores de impuestos y/o imputaciones relativos a la contabilidad de costos. Por lo tanto, si se reenvía un documento de libro de caja a la Gestión financiera, sólo se creará un documento contable.

Estructura de la pantalla del Libro Caja

• Selección de Datos: en éste área se selecciona el periodo de tiempo o fecha que corresponde al libro caja. Puede seleccionarse un día o un intervalo de días.

• Visualización de Saldos: cada movimiento que se ingrese en el libro caja reflejará el saldo de manera sumarizada en éste área de la transacción informando cual es el saldo inicial, el total de ingresos, el total de gastos y el saldo final del libro caja.

• Solapa para ingreso de los movimientos: existen tres solapas en las cuales se deberán ingresar las operaciones dependiendo de la categoría de la operación: (Gastos Efectivo, Ingresos Efectivo, Ingresos cheque).

Categorías de operaciones contables estándares y sus contabilizaciones

Gastos (E) -> Gastos/Cajas

Ingresos (R) ->Caja/Ingresos

Transferencia de fondos:

De Libro de Caja a Banco (B) -> Banco/Caja

De Banco a Libro de caja (C) -> Caja/Banco

Deudores (D)

Entrada de pagos de deudor -> Caja/Deudor

Pago efectuado a deudor -> Deudor/Caja

Acreedores (K)

Emisión de pago a acreedor -> Acreedor/Caja

Pago recibido de acreedor -> Caja/Acreedor

3- Contabilizaciones con Deudores/Acreedores CPD

• Los grupos de cuentas pueden definirse como CPD, esto significa que son deudores/acreedores eventuales o de única vez.

• Para poder utilizar un deudor/acreedor CPD debemos primero crear el dato maestro seleccionando un grupo de cuenta CPD

• La única característica particular que debemos tener en cuenta al momento de crear el dato maestro es que en la solapa Control se puede elegir un Grupo de Cuenta que contendrá el status campo que estará presente al momento de ingresar los datos del deudor/acreedor en las operaciones contables.

• Los deudores/acreedores CPD se utilizan principalmente para las registraciones de operaciones esporádicas como las cajas chicas o ventas por menor donde no se requiere llevar un estado de cuenta en particular.

4- Configuración

1. Crear una cuenta de mayor:

• Se debe crear una cuenta de mayor especialmente para libro caja.

• La cuenta debe tener la particularidad de contabilizar automáticamente.

• El libro sólo podrá recibir imputaciones para las operaciones realizadas únicamente en la transacción del libro caja.

• Transacción FS00

2. Determinar importe límite:

• Se debe determinar el importe límite a administrar el libro caja.

• Cualquier operación superior a este importe no podrá ingresarse.

• Transacción SPRO.

3. Definir clases de documento para Libro Caja

• Se pueden utilizar clases de documentos existentes o crearse especialmente para Libro Caja.

• Se pueden crear más de una clase de documento para utilizar en distintos tipos de operaciones que se registren.

• Transacción OBA7

4. Definir rango de números para las operaciones del Libro Caja

• Las operaciones se graban en el Libro pero no necesariamente se contabilizan.

• Las operaciones que se graban en el Libro se registran con un número de documento distinto al nro. De documento de la contabilidad principal.

• Transacción FBCJC1

5. Crear Libro Caja

• Transacción FBCJC0

• Completar los siguientes datos:

• Sociedad: sociedad para la cual se va a crear el libro caja.

• Número de Libro: clave alfanumérica que identifica al libro.

• Cuenta de mayor: es la cuenta de mayor que representa al libro caja.

• Moneda: es la moneda en la cual se administrará el Libro Caja.

• Nombre del Libro: texto que identifica al libro caja.

• Libro de caja cerrado: Se bloquea el libro caja si está tildado.

• Clases de documentos: se deben definir las clases para las siguientes operaciones:

o Contabilizaciones de cuenta de mayor

o Salida de pago para acreedores

o Entrada de pago de los acreedores

o Salida de pagos para deudores

o Entrada de pagos de los deudores

6. Definir las operaciones del Libro Caja:

• Transacción FBCJC2

• Para crear una operación contable, hay que ingresar los siguientes parámetros:

• Sociedad: en la que se utilizará la operación contable.

• Número de operación contable: Se le asigna una clase de operación. Relación m:1.

• Seleccionar las clase de operación ya definida:

o C: Pago cuenta bancaria (Extracciones)

o B: Pago a cuenta bancaria (Depósitos)

o R: Ingresos

o E: Gastos

o D: Contabilizaciones deudor.

o K: Contabilizaciones acreedor.

• Clasificación de la operación comercial: cada operación debe llevar una clasificación.

o 1: Gastos efectivo

o 2: Ingresos efectivo

o 3: Ingresos cheque

o 4: Ingresos en efectivo/cheques

• Cuenta de Mayor: con la que contabilizará la operación para las categorías contables E, R, C y B. No se ingresa para D y K.

• Indicador de impuestos: Para las operaciones contables E(Gastos) y R(Ingresos). No es obligatorio.

• Texto que identifique la operación

• Indicador de NO más contabilizaciones

 

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Sobre el autor

Publicación académica de Adolfo Arteta, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor SAP FI Nivel Avanzado.

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