✒️SAP FI / El libro caja Por Marian Coeffier Zuccolillo

UNIDAD 5 - PARAMETRIZACIÓN DE PROCESOS DE CIERRE : LIBRO CAJA (Lección 1°)

1. LIBRO CAJA

• Es una herramienta para la gestión de caja y movimiento de fondos.
• Se utiliza para la contabilización de entradas y salidas de dinero y cheques.
• Se puede crear un libro de caja independiente para cada moneda.
• Se puede contabilizar en las cuentas de deudor, acreedor y mayor.
• Se puede ejecutar varios libros de caja en una misma sociedad.
• Cada libro se identifica con una clave libre.

2. OPERACIONES

• Es una de las operaciones contables ENJOY que se pueden procesar desde una sola pantalla, en la misma se pueden ingresar, modificar y visualizar las operaciones del libro caja.
• Se accede a la transacción FBCJ o a través del menú Finanzas/Gestión financiera/Bancos/Entradas.

ESTRUCTURA DE LA PANTALLA DEL LIBRO CAJA

• Al ingresar a la transacción se puede seleccionar el libro de caja.
• Área Selección de datos: se selecciona el período de tiempo o fecha que corresponde al libro de caja, puede ser un día o un intervalo de días.
• Área Visualización de saldos p.interv.a visual: refleja el saldo de manera sumarizada: saldo inicial, + total ingresos efectivo, + total ingresos cheque, - total gastos efectivo, = Saldo final del libro caja y de ello el saldo en efectivo.

*** NOTA: el área de visualización refleja el saldo de caja que podrá ser arqueado en forma diaria, semanal o mensual.

• Área para Ingreso de movimientos: existen 3 solapas en las cuales se deben ingresar las operaciones dependiendo de la categoría de la operación: 1) Gastos efectivo, 2) Ingresos efectivo y 3) Ingresos cheques.

*** NOTA: se debe diferenciar en la solapa "Gastos" las contabilizaciones de acreedores y gastos. En ambas la operación implica una salida de dinero, solo que en gastos se realiza un asiento que es la cuenta de gastos contra la cuenta de caja, en cambio, en acreedores se realiza un asiento que posee un acreedor en el Debe y la cuenta caja en el Haber, esto significa que se está pagando una deuda a un acreedor. Por lo tanto, en otra operación y fuera del proceso de libro de caja, debe registrarse la factura del acreedor con el gasto correspondiente. Luego de registrar la factura habrá que compensar ambas partidas, es decir, la factura y el pago realizado por el libro caja.

• Se pueden tratar diferentes operaciones según la configuración realizada para "categorías de operaciones contables".
• Todos los movimientos que se ingresen tendrán como cuenta la del libro Caja y la contrapartida puede estar propuesta por el tipo de operación según lo configurado, o se puede colocar manualmente al momento de ingresar un movimiento.

CATEGORÍAS DE OPERACIONES CONTABLES

• GASTOS (E) : Gastos / Caja
• INGRESOS (R) : Caja / Ingresos
• TRANSFERENCIA DE FONDOS - DE LIBRO CAJA A BANCO (B) : Banco / Caja
• TRANSFERENCIA DE FONDOS - DE BANCO A LIBRO CAJA (C) : Caja / Banco
• DEUDORES - PAGO RECIBIDO DE DEUDOR : Caja / Deudor
• DEUDORES - PAGO EFECTUADO A DEUDOR : Deudor / Caja
• ACREEDORES - PAGO EFECTUADO A ACREEDOR : Acreedor / Caja
• ACREEDORES - PAGO RECIBIDO DE ACREEDOR : Caja / Acreedor

OTRAS CARACTERÍSTICAS

• Las entradas del libro caja se pueden grabar de manera local (ícono "Grabar entradas selec.") o pueden contabilizarse en un momento posterior (ícono "Contab.entradas selec."). Las entradas del libro caja grabadas se contabilizan en el libro mayor en un momento posterior, por ejemplo al final del día.
• Las operaciones pueden copiarse (ícono "Copiar línea") o borrarse (ícono "Anular línea").
• Se pueden imprimir las entradas del libro de caja que se han grabado (ícono "Imprimir recibo") además de las que se han contabilizado en el intervalo de tiempo. Los formularios de impresión se seleccionan en el customizing.
• Se pueden visualizar los documentos subsiguientes que se han contabilizado como resultado de entradas del libro de caja (ícono "Doc.subsig."). Si la operación del libro caja aún no se ha contabilizado, no existen documentos subsiguientes, luego de que se contabiliza se puede visualizar el asiento contable como si se ingresara a la transacción FB03.
• Se puede copiar y borrar entradas del libro caja ya grabadas y no contabilizadas, y visualizar las entradas del libro caja borradas.
• Se pueden introducir cheques en el libro caja (ícono "Presentar cheques").
• Se puede introducir un documento de libro de caja con una partición de documento.

*** NOTA: un documento de libro de caja puede contener varias cuentas con diferentes indicadores de impuestos y/o imputaciones relativas a la contabilidad de costos. Por lo tanto, si se reenvía un documento de libro de caja a la Gestión Financiera (significa contabilizarlo), sólo se creará un documento contable.

• Se puede crear una operación contable enlazada a una cuenta CPD. Si se utiliza una cuenta CPD, se accede automáticamente al cuadro de diálogo que permite introducir datos CPD.

3. CONTABILIZACIONES CON DEUDORES / ACREEDORES CPD

• Los grupos de cuenta pueden definirse como CPD, es decir, deudores o acreedores eventuales o de única vez que al momento de recibir una imputación se ingresan los datos reales de los mismos.
• 1°: se crea el dato maestro seleccionando un grupo de cuenta CPD.
• 2°: el dato maestro debe contener datos mínimos, como ser: descripción y en la solapa "Control", campo "RefGrupoCuentas" se elige un grupo de cuenta que contendrá el status campo que estará presente al momento de ingresar los datos del deudor o acreedor en las operaciones contables.
• 3°: cada vez que se utilice un deudor o acreedor CPD, en cualquier transacción (F-02, FB60, Libro caja, etc.) se abrirá una pantalla adicional para ingresar los datos correspondientes al deudor o acreedor.

*** NOTA: los deudores/acreedores CPD se utilizan principalmente para las registraciones de operaciones esporádicas como las cajas chicas o ventas por menor donde no se requiere llevar un estado de cuenta en particular, es decir, no se hace un análisis de las cuentas corrientes con estos deudores o acreedores.

4. CONFIGURACIÓN

PASO 1: CREAR UNA CUENTA DE MAYOR

• Se accede a la transacción FS00 o a través del menú customizing IMG/Gestión financiera (nuevo)/Contabilidad bancaria/Operaciones contables/Libro caja/Crear cuenta mayor para libro caja.
• Se crea una cuenta de mayor especialmente para el libro caja.
• La cuenta de mayor debe tener marcado el tilde "Solo contabiliza automáticamente" de manera a que sólo podrá recibir imputaciones por las operaciones realizadas únicamente en la transacción de libro de caja.

PASO 2: DETERMINAR IMPORTE LÍMITE

• Se accede al menú customizing IMG/Gestión financiera (nuevo)/Contabilidad bancaria/Operaciones contables/Libro caja/Importe límite.
• Se determina el importe límite que administrará el libro caja. Cualquier operación superior a este importe no podrá ingresarse.

*** NOTA: los importes máximos que se establecen en el customizing son por Sociedad, no por Libro. Sin embargo, en muchas empresas los importes máximos se habilitan por cada caja chica, es decir, a cada caja se le otorga un importe de dinero a gastar y por sistema no debería poder ingresarse importes superiores al dinero asignado. Para llevar adelante este control por caja, se debe realizar una "validación".

PASO 3: DEFINIR CLASES DE DOCUMENTO PARA LIBRO CAJA

• Se accede a la transacción OBA7 o al menú customizing IMG/Gestión financiera (nuevo)/Contabilidad bancaria/Operaciones contables/Libro caja/Definir clases de documento para documentos libro de caja.
• Se crean las clases de documento que se utilizarán en el libro caja. Se pueden utilizar las clases ya existentes o crearse nuevas clases de documento especialmente para el libro caja. Se puede crear más de una clase para utilizar en los distintos tipos de operaciones que se registren.
• En un paso posterior se asigna la clase de documento a las operaciones del libro caja.

PASO 4: DEFINIR RANGO DE NÚMEROS PARA LAS OPERACIONES DEL LIBRO CAJA

• Se accede a la transacción FBCJC1 o al menú customizing IMG/Gestión financiera (nuevo)/Contabilidad bancaria/Operaciones contables/Libro caja/Definir intervalo rango números p.documento libro caja.
• Se define el rango de números que llevarán los movimientos generados dentro del libro caja.
• Las operaciones se graban en el libro pero no necesariamente se contabilizan. Todas las operaciones que se graban en el libro se registran con un número distinto del número de documento con el cual llegan a la contabilidad principal.

PASO 5: CREAR LIBRO CAJA

• Se accede a la transacción FBCJC0 o al menú customizing IMG/Gestión financiera (nuevo)/Contabilidad bancaria/Operaciones contables/Libro caja/Instalar libro caja.
• Se define Sociedad: sociedad para la cual se crea el libro caja.
• Se define Número de libro: clave alfanumérica que identifica el libro caja.
• Se define Cuenta de mayor: es la cuenta que representa al libro caja.
• Se define Moneda: moneda en la cual se administrará el libro caja.
• Se define Nombre del libro: texto que identifica el libro caja.
• Se define Libro caja cerrado (tilde): se marca cuando un libro caja deja de utilizarse, con ello el libro se bloquea.
• Se define Clases de documentos: se definen las clases para operaciones de: A) Contabilizaciones de cuenta mayor, B) Salida de pagos para acreedores, C) Entrada de pagos de los acreedores, D) Salida de pagos para deudores, E) Entrada de pagos de los deudores.

PASO 6: DEFINIR LAS OPERACIONES DEL LIBRO CAJA

• Se accede a la transacción FBCJC2 o al menú customizing IMG/Gestión financiera (nuevo)/Contabilidad bancaria/Operaciones contables/Libro caja/Crear, modificar, borrar operaciones contables.

*** NOTA: Las operaciones se pueden crear también desde el Libro Caja accediendo a Menú/Detalles/Modificar operaciones contables.

• Se define Sociedad: en la que se utilizará la operación contable.
• Se define Número de operación contable: indica de forma unívoca cada una de las operaciones contables de libro de caja. A este número se le asigna una "clase de operación". Puede haber más de un número de operación con la misma clase de operación. EJEMPLO: una operación "1" que es para gastos, una operación "2" que también es para gastos, a la primera se la identifica con una cuenta de mayor y a la segunda con otra cuenta de mayor distinta.
• Se selecciona Clase de operación contable: C= pago de cuenta bancaria (extracciones de banco), B= pago a cuenta bancaria (depósitos), R= ingresos, E= gastos, D= contabilizaciones deudor, K= contabilizaciones acreedor.
• Se selecciona Clase de operación comercial: cada una de las operaciones debe llevar una clasificación, la cual determina en qué solapa del libro caja se ingresará la operación: 1= Gastos efectivo, 2= Ingresos efectivo, 3= Ingresos cheques, 4= Ingresos en efectivo/cheques (significa que la operación estará disponible tanto en la solapa de Ingresos efectivo como la de Ingresos cheques).
• Se define Cuenta de mayor: se puede especificar cuál será la cuenta de mayor en la que se contabilizará la operación, NO es obligatorio, si se deja en blanco el usuario podrá seleccionar la cuenta correspondiente.

*** NOTA: para las categorías de operaciones contables E, R, C y B se puede fijar el indicador "Cuenta modific." para permitir que la cuenta de mayor para la operación contable se pueda modificar al registrar el documento. En este caso, la cuenta de mayor sólo es un valor de propuesta.

*** NOTA: no se puede ingresar cuentas de mayor para las operaciones contables D y K.

• Se define Indicador de impuestos: es necesario para las operaciones contables E (gastos) y R (ingresos), de tal manera que facilite el ingreso de operaciones en el libro caja porque ya se propondrá dicho indicador. NO es un dato obligatorio, no obstante, si no se ha definido ningún indicador de impuestos, se deberá especificar uno (si la cuenta lo requiere) al crear el documento.

*** NOTA: se puede marcar el tilde "Impto. modific." para que el indicador sea un valor propuesto y el usuario pueda modificarlo si correspondiere.

• Se define Texto: identifica la operación contable en el libro caja.
• Se define Operación contable bloqueado (tilde): marcado impide realizar más contabilizaciones para la operación.