✒️SAP FI / El libro caja Por Ana Perez Herrera
SAP FI El libro caja
UNIDAD 5 - LECCIÓN 1 LIBRO CAJA
1- LIBRO CAJA
Herramienta para la gestión de caja y movimiento de fondos, contabilización de entradas y salidas de dinero y cheques. Con ella podemos:
- Crear un libro de caja para cada moneda
- Contabilizar en las cuentas de deudor, acreedor y mayor.
- Ejecutar varios libros de caja en una misma sociedad.
- Cada libro se identifica con una clave libre.
2- OPERACIONES
La transacción es la FBCJ, en ella se pueden ingresar, visualizar y modificar operaciones del libro de caja.
Estructura de la pantalla del Libro de Caja:
- Selección de datos: aquí seleccionamos el intervalo de tiempo o la fecha que corresponde al libro de caja y vemos qué libro de caja es y la sociedad.
- Visualización de saldos: saldos que tiene el libro de caja en ese momento, tanto inicial, total de ingresos, gastos y saldo final.
- Pestaña para ingreso de los movimientos: Hay 3, dependiendo del tipo de operación que vayamos a introducir.
* En el caso de un pago a un acreedor, por ejemplo, deberemos tener en la cta del acreedor la fra en cuestión, imputando a una cuenta de gastos. La compensación se debe hacer por otra transacción y no por el libro de caja.
>>Otras características:
- Las entradas del libro de caja se pueden grabar de manera local, es decir, solo se ven en el libro y no en la contabilidad.
- Las operaciones pueden grabarse, copiarse o borrarse. En el libro mayor se contabilizan en un momento posterior.
- Se puede imprimir las entradas del libro de caja que se han grabado además de las que se han contabilizado en el intervalo de tiempo. Los formularios de impresión se seleccionan en el customizing.
- Se pueden visualizar los documentos subsiguientes que se han contabilizado como resultado de entradas del libro de caja. También se puede copiar y borrar entradas del libro de caja grabadas y no contabilizadas, y visualizar las entradas del libro de caja borradas.
- Se pueden introducir cheques.
- Un documento de libro de caja puede contener varias cuentas con diferentes indicadores de impuestos o imputaciones relativos a la contabilidad de costos. Por tanto, si se contabiliza un documento de libro de caja de esta manera, se verá tanto en FI como en CO.
- Se puede contabilizar en una cuenta CpD y automáticamente se accede a la pantalla para introducir los datos.
3- CONTABILIZACIONES CON DEUDORES/ACREEDORES CPD
Para usar una cuenta CpD debemos crear el dato maestro con un grupo de cuenta CpD, que contenga los datos mínimos, ya que cuando la usemos se abrirá la pantalla para introducir los datos concretos del cliente/proveedor involucrado.
Se utilizan principalmente para las contabilizaciones de operaciones esporádicas como cajas chicas o ventas al por menor donde no se requiere llevar un estado de cuenta en particular.
4- CONFIGURACIÓN
Para configurar un nuevo libro de caja hay que definir lo siguiente:
- Crear una cuenta de mayor: una para el libro de caja y que tenga marcado el tic de "solo contabiliza automáticamente". Se hace por la transacción FS00 o bien desde el customizing.
- Determinar importe límite: si una operación con el libro de caja supera este importe, no podrá registrarse. Los importes máximos son por sociedad, no por libro. Aunque normalmente se hace por caja (caja chica)
- Definir clases de documento para Libro de Caja: Pueden utilizarse clases de documento ya existentes o crearlas especialmente para el LC. Se puede crear más de una clase de documento para utilizar en los distintos tipos de operaciones que se registren. Se hace por la transacción OBA7, que es la de crear clase de documentos, y posteriormente se asigna a las operaciones del LC.
- Definir rangos de números para las operaciones de LC: Todas las operaciones que se graban en el libro se registran con número distinto del nº de doc con el que llegan a la contabilidad. Por ello hay que definir el rango de nº que llevarán los movimientos generados dentro del LC.
- Crear Libro de Caja: Una vez definido lo anterior, en la transacción FBCJC0 creamos el libro de caja. Aquí debemos completar los siguientes parámetros:
- Sociedad
- Nº de libro: clave alfanumérica
- Cuenta de Mayor: que representa al libro de caja
- Moneda
- Nombre del libro
- Libro de caja cerrado: se marca cnd un libro deja de utilizarse y se bloquea.
- Clases de documentos: se deben definir las clases de doc para las siguientes operaciones:
-Contabilizaciones de cuenta de mayor
-Salida de pagos para acreedores
-Entrada de pagos para acreedores
-Salida de pagos para deudores
-Entrada de pagos para deudores
- Definir las operaciones del libro de caja: Se pueden crear desde la transacción FBCJC2 o desde el libro de caja: Menú>Detalles>Modificar Operaciones Contables. Para crear una operación contable hay que rellenar lo siguiente:
- La sociedad
- Nº de operación contable: a este nº de operación se le asignará una clase de operación. Puede haber más de un nº de operación con la misma clase de operación.
- Clase de operación contable, solo seleccionar la que corresponda: C, B, R, E, D, K.
- Clasificación de la operación comercial, determinará en qué pestaña se debe ingresar la operación: 1 gastos efectivo, 2 ingresos efectivo, 3 ingreso cheques y 4 ingreso efectivo/ cheques.
- Cuenta de mayor: especificar qué cuenta de mayor se usa para contabilizar las operaciones. Para las categorías E, R, C y B, se puede fijar un indicador para permitir que la cuenta de mayor se pueda modificar al registrar el doc. No se puede ingresar cuentas de mayor para las operaciones contables D y K.
- Especificar indicadores de impuestos para las operaciones E y R. No es un dato obligatorio. Si no se ha definido ningún indicador se deberá especificar uno al crear el documento.
- Texto que identifica la operación.
- Se puede fijar un indicador que impide realizar más contabilizaciones para la operación.
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Sobre el autor
Publicación académica de Ana Cristina Perez Herrera, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor SAP FI Nivel Avanzado.
SAP Senior
Ana Cristina Perez Herrera
Profesión: Administrativo Contable - España - Legajo: DE62S
✒️Autor de: 56 Publicaciones Académicas
🎓Egresado del módulo:
Disponibilidad Laboral: FullTime
Presentación:
Técnico superior en administración y finanzas con experiencia de administrativo contable, actualmente buscando una oportunidad de empleo para demostrar y afianzar los conocimientos adquiridos.
Certificación Académica de Ana Perez
