✒️SAP FI / El libro caja Por Natalia Viva

1) LIBRO CAJA:

Es una herramienta para la gestion de caja y movimientos de fondos.

Se utiliza para la contabilizacion de entradas y salidas de dinero y cheques.

Se puede:

• Crear un libro de caja independiente para cada moneda
• Contabilizar en las cuentas de deudor, acreedor y mayor
• Ejecutar varios libros de caja en una misma sociedad
• Cada libro se identifica con una clave libre

2) OPERACIONES:

Libro de caja - operaciones contables de transacciones Enjoy que se pueden procesar en una sola pantalla. Se pueden ingresar, visualizar y modificar las operaciones del libro caja.

TRANSACCION FBCJ-SAP Easy Access-Finanzas-Gestion Financiera-Bancos-Entradas-Libro Caja

• Seleccion de Datos: se selecciona el periodo de tiempo o fecha que corresponde al libro de caja. Puede seleccionarse un dia o intervalo de dias.
• Visualizacion de saldos: saldo de manera sumarizada, saldo inicial, total de ingresos, total de gastos y el saldo final del libro caja.
• Solapa para ingreso de los movimientos: existen tres solapas en las cuales se deberan ingresar las operaciones dependiendo de la categoria de la operacion: Gastos de efectivo, ingresos efectivo e ingreso de cheques.

Solapa gastos: diferenciar contabilizaciones de acreedores y gastos, ambas son salidas de dinero. Gastos: asiento gastos contra caja, Acreedores: acreedores a caja, luego de registrar la factura, habra que compensar la factura y el pago realizado por el libro caja

Categorias de operaciones contables estandares y sus contabilizaciones:

Gastos(E) Gastos/Caja

Ingresos(R) Caja/Ingresos

Transferencia de fondos:

• De libro de caja a banco (B) Banco/Caja
• De banco a libro de caja (C) Caja/Banco

Deudores (D):

Entrada de pagos de deudor Caja / Deudor

Pago efectuado a deudor Deudor / Caja

Acreedores(K):

Emisión de pago a acreedor Acreedor / Caja

Pago recibido de acreedor Caja/Acreedor

Otras caracteristicas:

• Las entradas del libro de caja se pueden grabar de manera local en el libro caja
• Las operaciones pueden grabarse, copiarse o borrarse. Las entradas del libro caja grabadas se contabilizan en el libro mayor en un momento posterior, por ej. al final del dia.
• Es posible imprimir las entradas del libro caja que se han grabado (recibos) ademas de las que se han contabilizado en el intervalo de tiempo. los formularios de impresion se seleccionan en el customizing.
• Se pueden visualizar documentos subsiguientes que se han contabilizado como rtado de entradas del libro de caja. Se pueden copiar y borrar entradas del libro de caja grabadas y no contabilizadas, y visualizar las entradas del libro de caja borradas.
• Se pueden introducir cheques en el libro caja
• En SAP se puede introducir un documento de libro de caja con una particion de documento.
• En el libro de caja se puede crear una operación contable enlazada a una cuenta CpD. Si se utiliza una cuenta CpD, se accede automáticamente al cuadro de diálogo que permite introducir datos CpD

3) CONTABILIZACIONES CON DEUDOR/ACREEDOR CPD:

Deudores o acreedores eventuales o de unica vez. Al momento de recibir una imputacion se deberan ingresar los datos reales del deudor/acreedor.

Primero se debe crear el dato maestro seleccionando un grupo de cuenta CPD. debe contener datos minimos. En la solapa control se puede elegir un grupo de cuenta que contendra el status campo que estara presente al momento de ingresar los datos del deudor/acreedor en las operaciones contables.

Los deudores/acreedores CPD se utilizan principalmente para las registraciones de operaciones esporádicas como las cajas chicas o ventas por menor donde no se requiere llevar un estado de cuenta en particular.

4) CONFIGURACION:

1. Crear una cuenta de mayor: una cuenta de mayor especialmente para el libro caja. la cuenta debe tener como particularidad el tilde de que solo contabiliza automaticamente. El libro solo podra recibir imputaciones por las operaciones realizadas unicamente en la transaccion de libro caja.

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|-> Gestión Financiera (Nuevo)

|-> Contabilidad bancaria

|-> Operaciones contables

|-> Libro Caja

|-> Crear cuenta mayor para libro caja

2. Determinar el importe limite: cual sera el importe que administrara el libro caja. Cualquier operacion superior no podra registrarse.

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|-> Gestión Financiera (Nuevo)

|-> Contabilidad bancaria

|-> Operaciones contables

|-> Libro Caja

|-> Importe Límite

Los importes maximos son por sociedad no por libro, en muchas empresas los importes maximos se administran por cada caja chica

3. DEFINIR CLASES DE DOCUMENTO PARA LIBRO CAJA:

Pueden utilizarse ya existentes o crearse clases de documento especialmente para el libro caja. Se puede crear mas de una clase de documento.

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|-> Gestión Financiera (Nuevo)

|-> Contabilidad bancaria

|-> Operaciones contables

|-> Libro Caja

|-> Definir clases documento para documentos libro de
caja

4.DEFINIR RANGO DE NUMEROS PARA LAS OPERACIONES DEL LIBRO CAJA:

Las operaciones se graban en el libro pero no necesariamente se contabilizan. Todas las operaciones que se graban en el libro se registran con un numero distinto del numero de doc con el cual llegan a la contabilidad principal.

Aqui se define el rango de numeros que llevaran los mov generados dentro del libro de caja.

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|-> Gestión Financiera (Nuevo)

|-> Contabilidad bancaria

|-> Operaciones contables

|-> Libro Caja

|-> Definir intervalo rango números p.documento libro
caja

5. CREAR LIBRO CAJA:

Una vez cumplidos los pasos anteriores, necesitamos crear un nuevo libro caja

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|-> Gestión Financiera (Nuevo)

|-> Contabilidad bancaria

|-> Operaciones contables

|-> Libro Caja

|-> Instalar libro caja

Completar los siguientes parametros:

• Sociedad
• Numero de libro de caja
• Cuenta de mayor
• Moneda
• Libro de caja cerrado: tilde que indica que un libro deja de utilizarse. A partir de este tilde el libro se bloquea.
• Clases de documentos: definir clases de documentos para: contabilizaciones de cuenta de mayor, salida de pagos de los acreedores, entrada de pagos de los acreedores, salida de pagos para deudores, entrada de pagos de los deudores

6. DEFINIR LAS OPERACIONES DEL LIBRO CAJA: tambien se puede acceder desde Menu-Detalles-Modificar Operaciones Contables

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|-> Gestión Financiera (Nuevo)

|-> Contabilidad bancaria

|-> Operaciones contables

|-> Libro Caja

|-> Crear, modificar, borrar operaciones contables

Hay que ingresar los siguientes parametros:

• Sociedad
• Num de op contable: a este numero se le asignara una clase de operacion. Puede haber mas de un numero de operacion con la misma clase de operacion.
• Clase de operacion, seleccionar la que corresponda de las ya definidas.
• Clasificacion de la operacion comercial: cada una de las operaciones debe llevar una clasificacion, esta determinara en que solapa del libro caja se debe ingresar la operacion. 1 gastos efectivo, 2 ingresos efectivo, 3 ingresos cheques, 4 ingresos en efectivo/cheques
• Cuenta de mayor: Para las categorías de operaciones contables E, R, C y B, se puede fijar un indicador para permitir que la cuenta de mayor para la operación contable se pueda modificar al registrar el documento. En este caso, la cuenta de mayor sólo es un valor de propuesta

• No se puede ingresar cuentas de mayor para las operaciones contables D y K.

• Especificar indicadores de impuestos para las operaciones contables E (Gastos) y R (Ingresos). No es un dato obligatorio. Si no se ha definido ningún indicador de impuestos, se deberá especificar uno (si la cuenta lo requiere) al crear el documento.
• texto que identifica la operacion
• Se puede fijar un indicador que impide realizar mas contabilizaciones para la operacion

Una vez que hayamos realizado todos estos pasos estaremos en condiciones de utilizar el libro caja.

Agradecimiento:

Ha agradecido este aporte: Gabriel Casas