✒️SAP FI / El libro caja Por Heyner Ramirez Bogarin

Libro Caja

Libro Caja

El libro de caja es una herramienta para gestión de caja y movimiento de fondos. Se utiliza para la contabilización de entradas y salidas de dinero y cheques.

Con esta herramienta se puede:

Ø Crear un libro de caja independiente para cada moneda.

Ø Contabilizar en las cuentas de deudor, acreedor y mayor.

Ø Ejecutar varios libros de caja en una misma sociedad.

Ø Cada libro se identifica con una clave libre.

Operaciones

El libro de caja es una de las operaciones contables ENJOY que se pueden procesar en una sola pantalla. En esta pantalla se pueden ingresar, visualizar y modificar las operaciones del libro de caja.

Transaccion FBCJ

SAP Easy Access>Finanzas>Gestión Financiera>Bancos>Entradas>Libro de caja

Estructura de la pantalla del Libro de Caja

Al ingresar a la transacción se puede seleccionar el libro de caja sobre el cual operar.

Selección de Datos: en éste área se selecciona el periodo de tiempo o fecha que corresponde al libro caja. Puede seleccionarse un día o un intervalo de días.

Visualización de Saldos: cada movimiento que se ingrese en el libro caja reflejará el saldo de manera sumarizada en ésta área de la transacción informando cual es el saldo inicial, el total de ingresos, el total de gastos y el saldo final del libro caja.

Solapa para ingreso de los movimientos: existen tres solapas en las cuales se deberán ingresar las operaciones dependiendo de la categoria de la operación.

Nota

Debemos diferenciar en la solapa Gastos las contabilizaciones de acreedores y gastos, en ambas la operación implica una salida de dinero solo que en gastos realizaremos un asiento que es la cuenta de gastos contra la cuenta de caja, en cambio en acreedores estamos haciendo un asiento que posee un acreedor en el debe y una cuenta caja en el haber esto significa que le estamos pagando una deuda al acreedor por lo tanto en otra operación y fuera del proceso del libro de caja debe registrarse la factura del acreedor con el gasto correspondiente, luego de registrar la factura habrá que compensar las partidas es decir la factura y el pago realizado por el libro caja.

Dentro del libro de caja se pueden tratar diferentes operaciones que se hayan configurado utilizando las categorías de operaciones contables. A continuación mencionaremos las categorías de operaciones contables estándares y sus contabilizaciones:

Otras características

ü Las entradas del libro de caja se pueden grabar de manera local en el libro caja.

ü Las operaciones pueden grabarse, copiarse o borrarse. Las entradas del libro caja grabadas se contabilizan en el libro mayor en un momento posterior, por ejemplo, al final del dia.

ü Es posible imprimir las entradas del libro de caja que se han grabado (recibos) además de las que se han contabilizado en el intervalo de tiempo. Los formularios de impresión se seleccionan en el Customizing.

ü Se pueden visualizar los documentos subsiguientes que se han contabilizado como resultado de entradas del libro de caja. También, se puede copiar y borrar entradas del libro de caja grabadas y no contabilizadas, y visualizar las entradas del libro de caja borradas.

ü También se pueden introducir cheques en el libro de caja.

ü En SAP se puede introducir un documento de libro de caja con una partición de documento. En otras palabras, un documento de libro de caja puede contener varias cuentas con diferentes indicadores de impuestos y/o imputaciones relativos a la contabilidad de costos. Por lo tanto, si se reenvia un documento de libro de caja a la Gestión Financiera, sólo se creará un documento contable.

En el libro de caja se puede crear una operación contable enlazada a una cuenta CpD. Si se utiliza una cuenta CpD, se accede automáticamente al cuadro de diálogo que permite introducir datos CpD.

Contabilizaciones con deudores /Acreedores CPD

En la unidad dos de datos maestros aprendimos que los grupos de cuenta pueden definirse como CPD, esto significa que son deudores /acreedores eventuales o de única vez. Por lo tanto al momento de recibir una imputación se deberán ingresar los datos reales del deudor /acreedor.

Para poder utilizar un deudor / acreedor CPD debemos primero crear el dato maestro seleccionando un grupo de cuenta CPD. El dato maestro debe contener datos mínimos. La única característica particular que debemos tener en cuenta al momento de crear el dato maestro es que en la solapa Control se puede elegir un Grupo de Cuenta que contendrá el status campo que estará presente al momento de ingresar los datos del deudor/acreedor en las operaciones contables.

Cada vez que utilicemos un deudor/acreedor CPD, en cualquier transaccion (F-02, FB60, Libro Caja, etc.) se abrirá una pantalla adicional que nos solicitará que ingresemos los datos correspondientes al deudor/acreedor.

Los deudores acreedores CPD se utilizan principalmente para las registraciones de operaciones esporádicas como las cajas chicas o ventas por menor donde no se requiere llevar un estado de cuenta en particular.

Configuración

Para configurar un nuevo libro de caja para una sociedad, debemos definir los siguientes puntos:

Crear una cuenta de mayor

Se debe crear una cuenta de mayor especialmente para el libro caja. La cuenta debe tener como particularidad el tilde de que solo contabiliza automáticamente. De esta manera, el libro solo podrá recibir imputaciones por las operaciones realizadas unicamente en la transacción de libro caja.

Transaccion FS00

IMG - Gestión Financiera (Nuevo) - Contabilidad Bancaria - Operaciones Contables - Libro caja - Crear cuenta mayor para libro caja.

La cuenta la podemos crear desde este punto del customizing o accediendo desde el menu de SAP Easy Access.

Determinar Importe Limite

Se debe determinar cual será el importe limite que administrará el libro caja. Cualquier operación superior a este importe no podrá ingresarse.

IMG>Gestion financiera Nuevo>Contabiliddad bancaria>Operacioens contables> Libro caja> Importe limite

Nota

Los importes maximos que se establecen en este customizing son por sociedad no por libro, sin embargo en muchas empresas los importes máximos se administran por cada caja chica es decir a cada caja se le asigna un importe de dinero a gastar y por sistema no deberia poder ingresarse importes superiores al dinero asignado, para poder llevar adelante este control por caja se debe realizar una validación como la que hemos visto en la unidad 3.

Definir Clases De Documento Para Libro Caja

Se deben crear las clases de documento que se utilizarán en el libro caja. Pueden utilizarse clases de documento ya existentes o crearse clases de documento especialmente para el Libro Caja. Se puede crear más de una clase de documento para utilizar en los distintos tipos de operaciones que se registren.

Transaccion OBA7

IMG>Gestión Financiera Nuevo>Contabilidad Bancaria>Operaciones contables>Libro caja>Definir clases documento para documentos libro de caja

Este punto del customizing nos lleva a la misma transacción desde donde se crean las clases de documento. Desde aquí solo se crea la clase de documento, en un paso posterior se asigna a las operaciones del libro caja.

Definir Rango de numeros para las Operaciones del Libro Caja

Como vimos como funciona el libro caja, las operaciones se graban en el libro pero no necesariamente se contabilizan. Todas las operaciones que se graban en el libro se registran con un número distinto del número de documento con el cual llegan a la contabilidad principal. En este punto del customizing definimos el rango de números que llevarán los movimientos generados dentro del Libro Caja.

Transaccion FBCJC1

IMG>Gestion Financiera Nuevo>Contabilidad bancaria>Operaciones contables>Libro Caja>Definir intervalo rango números p.documento libro caja

Crear Libro Caja

Una vez que hayamos cumplido con los pasos anteriores tendremos todos los elementos que necesitamos para crear un nuevo libro caja.

Transaccion FBCJC0

IMG>Gestion Financiera Nuevo>Contabilidad Bancaria>Operaciones Contables>Libro Caja>Instalar libro caja

En esta transacción deberemos completar los siguientes parámetros:

Ø Sociedad: sociedad para la cual se va a crear el libro caja.

Ø Número de Libro: es la clave alfanumérica que identifica el libro caja.

Ø Cuenta de Mayor: es la cuenta de mayor que representa al libro caja.

Ø Moneda: es la moneda en la cual se administrará el libro caja

Ø Nombre del libro: texto que identifique al libro caja

Ø Libro Caja Cerrado: este campo se marca cuando un libro deja de utilizarse. A partir de este tilde el libro se bloquea.

Ø Clases de documentos: se deben definir las clases de documento para las siguientes operaciones:

ü Contabilizaciones de cuenta de mayor

ü Salida de pagos para acreedores

ü Entrada de pagos de los acreedores

ü Salida de pagos para deudores

ü Entrada de pagos para deudores

Definir Las Operaciones Del Libro Caja

Las operaciones se pueden crear desde este punto del customizing o incluso se pueden crear desde el Libro Caja accediendo al menú Detalles>Modificar Operaciones Contables.

Transacción FBCJC2

IMG>Gestion Fianciera Nuevo>Contabilidad Bancaria>Operaciones Contables>Libro Caja>Crear, modificar, borrar operaciones contables.

Para crear una operación contable, hay que ingresar los siguientes parámetros:

Ø La sociedad en la que se utilizará la operación contable.

Ø Número de operación Contable. A este número de operación se le asignará una clase de operación. Puede haber mas de un numero de operacion con la misma clase de operacion.

Ø La clase de operación contable ya están definidas y solo hay que seleccionar la que corresponda:

C Pago de cuenta bancaria (extracciones)

B Pago a cuenta bancaria (Depósitos)

R Ingresos

E Gastos

D Contabilizaciones deudor

K Contabilizaciones acreedor

Ø -Clasificación de la operación comercial, cada una de las operaciones debe llevar una clasificación, esta clasificación determinar&aa