✒️SAP FI / El libro caja Por Samanda Garcia

I. LIBRO DE CAJA

El libro de caja es una herramienta para la gestión de caja y movimiento de fondos. Se utiliza para la contabilización de entradas y salidas de dinero y cheques.

Con esta herramienta se puede:

1. Crear un libro de caja independiente para cada moneda.

2. Contabilizar en las cuentas de deudor, acreedor y mayor.

3. Ejecutar varios libros de caja en una misma sociedad.

4. Cada libro se identifica con una clave libre.

II.OPERACIONES

E libro de caja es una de las operaciones contables ENJOY que se pueden procesar en una sola pantalla. Se pueden ingresar, visualizar y modificar las operaciones del libro de caja.

TRANSACCION FBCJ

SAP EASY ACCESS / FINANZAS / GESTIÓN FINANCIERA/ BANCOS / ENTRADAS / LIBRO DE CAJA

ESTRUCTURA DE LA PANTALLA LIBRO CAJA

Al ingresar a la transacción se puede seleccionar el libro de caja sobre el cual operar.

SELECCIÓN DE DATOS: En esta área se selecciona el periodo de tiempo o fecha que corresponde al libro de caja. Puede seleccionarse un día o un intervalo de días.

VISUALIZACIÓN DE SALDOS: Cada movimiento que se ingresa en el libro caja reflejará el saldo de manera sumarizada, Informando el saldo inicial, el total de ingresos, el total de gastos y el saldo final del libro caja.

SOLAPA PARA INGRESO DE LOS MOVIMIENTOS: Existen tres solapas en las cuales se deberán ingresar las operaciones dependiendo de la categoría de la operación.

Dentro del libro caja se puede tratar diferentes operaciones que se hayan configurado utilizando las categorías de operaciones contables,

CATEGORÍAS DE OPERACIONES CONTABLES ESTÁNDARES Y SUS CONTABILIZACIONES

1) GASTOS (E) ---- GASTOS / CAJA

2) INGRESOS (R) ---- CAJA /INGRESOS

3) TRANSFERENCIA DE FONDOS

- DE LIBRO CAJA A BANCOS (B) --- BANCO/CAJA

- DE BANCO A LIBRO CAJA (C) ---- CAJA / BANCO

4) DEUDORES (D)

ENTRADA DE PAGOS DE DEUDOR ---- CAJA / DEUDOR

PAGO EFECTUADO A DEUDOR ---- DEUDOR /CAJA

5) ACREEDORES (K)

EMISIÓN DE PAGO ACREEDOR ---- ACREEDOR / CAJA

PAGO RECIBIDO DE ACREEDOR --- CAJA / ACREEDOR

OTRAS CARACTERISTICAS

- La entrada del libro caja se puede grabar de manera local en el libro caja.

- Las operaciones pueden grabarse, copiarse o borrarse. Las entradas del libro caja grabadas se contabilizan en el libro mayor en un momento posterior, por ejemplo, al final del día.

- Es posible imprimir las entradas del libro de caja que se han grabado ( recibos) además de las que se han contabilizado en el intervalo de tiempo. Los formularios de impresión se seleccionan en el Customizing.

- Se puede visualizar los documentos subsiguientes que se han contabilizado como resultado de entradas del libro de caja. También se pueden copiar y borrar entradas del libro de caja grabadas y no contabilizadas, y visualizar las entradas del libro de caja borradas.

- Se pueden introducir cheques en el libro de caja.

- En SAP se puede introducir un documento de libro de caja con una partición de documento. Es decir, un documento de libro de caja puede contener varias cuentas con diferentes indicadores de impuestos y/o imputaciones relativas a la contabilidad de costos. Por lo tanto, si se reenvía un documento de libro de caja a la gestión financiera, sólo se creará un documento contable.

En el libro de caja se puede crear una operación contable que enlaza a una cuenta CpD (Cuenta Por Diversos), con la cual se accede automáticamente al cuadro de diálogo que permite introducir datos CpD.

III. CONTABILIZACIONES CON DEUDORES / ACREEDORES CPD

En los datos maestros de grupos de cuenta se puede definir uno como CPD, deudores /acreedores eventuales o de única vez. Por lo tanto al momento de recibir una imputación se debe ingresar los datos reales de deudor / acreedor.

Para utilizar un deudor / acreedor CPD , se crea primero el dato maestro seleccionando un grupo de cuenta CPD. La única característica en particular es que al momento de crear el dato maestro en la Solapa Control se debe elegir un Grupo de Cuenta que contiene el status Campo que estará presente al momento de ingresar los datos de deudor / acreedor en las operaciones contables.

Cada vez que se utilice un deudor / acreedor CPD, el cualquier transacción F-02, FB60, Libro Caja,etc) se abrirá una pantalla adicional que solicitara que se ingresen los datos correspondientes al deudor / acreedor.

Los deudores / acreedores CPD se utilizan para los registros de operaciones esporádicas como caja menores o ventas por menor donde no se requiere llevar un estado de venta particular.

IV. CONFIGURACION

Para configurar un nuevo libro de caja para una sociedad, se debe definir:

CREAR UNA CUENTA DE MAYOR

Se debe crear una cuenta especial para el libro caja, Tildar o Marcar que solo contabiliza automáticamente, el libro solo podrá recibir imputaciones por operaciones realizadas únicamente en las transacciones del libro caja.

TRANSACCIÓN FS00

IMG / GESTIÓN FINANCIERA(NUEVO) / CONTABILIDAD BANCARIA / OPERACIONES CONTABLES / LIBRO CAJA / CREAR CUENTA MAYOR PARA LIBRO CAJA

La cuenta se puede crear desde el Customizing o en el menu SAP Easy Access

DETERMINAR IMPORTE LIMITE

Se debe determinar cual será el importe limite que administrará el libro caja, cual operación superior no podrá ingresarse.

TRANSACCION SPRO

IMG / GESTIÓN FINANCIERA (NUEVO) / CONTABILIDAD BANCARIA/ OPERACIONES CONTABLES / LIBRO CAJA / IMPORTE LIMITE

DEFINIR CLASES DE DOCUMENTO PARA LIBRO CAJA

Se debe crear las clases de documentos que utilizará el libro caja. Puede utilizarse clases de documentos ya existentes o especiales para el Libro Caja. Se puede utilizar más de una clase de documentos para utilizar los distintos tipos de operaciones que se registren

TRANSACCION OABA7 / IMG/ GESTION FINANCIERA (NUEVO) / CONTABILIDAD BANCARIA/ OPERACIONES CONTABLES / LIBRO CAJA / DEFINIR CLASES DOCUMENTO PARA DOCUMENTOS LIBROS DE CAJA

Esta transaccion del customizing lleva a la transaccion donde se crean las clases de documentos y despues se asignan las operaciones del libro de caja.

DEFINIR RANGO DE NUMEROS PARA LAS OPERACIONES DEL LIBRO DE CAJA

Las operaciones se graban en el libro pero no se contabilizan. Se registran con un numero distinto del numero de documento con el cual llegan a la contabilidad principal. En el customizing se define el rango de numeros que llevara el movimiento dentro del libro caja.

TRANSACCION FBCJC1

IMG/ GESTION FINANCIERA (NUEVO) / CONTABILIDAD BANCARIA / OPERACIONES CONTABLES / LIBRO CAJA / DEFINIR INTERVALO RANGO NUMEROS P. DOCUMENTO LIBRO CAJA

CREAR LIBRO CAJA

TRANSACCION FBCJC0

IMG / GESTION FINANCIERA (NUEVO) / CONTABILIDAD BANCARIA / OPERACIONES CONTABLES / LIBRO DE CAJA / INSTALAR LIBRO CAJA

En esta transaccion se completan los siguiente parametros

SOCIEDAD: Sociedad para la cual se va a crear el libro caja.

NUMERO DE LIBRO: Es la clave alfanumerica que identifica el libro caja.

CUENTA DE MAYOR: Es la cuenta de mayor que representa al libro de caja.

MONEDA: Es la moneda que administra el libro caja.

NOMBRE DEL LIBRO: Texto que identifica al libro caja

LIBRO CAJA CERRADO: Este campo se marca cuando un libro deja de utilizarse. A partir de esta tilde se bloquea.

CLASES DE DOCUMENTOS: Para las siguientes operaciones

- Contabilizaciones de cuentas de mayor

- Salidas de pagos para acreedores

- Entrada de pagos para acreedores

- Salida de pago para deudores

- Entrada de pagos para deudores

DEFINIR OPERACIONES DEL LIBRO CAJA

Las operaciones se crean desde el customizing o desde el Libro de Caja por el menu / Detalles / Modificar Operaciones Contables.

TRNASACCIONES FBCJC2

IMG/ GESTION FINANCIERA (NUEVO) / CONTABILIDAD BANCARIA / OPERACIONES CONTABLES / LIBRO CAJA / CREAR, MODIFICAR, BORRAR OPERACIONES CONTABLES.

Para crear una operacion contable, se ingresan los siguientes parametros:

1. La Sociedad en la que se utilizara la operacion contable.

2. Numero de Operacion Contable: A este numero se le asigna una clase de operacion. Puede haber mas de un numero de operacion con la misma clase de operacion.

3. La clase de operacion contable ya estan definidas y solo hay que seleccionar la que corresponda:

C Pago de cuenta bancaria (Extracciones)

B Pago a cuenta bancaria (Depositos)

R Ingresos

E Gastos

D Contabilizaciones deudor

K Contabilizaciones acreedor

CLASIFICACION DE LA OPERACION COMERCIAL

Cada operacion lleva una clasificacion, esta clasificacion se determina en la Solapa del Libro Caja que de ingresar la operacion

1 Gastos Efectivo

2 Ingresos Efectivo

3 Ingresos Cheque

4 Ingresos en efectivo / cheques

- CUENTAS DE MAYOR: Se puede especificar la cuenta de mayor en la que se contabilizaran las operaciones. Para las categorias de las operaciones contables E,R,C y B, se puede fijar un indicador que permite que la cuenta de mayor para la operacion contable se pueda modificar al registrar el documento. En este caso, la cuenta de mayor es solo un valor de propuesta.

No se puede ingresar cuentas de mayor para las operaciones contables D y K

- Especificar indicadores de impuestos para las operaciones contables E (Gastos) y R (Ingresos). No es un dato obligatorio. Si no se ha definido ningun indicador de impuestos, se debera especificar uno si la cuenta los requiere al crear el documento.

- Texto que identifica la operacion.

- Se puede fijar un indicador que impide realizar mas contabilizaciones para la operacion.

1) La clasificación de la operación comercial define en que solapa del Libro Caja se habilitará la operación. Por lo tanto si eliges 2 la operación solo estará disponible en la solapa Ingreso Efectivo, si elijes la 3 se habilitará en la solapa Ingresos Cheques, en cambio si eliges la 4, esa operación estará disponible en las dos solapas.

2) Aquí te pego una imagen, en realidad no es un indicador, es un tilde. El tema es así, si completas la columna cuenta de mayor, luego puedes poner el tilde en el campo Cuenta Modificable, entonces el sistema propondrá esa cuenta, si no lo pones, el usuario no podrá cambiar la cuenta y la operación seleccionada siempre imputará a la misma cuenta.

3) En este punto me parece que te haz confundido entre Indicador de interés e indicador de impuestos. El indicador de interés es el que se asigna en el dato maestro como tu dices. En ese caso lo que puedes hacer es poner un indicador de impuestos, por ejemplo para una cuenta de gastos especifica, le pones C1 para que siempre calcule el IVA de ese gasto.

4) Se refiere a que se puede bloquear la operación contable para que no se utilice mas. En la imagen podrás ver el tilde de bloqueo.

Saludos

Nancy

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Consulta Alumno:

Licenciada, buenas noches, disculpe, para esta lección tengo 4 dudas

1.-En la clasificación de la operación comercial, qué diferencia existe entre usar la clasificación 2,3 o bien usar la 4?, cuál es la afectación?

2.- la parte que nos dice : Cuenta de mayor: Se puede especificar cuál será la cuenta de mayor en la que se contabilizará la operación. Para las categorías de operaciones contables E,R,C y B, se puede fijar un indicador para permitir que la cuenta de mayor para la operación contable se pueda modificar al registrar el documento. En este caso, la cuenta de mayor sólo es un valor de propuesta

En esta parte ese indicador donde se declara y como se liga con esa cuenta de mayor?

3.- En la parte que dice: Especificar indicadores de impuestos para las operaciones contables E(gastos) y R (Ingresos).

Esto es con lo que vimos la unidad 4; primero declarando la clase del cálculo de interés, luego el indicador de cálculo de interés y luego especificarlo en el dato maestro de la cuenta?

4.- La parte que dice: Se puede fijar un indicador que impide realizar más contabilizaciones para la operación.

¿Esto también como sería?

Reenviar un documento de la caja a la gestión financiera significa contabilizarlo. Todas operaciones que se generen en el libro caja primero se graban de manera local y luego se contabilizan. Esto te permite registrar o eliminar múltiples operaciones sin necesidad de generar un asiento contable. Recién luego de que utilices la función de contabilizar se realizarán los asientos en la Contabilidad.

Documentos Subsiguientes se refiere a los documentos que se han contabilizado. Si la operación del Libro Caja aun no se ha contabilizado no existen documentos subsiguientes, luego de que se contabiliza puedes visualizar el asiento contable. Es como si ingresaras por la transacción FB03.

Saludos
Nancy

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Consulta Alumno:

Hola Nacy,

Dice que se puede reenviar un documento de libro de caja a la gestion financiera, no entiendo como funciona, cual es la funcion o utilidad de esto? por otro lado habla de documentos subsiguientes? a que se refiere? como funciona?