✒️SAP FI / El libro caja Por Maria Haas Naal

Lección 1 El libro Caja

1 | El libro caja

El libro de caja es una herramienta para la gestión de caja y movimiento de fondos. Se utiliza para la contabilización de entradas y salidas de dinero y cheques.

Con esta herramienta se puede:

Crear un libro de caja independiente para cada moneda

Contabilizar en las cuentas de deudor, acreedor y mayor

Ejecutar varios libros de caja en una misma sociedad

Cada libro se identifica con una clave libre

Asignación de Libro Caja:

Sociedad XXXX:

1. Libro de caja en EUR 0001
2. Libro de caja en USD 0002
3. Libro de caja en GBP 0003

2 | Las operaciones

El libro de caja es una de las operaciones contables de transacciones ENJOY que se pueden procesar en una sola pantalla. En esta pantalla se pueden ingresar, visualizar y modificar las operaciones del libro de caja.

Transacción FBCJ >> SAP Easy Access > Finanzas > Gestión Financiera > Bancos > Entradas > Libro de caja

Estructura de la pantalla del Libro Caja

Al ingresar a la transacción se puede seleccionar el libro de caja sobre el cual operar.

Seleccionar el Libro Caja > Ingresar Icono de Cambiar libro caja -> poner la Sociedad y el libro caja

Selección de Datos: en éste área se selecciona el periodo de tiempo o fecha que corresponde al libro caja. Puede seleccionarse un día o un intervalo de días.

Visualización de Saldos: Cada movimiento que se ingrese en el libro caja reflejará el saldo de manera sumarizada en éste área de la transacción informando cual es el saldo inicial, el total de ingresos, el total de gastos y el saldo final del libro caja.

Solapa para ingreso de los movimientos: existen tres solapas en las cuales se deberán ingresar las operaciones dependiendo de la categoría de la operación.

Operaciones en el libro de caja:

1. Saldos
2. Tipo de movimientos -> Solapa de Gastos efectivo -> Ingreso efectivo -> Ingresos cheques
3. Status -> permite visualizar el semaforo si es amarillo ->Grabar Sel. -> Cont Sel

Dentro del libro de caja se pueden tratar diferentes operaciones que se hayan configurado utilizando las categorías de operaciones contables. A continuación, mencionaremos las categorías de operaciones contables estándares y sus contabilizaciones:

Gastos (E) Gastos /Caja (Debe/Haber)

Ingresos (R) Caja / Ingresos (Debe/Haber)

Transferencia de fondos:

• De libro de caja a Banco (B) Banco / Caja (Debe/Haber)
• De Banco a libro de caja (C) Caja / Banco

Deudores (D):

Entrada de pagos de deudor Caja / Deudor

Pago efectuado a deudor Deudor / Caja

Acreedores (K)

Emisión de pago a acreedor Acreedor / Caja

Pago recibido de acreedor Caja / Acreedor

Otras Características

Las entradas del libro de caja se pueden grabar de manera local en el libro caja

Las operaciones pueden grabarse, copiarse o borrarse. Las entradas del libro caja grabadas se contabilizan en el libro mayor en un momento posterior, por ejemplo, al final del día.

Es posible imprimir las entradas del libro de caja que se han grabado (recibos) además de las que se han contabilizado en el intervalo de tiempo. Los formularios de impresión se seleccionan en el Customizing.

Se pueden visualizar los documentos subsiguientes que se han contabilizado como resultado de entradas del libro de caja. También, se puede copiar y borrar entradas del libro de caja grabadas y no contabilizadas, y visualizar las entradas del libro de caja borradas.

También se pueden introducir cheques en el libro de caja.

En SAP se pueden introducir un documento de libro de caja con una partición de documento. En otras palabras, un documento de libro de caja puede contener varias cuentas con diferentes indicadores de impuestos y/o imputaciones relativos a la contabilidad de costos. Por lo tanto, si se reenvía un documento de libro de caja a la Gestión Financiera, sólo se creará un documento contable.

En la solapa de Ingresos efectivo > en el icono de documentos Subsiguientes > Visualización de documentos contabilizados por el libro Caja

En el libro de caja se puede crear una operación contable enlazada a una cuenta CpD. Si se utiliza una cuenta CpD, se accede automáticamente al cuadro de diálogo que permite introducir datos CpD.

3 | Las contabilizaciones con Deudores / Acreedores CPD

En la unidad dos de Datos Maestros aprendimos que los grupos de cuenta pueden definirse como CPD, esto significa que son deudores / acreedores eventuales o de única vez. Por lo tanto al momento de recibir una imputación se deberán ingresar los datos reales del deudor/acreedor.

Para poder utilizar un deudor/acreedor CPD debemos primero crear el dato maestro seleccionando un grupo de cuenta CPD. El dato maestro debe contener datos mínimos. La única característica particular que debemos tener en cuenta al momento de crear el dato maestro es que en la solapa Control se puede elegir un Grupo de Cuenta que contendrá el status campo que estará presente al momento de ingresar los datos del deudor/acreedor en las operaciones contables.

Cada vez que utilicemos un deudor/acreedor CPD, en cualquier transaccion (F-02, FB60, Libro caja, etc) se abrirá una pantalla adicional que nos solicitará que ingresemos los datos correspondientes al deudor/acreedor

NOTA: Los deudores/acreedores CPD se utilizan principalmente para las registraciones de operaciones esporádicas como las cajas chicas o ventas por menor donde no se requiere llevar un estado de cuenta en particular.

4 | La configuración

Para configurar un nuevo libro de caja para una sociedad, debemos definir los siguientes puntos:

Crear una cuenta de mayor

Se debe crear una cuenta de mayor especialmente para el libro caja. La cuenta debe tener como particularidad el tilde de que solo contabiliza automáticamente. De esta manera, el libro solo podrá recibir imputaciones por las operaciones realizadas únicamente en la transacción de libro caja.

Transacción FS00 >> IMG >> Gestión Financiera (nuevo) >> Contabilidad bancaria >> Operaciones contables >> Libro Caja >> Crear cuenta mayor para libro caja

La cuenta la podemos crear desde este punto del customizing o accediendo desde el menú de SAP Easy Access.

Determinar importe limite

Se debe determinar cuál será el importe límite que administrará el libro caja. Cualquier operación superior a este importe no podrá ingresarse.

Transacción FS00 >> IMG >> Gestión Financiera (nuevo) >> Contabilidad bancaria >> Operaciones contables >> Libro Caja >> Importe Límite

Definir clases de documento para Libro Caja

Se deben crear las clases de documento que se utilizarán en el libro caja. Pueden utilizarse clases de documento ya existentes o crearse clases de documento especialmente para el Libro Caja. Se pueden crear más de una clase de documento para utilizar en los distintos tipos de operaciones que se registren.

Transacción OBA7 >> IMG >> Gestión Financiera (nuevo) >> Contabilidad bancaria >> Operaciones contables >> Libro Caja >> Definir clases documento para documentos libro de caja

Este punto del customizing nos lleva a la misma transacción desde donde se crean las clases de documento. Desde aquí solo se crea la clase de documento, en un paso posterior se asigna a las operaciones del libro caja.

Definir rango de números para las operaciones del Libro Caja

Como vimos cómo funciona el libro caja, las operaciones se graban en el libro, pero no necesariamente se contabilizan . Todas las operaciones que se graban en el libro se registran con un número distinto del número de documento con el cual llegan a la contabilidad principal. En este punto del customizing definimos el rango de números que llevarán los movimientos generados dentro del Libro Caja.

1. Contabilizaciones de cuenta de mayor
2. Salida de pagos para acreedores
3. Entrada de pagos de los acreedores
4. Salida de pagos para deudores
5. Entrada de pagos de los deudores

Definir las operaciones del Libro Caja

Las operaciones se pueden crear desde este punto del customizing o incluso se pueden crear desde el Libro Caja accediendo al menú >> Detalles >> Modificar Operaciones Contables.

Transacción FBCJC2 >> IMG >> Gestión Financiera (nuevo) >> Contabilidad bancaria >> Operaciones contables >> Libro Caja >> Crear, modificar, borrar operaciones contables

Para crear una operación contable, hay que ingresar los siguientes parámetros:

La sociedad en la que se utilizará la operación contable

Número de Operación Contable. A este número de operación se le asignará una clase de operación. Puede haber más de un número de operación con la misma clase de operación.

La clase de operación contable ya están definidas y solo hay que seleccionar la que corresponda:

• C Pago de cuenta bancaria (Extracciones)
• B Pago a cuenta bancaria (Depósitos)
• R Ingresos
• E Gastos
• D Contabilizaciones deudor
• K Contabilizaciones acreedor

Clasificación de la operación comercial, cada una de las operaciones debe llevar una clasificación, esta clasificación determinará en que solapa del Libro Caja se debe ingresar la operación

• 1 Gastos efectivo
• 2 Ingresos efectivo
• 3 Ingresos cheques
• 4 Ingresos en efectivo / cheques

Cuenta de mayor: Se puede especificar cuál será la cuenta de mayor en la que se contabilizará la operación. Para las categorías de operaciones contables E, R, C y B, se puede fijar un indicador para permitir que la cuenta de mayor para la operación contable se pueda modificar al registrar el documento. En este caso, la cuenta de mayor sólo es un valor de propuesta.

No se puede ingresar cuentas de mayor para las operaciones contables D y K

Especificar indicadores de impuestos para las operaciones contables E (Gastos) y R (Ingresos). No es un dato obligatorio. Si no se ha definido ningún indicador de impuestos, se deberá especificar uno (si la cuenta lo requiere) al crear el documento.

Texto que identifica la operación

Se puede fijar un indicador que impide realizar más contabilizaciones para la operación. (definir operaciones)

Una vez que hayamos realizado todos estos pasos estaremos en condiciones de utilizar el libro caja.