Lección 1. Libro de Caja
1.- Definición: Herramienta para la gestión de caja y movimiento de fondos.
Su función principal es, contabilizar las entradas y salidas de dinero y cheques
Adicionalmente con esta herramienta se puede:
Crear un libro de caja independiente para cada moneda
Contabilizar en las cuentas de deudor, acreedor y mayor
Ejecutar varios libros de caja en una misma sociedad
Identificar cada libro con una clave libre
Como opera el libro de caja
El libro de caja es una de las operaciones contables que se opera a través de las transacciones enjoy, es decir se puede procesar en una sola pantalla, en la cual se pueden ingresar, visualizar y modificar las operaciones del libro.
TX 
FBCJ
Estructura de la pantalla del Libro de Caja: Al ingresar a la transacción el primer campo que aparece es el de seleccionar la sociedad y el libro de caja en el cual se va a operar
Luego aparecen las siguientes áreas :
- Selección de Datos, aquí se selecciona la fecha que corresponde al libro de caja.
- Visualización de Saldos, se muestra que importes conforman el saldo del libro, saldo inicial, total de ingresos, total de gastos y saldo final.
- Solapa para ingreso de los movimientos, tres áreas donde se ingresan las operaciones dependiendo del tipo de movimiento al que pertenecen: gastos, ingresos en efectivo, ingresos cheques
Las operaciones contables estándar que se pueden tratar en el libro de caja una vez configuradas son:
- Caja/Gastos Egresos, pagos
- Caja/Ingresos Cobros
- Caja/Banco Transferencia de fondos De libro de caja a Banco De Banco a libro de Caja
- Caja/Deudor Entradas de pago Deudor/Caja Pago efectuado a deudor
- Caja/Acreedor Pago recibido de acreedor Acreedor/Caja Emisión de pago a acreedor
Otras características del Libro de Caja
- Las entradas del libro de caja se pueden grabar de manera local en le libro de caja
- Las operaciones pueden grabarse, copiarse o borrarse. Las entradas del libro de caja grabadas se contabilizan en el libro mayor en un momento posterior.
- Se pueden imprimir tanto las entradas del libro de caja grabadas como las contabilizadas, es decir es posible imprimir las estradas antes y después de contabilizarse.
- Desde el libro de caja se pueden visualizar los documentos subsiguientes que se han contabilizado como resultado de las entradas al libro de caja, también se puede copiar y borrar entradas ya grabadas y no contabilizadas, y visualizar entradas ya borradas.
- Se pueden introducir cheques en el libro de caja.
- Se puede introducir un documento en el libro de caja con una partición de documento, es decir un documento de libro de caja puede contener varias cuentas con diferentes indicadores de impuesto y/o imputaciones relativos a la contabilidad de costo; lo que significa que al reenviar un documento de libro de caja a la Gestión Financiera solo se creará un documento contable.
- En el libro de caja también se puede crear una operación contable enlazada a una cuenta CpD.
2. Configuración
La configuración del libro de caja conlleva 6 pasos:
1. Crear una cuenta de mayor especialmente para el libro de caja. Esta cuenta debe tener marcado el tilde de que solo contabiliza automáticamente, para que así el libro reciba únicamente imputaciones por las operaciones realizadas en la transacción del libro de caja.
Tx FS00 Libro de caja Crear cuenta de mayor para libro de caja
2. Determinar el importe límite: Se debe establecer el importe máximo que administrara el libro de caja, todo operación superior a dicho límite no podrá ingresarse.
El importe máximo se establece por Sociedad
Tx FS00 Libro de caja Importe límite
3. Definir clases de documento para Libro de caja: En este punto se crean las clases de documento que se utilizaran en el libro de caja; pueden utilizarse clases ya existente o crear clases especificas para el libro de caja; también se pueden crear mas de una clase de documento para utilizar en las distintos tipos de operaciones que se registren.
Tx OBA7 Libro de caja Definir clases documento para documentos libro de caja.
4. Definir rango de números para las operaciones del Libro Caja: En este paso del customizing definimos el rango de números que llevaran los movimientos generados dentro del libro de caja. Esta numeración es distinta al numero de documento que se genera en la contabilidad principal cuando se contabiliza la operación del libro caja.
Tx FBCJC1 Gestion financiera (nuevo) Contabilidad bancaria Libro de caja Definir intervalo rango numero p.documento libro caja
5. Crear Libro Caja
Tx FBCJC0 Gestion financiera (nuevo) Contabilidad bancaria Libro de caja Instalar libro caja
En esta tx debemos completar los siguientes parámetros:
Sociedad para la cual se va a crear el libro caja
Número de libro, clave alfanumérica que identifica el libro caja
Cuenta de mayor; número de cuenta que representa al libro caja.
Moneda en la cual se administrara el libro caja
Nombre del libro, texto que identifica el libro caja
Libro caja cerrado, campo que se marca cuando un libro deja de utilizarse.Con este tilde el libro se bloquea.
Clases de documento, se deben definir las clases de documento para las siguientes operaciones:
- Contabilizaciones de cuenta mayor.
- Salida de pagos para acreedores
- Entrada de pagos de acreedores
- Salida de pagos para deudores
- Entrada de pagos de los deudores
6. Definir las operaciones del Libro Caja
La creación de las operaciones de libro caja se pueden realizar a través de dos vías: customizing o desde el Libro Caja accediendo al menú Detalles Modificar operaciones contables
SPRO Tx FBCJC2
Parámetros a ingresar en la creación de una operación contable:
Sociedad
Numero de la operación contable; código a asignar a la operación, este numero se asocia a una clase de operación. Puede haber mas de un número de operación con la misma clase de operación.
Clase de operación contable, estas clases ya están definidas en SAP, solo debemos debemos seleccionar la que corresponda:
- C Pago de cuenta bancaria (Extracciones)
- B Pago a cuenta bancaria (Depósitos)
- R Ingresos
- E Egreso
- D Contabilizaciones deudor
- K Contabilizaciones acreedor
Clasificación de la operación comercial, cada una de las operaciones contables debe llevar una clasificación, la cual determina en que solapa del libro caja se debe ingresar la operación:
1 Gastos efectivo
2 Ingresos efectivo
3 Ingresos cheque
4 Ingresos en efectivo / cheques
Cuenta de Mayor, código de la cuenta de mayor donde se contabilizara la operación. Para las clases de operación C,B,E y R se puede fijar un indicador para permitir que la cuenta de mayor para la operación contable se pueda modificar al registrar el documento, en este caso la cuenta de mayor solo es un valor de propuesta.
Para las clases D y K (acreedores / deudores) no se puede ingresar cuentas de mayor.
Especificar indicadores de impuestos para las operaciones contables E (gasto) y R (ingresos), no es un dato obligatorio, solo se deberá especificar si la cuenta lo requiere al momento de crear el documento.
Texto que identifique la operación
Se puede fijar un indicador que impida realizar mas contabilizaciones para la operacion