✒️SAP HCM La preparación del Evento

PREPARACION DEL EVENTO

1 - DEFINIR COMPONENTES DE COSTES

Estos se utilizan en la gestión de actas para determinar y reproducir los gastos de un acta. Estos son necesarios para el traslado de costes del acta, para la facturación de actividades interna de las actividades del instructor, así como para determinar el precio de una propuesta

RUTA DE ACCESO: SPRO>IMG>GESTION DE EVENTOS>PREPARACION DEL EVENTO>DEFINIR COMPONENTES DE COSTES

- CREAR NUEVOS COMPONENTES

1. seleccionamos entradas nuevas
2. registramos el nuevo componente de coste con una abreviatura y un texto explicativo
3. introducimos una fecha inicial y una fecha final para determinar un periodo en el que el componente de coste debería ser valido
4. introducimos un importe de propuesta y su correspondiente moneda.
5. indicamos una unidad de referencia (participante o unidad de tiempo, acto)
6. indicamos si el componente de coste es relevante al traslado. En caso de que el componente de coste se utilice en el traslado de costes, indicamos además los correspondientes sociedades o sociedad CO y la clase de coste
7. finalizar. grabramos las entradas

2 - DEFINIR HORARIOS

En esta IMG describe el horario completo de un acto que puede durar varios días y en función del día del acto, puede componerse de tres horarios de tiempo diferentes lo que se conoce como segmento del día.

RUTA DE ACCESO: SPRO>IMG>GESTION DE EVENTOS>PREPARACION DEL EVENTO>DEFINIR HORARIOS

Si queremos definir un horario nuevo.

1. seleccionamos segmento del día
2. verificamos si la lista contiene los segmentos del día que desea a un horario diario dentro de su horario

Si así no fuera el caso, seleccionamos entradas nuevas e introducimos una clave para el nuevo segmento del día

3 - INSTALAR DIRECCION DE EDIFICIO

En esta IMG se actualiza las direcciones de edificio. Las direcciones de edificio sirven como información de ubicación de salas. Al crear una nueva sala se puede actualizar el IT dirección.

RUTA DE ACCESO: SPRO>IMG>GESTION DE EVENTOS>PREPARACION DEL EVENTO>INSTALAR DIRECCION DE EDIFICIO

- ACTIVIDADES PARA LA PARAMETRIZCION DE ESTE PUNTO:

1. entradas nuevas, accederemos a una pantalla de datos entradas de datos: detalle añadido
2. introducimos la denominación completa y la abreviatura del edificio
3. introducimos, si es necesario un complemento de dirección. Ej: código postal
4. introducimos la calle y el numero de la casa
5. introducimos el código postal y la población
6. introducimos la abreviatura del país
7. introducimos el prefijo de la región

4 - POBLACION

Acá realizaremos las parametrizaciones para sedes de actos.

RUTA DE ACCESO: SPRO>IMG>GESTION DE EVENTOS>PREPARACION DEL EVENTO>POBLACION

- UTILIZACION DE SEDE DE EVENTO: En esta IMG se puede activar y desactivar el flag SEDE para utilizar sedes del acto, fijando en 1 o 0

- CREAR SEDE: En esta IMG se definen sedes de eventos

Los datos que se pueden introducir para sedes hacen referencia a:

• dirección
• información adicional (moneda, idioma y calendario)

5 - ORGANIZADOR

Hay dos tipos de organizadores

1. EXTERNOS: son objetos del tipo empresa
2. INTERNOS: son objetos del tipo unidad de organización

Podemos asignar organizadores a tipos de actas. Esta vinculación la podemos realizar a través de la IMG CREAR TIPO DE ACTA.

RUTA DE ACCESO: SPRO>IMG>GESTION DE EVENTOS>PREPARACION DEL EVENTO>ORGNIZADOR

- ESPECIFICAR TIPOS DE ORGANIZADOR: En esta IMG se definen los tipos de organizadores que se desean asignar a los organizadores y al mismo tiempo se especifica la secuencia en que se visualizan.

En el sistema estándar están configurados los tipos de organizador EMPRESA UNIDAD ORGANIZATIVA CLIENTE INTERESADO. Sin embargo, se pueden definir otros tipos de objeto como tipos de organizador

- CREAR EMPRESA: En esta IMG se definen ORGANIZADORES EXTERNOS, es decir, empresas

Una empresa puede utilizar distintas funciones dentro de la gestión de eventos como:

• organizador externo: es decir que organiza seminarios, conferencias, etc. bajo su propia responsabilidad
• organizador potencial: es decir asignado para un tipo de evento
• organizador real: es decir asignado para un evento
• además una empresa puede estar asignada a un instructor o participante externo

- CREAR UNIDAD DE ORGANIZACION: En esta IMG se definen organizadores internos.

Un organizador interno es una unidad de organización que realiza actos de formación y de perfeccionamiento

Se crean con el componente plan de organización (PA-OS). Aquí se clasifica la estructura de la organización de la empresa

6 - DEFINIR GRUPO DE EVENTOS Y TIPOS DE EVENTOS

- GRUPO DE EVENTOS: en esta actividad IMG se crean grupos de eventos que sirven a la jerarquía de oferta de eventos.

Los datos que debemos registrar para los grupos de eventos son los siguientes:

• DESCRIOCION GENERAL: El texto que almacena aquí se editara en el folleto del evento
• VINCULACION: pertenece al grupo de eventos, acá se deberá asignar el grupo de eventos superior a un grupo de evento.

RUTA DE ACCESO: SPRO>IMG>GESTION DE EVENTOS>PREPARACION DEL EVENTO>GRUPO DE EVENTOS

- TIPOS DE EVENTOS: En esta IMG se crean tipos de eventos. Es la descripción no general de un evento, como la fecha del evento.

RUTA DE ACCESO: SPRO>IMG>GESTION DE EVENTOS>PREPARACION DEL EVENTO>TIPOS DE EVENTOS

Además, también podremos ingresar por catalogo a conocer los cursos y eventos creados.

RUTA DE ACCESO: SPRO>IMG>GESTION DE EVENTOS>PREPARACION DEL EVENTO>ACTUALIZAR DATOS MAESTROS POR CATALOGO

7 - RECURSOS

Acá encontraremos 2 parametrizaciones esenciales

• TIPO DE RECUSOS
• OTROS RECURSOS

- CREAR TIPO DE RECURSOS: En esta IMG se crean los tipos de recursos

RUTA DE ACCESO: SPRO>IMG>GESTION DE EVENTOS>PREPARACION DEL EVENTO>GESTION DE RECURSOS>CREAR TIPOS DE RECURSOS.

Para los tipos de recursos, se registran datos que hacen referencia a la siguiente información:

• CAPACIDAD: acá se registra la cantidad mínima, optima y máxima de plazos disponibles para las salas
• COSTES: acá se asigna costes a los tipos de recursos, que se pueden transferir a la contabilidad de costes y utilizar para determinar una propuesta de precio para un acto
• INDICADOR DE DISPONIBILIDAD: acá se especifica todas las condiciones relacionadas con los tipos de recursos para la planificación de un acto. indique si se trata de recursos obligatorios que son indispensables para ejecutar una fecha del acto y en qué medida son necesarios por acto y participante.
• ATENCION: solo los recursos que tiene el indicador OBLIGATORIO se ocupa durante la selección automática de recursos.

- CREAR OTRO RECURSOS: En esta IMG se crean otros recursos, necesarios para la realización de actos y que no son salas o instructores externos o material del maestro de material

RUTA DE ACCESO: SPRO>IMG>GESTION DE EVENTOS>PREPARACION DEL EVENTO>GESTION DE RECURSOS>OTROS RECURSOS

Los datos que necesita para registrar estos recursos son:

• COSTES: acá se asigna costes a los recursos. Estos costes se transfieren a la contabilidad de costes y se pueden utilizar para la elaboración de una propuesta de precio para un acto
• VINCULACIONES: PERTENECE AL LUGAR: se utiliza para recursos ligados al lugar. ESPECIALIZACION DEL TIPO DE RECURSO: acá se debe indicar el tipo de recurso correspondiente al recurso.

Agradecimiento:

Ha agradecido este aporte: Juan Martinez Rojas