✒️SAP FI / La gestión de documentos Por Viviana La Sala
SAP FI La gestión de documentos
UNIDAD 2 LECCION 6 GESTION DE DOCUMENTOS
Visualizar Documentos
Los documentos se pueden ver de manera individual o a traves de un reporte y se accede a la misma transaccion
Transaccion FB03 ---FINANZAS--GTION FINANCIERA--LIBRO MAYOR--DOCUMENTO---VISUALIZAR.
LA clave de la vista de entrada nos solicita Numero de documento (doc o movimiento de SAP), Sociedad, Ejercicio (año fiscal de una sociedad). Sino Podemos acceder a Lista de documentos, para tener mas filtros.
En los principales iconos que encontraremos en el resumen de documentos:
- (anteojos /lapiz) es VisualizarModificar : Nos Permite pasar del modo visualizacion al modo Modificacion y viceversa.
- (2 hojas y 1flecha) es Visualizar otro documento: Nos permite cambiar de documento.
la lupita es que podemos ver o seleccionar la Posicion.
Los datos adicionales de la posicion depende del grupo de status campo (define campos obligatorios, ocultos, etc) que posee el dato maestro de la cuenta de mayor.
(2 cuadritos con flechas arriba) es Moneda de visualizacion
Podemos visualizar el documento en las siguientes monedas.
- Moneda del documento: Es la moneda en que se registro la operacion.
- Moneda Local: Es la moneda en la cual la sociedad adminisra su contabilidad.
- Moneda de Grupo y Moneda fuerte Son las monedas paralelas en las cuales se contabilizan todas las operaciones.
SAP es multimoneda, y puede administrar sus libros contables hasta en tres monedas.
Modificar Documentos
A nivel de posicion no pueden modificarse algunos datos como cuentas contables, importes e imputaciones adicionales.
TRANSACCION FB02 el ingreso es igual a FB03
Modificar Documento por posición
Transaccion FB09, se puede filtrar por posición.
Visualizar Modificaciones
Todas las modificaciones que se realizan en un documento SAP las guarda en un log.
- El campo que se ha modificado.
-Los valores nuevos y antiguos.
- El usuario que ha realizado la modificacion.
-Fecha y hora de la modificacion.
El log se puede visualizar individualmente o a traves de un reporte. Para visualizarlo de manera individual deberemos acceder a la transaccion e ir a Entorno >>> Modificaciones de Documento.
Para visualizar las modificaciones de un documento accedemos a la transaccion S_ALR_87012293 EN FINANZAS--GTION FCIERA--LIBRO MAYOR--SIST DE INFORMACION--INFORMES PARA LIBRO MAYOR--DOCUMENTO--GRAL---VISUALIZAR MODIFICACIONES DOCUMENTO
Gestión de documentos
- Visualizar documentos: transacción FB03, necesitamos ingresar los datos claves para visualizar el documento:
· Nro. De documento
· Sociedad
· Ejercicio
Si no contamos con los datos claves para acceder a un documento en particular, presionando el ícono de “lista de documentos”, se accede a un reporte que se inicia con una pantalla de selección que nos permite ingresar filtros que delimiten los documentos que mostrará el reporte.
Los dato que podemos visualizar en este reporte son SOLO DATOS DE CABECERA. Si hacemos doble click en el documento, iremos a una pantalla con el “resumen del documento” que nos mostrará los datos de cabecera y datos de posición.
Cuando grabamos un LAYOUT: si le anteponemos al barra (/) implica que estará disponible para todos los usuarios. Caso contrario, si no se antepone la barra (/) y se tilda la opción “específico usuario” solo estará disponible para quien creó dicho layout.
- Modificar documentos: transacción FB02, la pantalla es ídem a la de la FB03, no obstante ahora nos mostrará qué campos está habilitados para ser modificados. A nivel de posición, NUNCA podrán modificarse datos como cuenta contable, importes e imputaciones adicionales. Los datos que habitualmente, pueden modificarse los campos de asignación, campo texto de posición, condiciones de pago y todo aquel campo que así haya sido configurado.
- Modificar documentos por posición: transacción FB09: nos permite modificar documentos por posición realizando un filtro en la pantalla de selección para que solo nos habilite las posiciones que cumplan con determinadas características.
- Visualizar las modificaciones realizadas: SAP guarda un log con los datos de:
· El campo que se ha modificado
· Los valores nuevos y antiguos
· El usuario que ha realizado la modificación
· Fecha y hora de modificación
El log puede visualizarse individualmente o en un reporte. Para ver:
· el log individual, debemos ir a la transacción de visualización de un documento (FB03), ir al “menú entorno, desplegar la lista y elegir la opción “modificaciones de documento”.
· Las modificaciones a través de un reporte: transacción S_ALR_87012293
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Respuesta Instructor:
Hola Aracely, Hay diversas formas de utilizarlo. Te cuento un ejemplo, una empresa que se dedica a la venta de electrodomésticos tiene muchas sucursales de ventas en diferentes zonas geográficas. Cada sucursal ingresa de forma preliminar sus facturas en el sistema, luego las facturas son enviadas a la administración central donde otros empleados revisan los documentos preliminares, si todo esta correctamente ingresado, procede a contabilizar, si hay algún error, lo corrige y luego lo contabiliza. Es bastante común utilizarlo para controlar y desdoblar responsabilidades. Saludos Consulta Alumno: Hola tengo una pregunta,.. como se utiliza eso de que una persona crea el documento y otra es la encargada de revisarlo y contabilizarlo, como se usa esto en la practica..? |
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EJERCICIO ANUNCIO
EJERCICIO RESOLUCION
AUDIO 6.1: la posibilizar en visualizar en layout lo vamos a poder realizar en múltiples operaciones. Por ejemplo, en el resumen del documento, en la presentación preliminar, en los reportes e incluso en la simulación de los asientos. Muchas veces en lugar de utilizar el botón de moneda de visualización directamente se hace un layout que muestre los importes de todas las monedas en distintas columnas esta disposición se graba e incluso se puede establecer como layout predeterminado. Las columnas que se visualizan en el resumen de documento son ajustables, podemos ampliarlas o reducirlas, tal como se harían en un excel. También pueden moverse de lugar, para esto se selecciona la columna con el ratón y se arrastra a la posición deseada.
Audio 6.2: Tip. En cualquier pantalla del sistema tenemos la opción de hacer un duplicado de pantalla para imprimir. Haciendo click en datos locales que es el botoncito de colores que se encuentra en la barra de herramientas el último botón en la parte superior de la pantalla, hay una opción denominada duplicado de pantalla. Al hacer un click en esta opción el sistema enviará a la impresora una copia de la pantalla de SAP que estemos visualizando. Si tenemos predefinida una impresora PDF por defecto, entonces el sistema generará la impresión directamente en un archivo pdf.
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Sobre el autor
Publicación académica de Viviana La Sala, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor SAP FI Nivel Inicial.
SAP Expert
Viviana La Sala
Profesión: Contadora Pública - Argentina - Legajo: JH54E
✒️Autor de: 178 Publicaciones Académicas
🎓Egresado de los módulos:
- Carrera Consultor SAP CO Nivel Inicial
- Carrera Consultor SAP FI Nivel Avanzado
- Carrera Consultor SAP FI Nivel Inicial
Disponibilidad Laboral: FullTime 
