✒️SAP FI / La gestión de documentos Por Rodrigo Oviedo
SAP FI La gestión de documentos
Lección 6 – La gestión de documentos
1. Visualizar documentos – FB03
- Menú: Finanzas > Gestión Financiera > Libro Mayor > Documento > Visualizar.
- Los datos clave para acceder a un documento son: número de documento, sociedad y ejercicio.
- Si no se tienen, el ícono Lista de documentos abre una pantalla de selección con filtros y arma un reporte que muestra solo datos de cabecera.
- Entrando por número o con doble clic desde el reporte se llega al resumen de documento: datos principales de cabecera y de posiciones.
- Íconos principales del resumen:
- Visualizar / Modificar: pasa de un modo al otro.
- Visualizar otro documento: ventana emergente para ingresar otro número.
- Seleccionar posiciones: abre el detalle de la posición donde estamos parados (los campos adicionales dependen del grupo de status de campo de la cuenta).
- Seleccionar cabecera: muestra la cabecera completa. Además de lo que cargó el usuario, hay datos automáticos al contabilizar: código de transacción, autor, fecha y hora de entrada.
- Moneda de visualización: permite ver el asiento en las distintas monedas de la sociedad.
- Monedas:
- Moneda del documento: en la que se registró la operación (local o extranjera).
- Moneda local: en la que la sociedad lleva su contabilidad.
- Moneda de grupo y moneda fuerte: monedas paralelas en las que se contabilizan todas las operaciones. SAP es multimoneda y puede llevar los libros hasta en tres monedas.
- Presentación preliminar (menú Doc. > Presentación preliminar): vista para imprimir. Primer recuadro: cabecera; segundo: posiciones.
Layouts (disposiciones de columnas)
- Las columnas de posiciones se pueden mostrar u ocultar (por ejemplo, agregar Texto) con los íconos de Seleccionar o Modificar layout. Estos íconos aparecen en muchísimos reportes, en distintas versiones.
- Al modificar, se abre una ventana con las columnas visibles (izquierda) y ocultas (derecha); con las flechas se pasan de un lado a otro, se elige el orden y la longitud (ancho).
- Grabar layout: pide una clave y una denominación. Si la clave empieza con barra (/), el layout vale para todos los usuarios. Para que sea solo del usuario, no se pone barra y se tilda Específico usuario.
- Seleccionar layout: para elegir una disposición distinta de la que trae el sistema por defecto.
- Gestionar disposiciones: en algunos reportes un solo ícono reúne modificar, grabar y seleccionar. Permite borrar o modificar disposiciones y elegir la que aparece por defecto.
- Hay más formas de ver un documento (por ejemplo desde reportes de partidas individuales); se verán a lo largo del curso.
2. Modificar documentos – FB02
- Menú: Finanzas > Gestión Financiera > Libro Mayor > Documento > Modificar.
- Se pueden modificar documentos ya contabilizados, pero según la configuración solo algunos campos.
- Pantalla de acceso igual a FB03, con campos editables. Primero aparece el resumen del documento.
- Cabecera (ícono del “sombrerito”): se pueden modificar la referencia y el texto de cabecera.
- Posición: nunca se pueden modificar cuentas contables, importes ni imputaciones adicionales. Habitualmente sí: asignación, texto de posición, condición de pago y otros campos parametrizados como modificables. Se entra con doble clic en la posición y hay que grabar.
3. Modificar documento por posición – FB09
- Menú: Finanzas > Gestión Financiera > Libro Mayor > Documento > Modificar posición.
- Un documento se puede ver como resumen (todas las posiciones), solo cabecera o solo una posición. FB09 permite filtrar en la pantalla de selección para habilitar solo las posiciones con ciertas características. Después, la modificación es igual a la anterior.
4. Visualizar modificaciones
- SAP guarda un log de todas las modificaciones con: el campo modificado, los valores nuevo y antiguo, el usuario y la fecha y hora.
- Por documento: en la visualización, menú Entorno > Modificaciones de documento. Se ven los campos modificados; con doble clic en un campo (ej.: Texto) se ven valor antiguo y nuevo; con otro doble clic, usuario, fecha y hora.
- Por reporte: transacción S_ALR_87012293 (Libro Mayor > Sistema de información > Informes para Libro Mayor (nuevo) > Documento > General > Visualizar modificaciones documento). Pantalla de selección con filtros y se ejecuta.
La lección incluye un video demostrativo y ejercitación (repaso y prácticas).
Preguntas de repaso
- ¿Qué tres datos identifican un documento para visualizarlo en FB03?
- ¿Qué datos muestra el reporte de lista de documentos?
- ¿En cuántas monedas puede llevar SAP los libros contables y cuáles son?
- ¿Qué significa que la clave de un layout empiece con “/”?
- ¿Qué campos de cabecera se pueden modificar en un documento contabilizado? ¿Cuáles de posición?
- ¿Qué datos de posición no se pueden modificar nunca?
- ¿Para qué sirve FB09?
- ¿Qué información guarda el log de modificaciones y dónde se consulta?
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Sobre el autor
Publicación académica de Rodrigo Agustin Oviedo, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor SAP FI Nivel Inicial.
SAP Junior
Rodrigo Agustin Oviedo
Profesión: Administrativo - Argentina - Legajo: NV80L
✒️Autor de: 20 Publicaciones Académicas
🎓Cursando Actualmente: Carrera Consultor SAP FI Nivel Inicial
Disponibilidad Laboral: FullTime
Presentación:
Soy rodrigo oviedo. estudio administración, tengo 25 años y vivo en florencio varela. me estoy capacitando para establecerme en el rubro administrativo y llegar a puestos jerarquicos.
Certificación Académica de Rodrigo Oviedo
