CREAR DATOS MAESTROS DE DEUDORES Y ACREEDORES
Datos maestros de Deudores y Acreedores:
Los datos maestros tanto de Deudores como de los Acreedores poseen una estructura que consta de 3 segmentos:
· Datos Generales: comprende información tanto para Acreedores como para Deudores tales como Razón Social o nombre, dirección, datos impositivos, Cuentas bancarias etc. Los datos generales de un dato maestro son válidos para todas las sociedades FI.
· Datos de sociedad: se crea un segmento de sociedad para cada Deudor o Acreedor, los datos almacenados hacen referencia a la relación que tenga el interlocutor comercial con cada sociedad. Aquí podemos encontrar datos como: cuentas asociadas donde se registran las contabilizaciones, datos de tesorería, tipos de retención entre otros.
· Datos Comerciales:
Para Clientes el segmento recibe el nombre de Área de Ventas, corresponde a los datos propios de facturación y expedición que maneja el modulo SD (condiciones de ventas acordados en cada área).
Para Proveedores el segmento de denomina Organización de compras, corresponde a los datos de las condiciones de compras y recepción de mercadería que maneja el modulo MM.
Para generar contabilizaciones en el módulo de finanzas solo se requiere crear los datos maestros de los dos primeros segmentos (General y Sociedad).
Creación de datos maestros:
Al momento de la creación de datos maestros tanto para Acreedores como para deudores encontramos los siguientes datos:
· Número de Deudor /Acreedor: de acuerdo a la configuración del grupo de cuentas se debe completar el código de Deudor / Acreedor en el caso de que posean numeración externa, en el caso de que se cuente con numeración interna este campo se debe dejar vacío y el sistema determinara el número.
· Grupo de Cuentas: se utiliza para para clasificar a los distintos grupos de Deudores / Acreedores (Acreedores nacionales y del Exterior etc.). esta clave de grupo también determina:
- Rango de Numeración: determina si la numeración es Externa (asignada por el usuario, alfanumérica) o interna (la determina el sistema).
- Acreedor / Deudor única vez (CPD): se utiliza cunado un la sociedad tiene relaciones comerciales esporádicamente con un interlocutor de acuerdo a esto se puede crear un dato maestro especial en el cual se registren dichas operaciones. Los datos de una cuenta CPD no contiene datos específicos de un Acreedor o Deudor si no que son datos genéricos.
- Status Campo: determina los campos obligatorios, opcionales o los que deben estar ocultos.
“Estos campos deben ser configurados por un consultor funcional”.
Datos Maestros de Acreedores
Solapa datos generales Dirección: campos más relevantes de esta solapa
· Nombre: nombre o razón social de la empresa
· Concepto de búsqueda: dato importante que corresponde a la sigla, seudónimo etc de la sociedad.
· Dirección: corresponde a los datos de domicilio del Acreedor.
· Comunicación: contiene campos con los distintos medios de comunicación con el Acreedor como teléfono, fax, celular e-mail.
Solapa datos generales-control: contiene datos del proveedor y su vinculación con el dato maestro de deudor.
· Cliente: si un acreedor es al mismo tiempo deudor o cliente. De acuerdo a esto se pueden visualizar Estado de Cuentas Consolidados.
· Nro. Identificación fiscal: se utiliza para guardar el número de identificación fiscal (Nacional).
· Nro. Identificación fiscal 2: guarda un segundo número de identificación fiscal si se tiene.
· Tipo NIF: Identifica una clasificación del NIF 1 (CUIT-documento de identidad – pasaporte)
· Clase de Impuesto: Identifica la clasificación fiscal del acreedor.
Solapa datos generales – Cuenta Bancaria
Contiene datos bancarios de un Acreedor, datos necesarios en el caso de realizar pagos con transferencia bancaria.
· País: país en el cual está radicada la cuenta bancaria
· Clave Banco: Identifica el código otorgado por cada Banco Central a cada uno de los Bancos del País.
· Cuenta Bancaria: Guarda el número de cuenta bancaria del proveedor.
Solapa Datos de Sociedad – Gestión de Cuenta
· Cuenta asociada: determina la cuenta contable que se imputara en el libro Mayor. El dato maestro solo puede tener una cuenta asociada.
· Grupo de Tesorería: código que agrupa a los acreedores con el fin de visualizar sus saldos en los reportes de previsión de liquidez.
· Nro de Cuenta Anterior: se utiliza para guardar el código que posea el Acreedor en otro sistema.
Solapa datos de sociedad – pagos
· Condición de pago: indica los días de pago para cancelar la factura.
· Verif. Factura doble: verifica que un mismo comprobante no se haya registrado más de una vez
· Vías de pago: determina las formas de pago
· Banco Propio: determina con que banco de la sociedad se le pagara al acreedor
DATOS MAESTROS DEUDORES
La creación de los datos maestros de deudores es similar a los de acreedores. Aunque los grupos de cuentas son diferentes la funcionalidad es la misma.
Nota: los datos maestros creados en una sociedad fuente a una sociedad destino tanto de Acreedores como de Deudores se pueden transferir de manera masiva