En SAP, tanto los deudores (clientes) como los acreedores (proveedores) tienen datos maestros estructurados en tres segmentos.
- Datos Generales
- Válidos para todas las sociedades FI.
- Datos principales de los propios deudores o acreedores.
- Incluyen: nombre o razón social, dirección, datos impositivos, cuentas bancarias, medios de contacto, etc.
- Datos de Sociedad
- Son específicos para cada sociedad.
- Datos que hacen referencia a la relación que tiene el interlocutor comercial con cada sociedad.
- Contienen la cuenta asociada (cuenta de reconciliación), condiciones de pago, datos de tesorería, retenciones, etc.
- Datos Comerciales (si se usan con SD o MM)
- Clientes → se denomina Área de Ventas: contiene los datos propios de la facturación y expedición que maneja el módulo de SD.
- Proveedores → se denomina Organización de Compras: contiene los datos propios de las condiciones de compra y recepción de mercadería que maneja el modulo MM.
Para contabilizar en FI, solo se necesitan los primeros dos segmentos: Datos Generales + Datos Sociedad.
Crear un Dato Maestro
Campos comunes importantes:
- Número de Deudor / Acreedor: si el grupo de cuentas tiene numeración externa, lo ingresa el usuarior. Si es interna, el sistema lo asigna automáticamente (se deja en blanco).
- Grupo de Cuentas: clasifica a los interlocutores: ej. acreedores nacionales o del exterior y determina el rango de numeración, el status campo y si se permite usar CPD
Datos maestros de acreedores / proveedores - TRANSACCION FK01
Datos Generales:
Solapa Dirección
- Nombre/Razón social
- Concepto de búsqueda: alias o nombre fantasía con el que se suele conocer para buscarlo fácilmente.
- Dirección
- Medios de comunicación: teléfono, mail, fax, etc.
Solapa Control: contiene los datos impositivos del proveedor
- Cliente: si ese proveedor también es cliente. Aquí se vincula ambos campos maestros.
- N° de Identificación Fiscal: para guardar el numero de identidad fiscal (nacional)
- N° Identificación Fiscal 2: para guardar el número de identidad fiscal (provincial)
- Tipo NIF: clasifica el tipo de ID fiscal (CUIT, DNI, Pasaporte, etc)
- Clase de Impuesto: Inscripto, Exento, Consumidor Final, etc.
Solapa Cuenta Bancaria: datos del proveedor en caso de realizar una transferencia bancaria
- País del banco
- Clave de banco
- Número de cuenta bancaria
Datos de Sociedad:
Solapa Gestión de Cuenta
- Cuenta asociada (reconciliación): se usa para vincular el proveedor con el libro mayor.
- Grupo de Tesorería: código que agrupa a los acreedores a fines de visualizar su saldo en los reportes de liquides
- N° cuenta anterior para relacionarlo con otro sistema o legado
Solapa Pagos
- Condición de pago: plazo y tipo acordado (ej: 30 días).
- Verificación de factura doble: evita duplicaciones.
- Vía de pago: cheque, transferencia, efectivo. (se puede modificar después)
- Banco propio: banco desde el cual se le pagará al acreedor (se puede cambiar).
Los datos de esta solapa son propuestos automáticamente cuando se carga un comprobante, pero se pueden modificar en el momento.
Datos Maestros de Deudores – Transacción FD01
La estructura y lógica es idéntica a la de los acreedores, con diferencias específicas para clientes.
Datos Generales:
Solapa dirección
Solapa datos de control
- Si el deudor también es proveedor, se ingresa su número de acreedor.
- Se ingresan los datos fiscales.
Datos Bancarios
- Cuentas bancarias necesarias en caso de devoluciones o pagos (si aplica).
- Pagador Alternativo Permite que otra persona o empresa pague por este cliente.
Datos de Sociedad:
Gestión de Cuenta
- Cuenta asociada: igual que en acreedores, pero sólo se muestran las cuentas de mayores asociadas a clientes.
Pagos
- Datos de propuesta para cobrarle al cliente que pueden modificarse en la creación de los documentos.