CREAR DATOS MAESTROS DE DEUDORES Y ACREEDORES
Introducción a los datos maestros
Los conceptos que veremos en los datos maestros de deudores y acreedores son muy similares, resaltaremos las principales diferencias.
Poseen una estructura que consta de tres segmentos:
Datos Generales: corresponde a los fatos propios del deudor o acreedor, Razón social o nombre, dirección, datos impositivos, cuentas bancarias, etc. Los datos generales de un maestro son válidos para todas las sociedades FI.
Datos de Sociedad: Se crea un segmento Sociedad para cada deudor o acreedor que sea dado de lata en diferentes sociedades. Estos datos hacen referencia a la relación que tiene el interlocutor comercial con cada sociedad. En los datos dependientes de Sociedad encontraremos la cuenta asociada donde se registrarán las contabilizaciones, los datos de tesorería, tipo de retenciones entre otros.
Datos comerciales: En el caso de clientes, el segmento se denomina Área de Ventas y corresponde a los datos propios de facturación y expedición que maneja el módulo SD, como las condiciones de venta acordadas en cada área.
En el caso de proveedores, el segmento se denomina Organización de compras y corresponde a los datos propios de las condiciones de compras y recepciones de mercadería que maneja el módulo MM.
Tanto el módulo de MM como el de SD tienen su respectiva estructura organizativa.
MM tienen como parte de su estructura las organizaciones de compras, donde una organización de compras subdivide una empresa en función a la necesidades de gestión de compras, esta se encarga del aprovisionamiento de materiales y servicios, negocia las condiciones de compra con los proveedores y es responsable de tales operaciones.
SD se ocupan de las ventas de mercaderías y servicios diferenciándose por diferentes áreas de venta.
un cliente debe ser creado en cada organización de venta para poder ser utilizado en el módulo SD y un acreedor, debe ser creado en cada organización de compras en la cual se vaya a utilizar.
Para poder generar contabilizaciones en el módulo de Finanzas solo es necesario que se creen los datos maestros en los dos primeros segmentos, General y Sociedad.
1- La creación de Datos Maestros
El siguiente tema es común en la pantalla de inicio de creación de un dato maestro de deudor como acreedor.
En ambos casos nos encontraremos con los siguientes datos:
Número de Deudor/Acreedor: de acuerdo con la configuración de cuentas, se deberá completar con el código de Deudor/Acreedor en caso de que posea numeración externa. Si la numeración es interna, se debe dejar el campo vacio para que el sistema determine el número.
Grupo de cuentas: se utiliza para clasificar los distintos grupos de Deudores/Acreedores (Por ejemplo, Acreedores nacionales, Acreedores del exterior, etc.). Esta clave de grupo determina lo siguiente:
Rango de numeración: determina si la numeración es externa (la asigna el usuario y puede ser alfanumérica) o si es interna (la determina el sistema).
Acreedor /Deudor única vez (CPD): Dato maestro para registrar operaciones esporádicas. Los datos de una cuenta CPD son genéricos, no contiene los datos específicos de un acreedor o deudor (ej : registración de FF)
Status Campo: Determina que campos son obligatorios, opcionales o deben estar ocultos.
La configuración de estos campos las realiza un consultor funcional.
2 - Los Datos Maestros de Acreedores
3 segmentos de un dato maestro de proveedor:
Transacción FK01
Una vez ingresados los datos de la pantalla de inicio presionamos Enter o el Ícono verde.
SOLAPA DATOS GENERALES - Dirección
Los campos más relevantes son:
- Nombre: Nombre o Razón Social
- Concepto de Búsqueda: este campo está presente en los matchcode de búsquedas. se puede completar con el nombre de fantasía o una descripción distinta al nombre del acreedor que sea fácil de recordar.
- Dirección: datos del domicilio del acreedor. estos datos se verán en informes, reportes y/o correspondencia.
- Comunicación: contiene los distintos medios de comunicación con el acreedor como teléfono, fax, celular, mail.
SOLAPA DATOS GENERALES - Control
contiene los datos impositivos del proveedor y su vinculación con el dato maestro de deudor en caso de que este dado de alta también como cliente.
- Cliente: si un acreedor es al mismo tiempo deudor o cliente, en este campo se vincularán ambos datos maestros, de esta manera podrán visualizarse estados de cuenta consolidados.
- Nro. de identificación fiscal: nacional
- Nro. de identificación fiscal 2: provincial
- Tipo NIF: clasificación del NIF 1 (CUIT - Documento de identidad - Pasaporte)
- Clase de impuesto: clasificación fiscal del acreedor (Inscripto - Exento - Consumidor final, etc)
SOLAPA DATOS GENERALES - Cuenta Bancaria
Contiene datos bancarios de un acreedor, necesarios en caso de realizar pagos con transferencias bancarias.
- País: en el cual está radicada la cuenta bancaria
- Clave Banco: Código del Banco otorgado por el Banco central.
- Cuenta Bancaria
SOLAPA DATOS GENERALES - Gestión de cuenta
- Cuenta asociada: determina la cuenta en la cual se imputarán en el Libro Mayor o contabilidad principal las operaciones con el acreedor. El dato maestro solo puede tener una cuenta asociada.
- Grupo de tesorería: Código que agrupa a los acreedores a fin de visualizar sus saldos en los reportes de previsión de liquidez.
- Nro. cuenta anterior: se guarda el código que posea el acreedor en otro sistema.
SOLAPA DATOS GENERALES - Pagos
- Condición de pago: Los días acordados para cancelar una factura, al momento de registrar un documento, se toma esta condición.
- Verificación Factura doble: este tilde verifica que no se ingrese el mismo documento mas de una vez. El sistema valida que el tipo y número de comprobante con estén registrados en ese acreedor.
- Vías de pago: determina las formas de pago para ese acreedor, por ejemplo: Cheque, efectivo, transferencia. Estos datos son propuestos y se pueden modificar posteriormente en cada documento.
- Banco Propio: determina con que banco de la sociedad se le pagará al acreedor. Es un dato de propuesta y puede ser modificado al momento de ingresar un comprobante o posteriormente.
Los datos maestros se pueden crear de manera descentralizada, se pueden crear los segmentos en diferentes momentos. El segmento general siempre estará presente en cualquier dato maestro, se puede crear el segmento general y luego ampliar los datos de sociedad o la parte comercial. Mientras no tenga el segmento de sociedad completo, no se podrá contabilizar nada con esos datos maestros. Muchas empresas tiene asignados diferentes sector para completar cada uno de los segmentos.
3 - Los datos Maestros de Deudores
Es similar a la creación de los acreedores, la pantalla de inicio nos solicita los mismos datos: grupo de cuentas, Código de deudor y la sociedad. los grupos de cuentas son diferentes pero la funcionalidad es la misma.
TRANSACCIÓN FD01
SOLAPA DATOS GENERALES - Dirección
Los datos a completar son similares a los de los acreedores, pero en esta transacción cada vista se encuentra en distintas solapas.
SOLAPA DATOS GENERALES - Datos de control
Los campos más importantes de esta solapa son los datos fiscales del deudor, si también es acreedor se ingresa el número de acreedor para general el vinculo entre ambos.
SOLAPA DATOS GENERALES - Datos Bancarios
Los datos de está solapa servirán para realizar pagos en caso de ser necesario.
Pagador alternativo: tanto en acreedores como en deudores tenemos la opción de utilizar un pagador alternativo, es decir alguien distinto de aquel con quien se tiene la deuda.
Para acceder a los datos de sociedad, debemos ir al icono 
y encontraremos las siguientes solapas.
SOLAPA DATOS SOCIEDAD - Gestión de cuenta
El dato más importante de esta solapa, es la cuenta asociada en la cual se imputarán todas las operaciones que se realicen con el deudor. al buscar en el matchcode la cuenta, solo se listaran las creadas como asociadas a deudores.
SOLAPA DATOS SOCIEDAD - Pagos
Los datos que corresponden a esta solapa, son valores de propuesta que se almacenan en el maestro y estarán presentes en las operaciones que se registren en el deudor, son todos modificables al momento de ingresar un documento.
una vez finalizada la carga de datos obligatorios, grabamos los datos.
INFORMACIÓN ADICIONAL:
Se pueden transferir de forma masiva los datos maestros de deudor o acreedor creados en una sociedad a una sociedad destino.
desde la pantalla SAP Easy Access, acceder a: Menú - Sistema - Servicios - Reporting.
completar con alguno de los siguientes programas y ejecutar:
RFBIDE10: Para clientes
RFBIKR10: Para proveedores