1- Expedición
Cuando se crea el documento de entrega es que se inicia el circuito de la expedición para comercial.
Este documento controla, supervisa y asiste los subprocesos para el tratamiento de expediciones como son:
- Picking y confirmación a través de ordenes de transporte (opcional)
- Proceso de embalaje de la mercancía (opcional)
- Planific. y supervisión del transporte, a través del documento de expedición (opcional)
- Contabilización de la salida de mercancías (obligatorio).
El tratamiento de las expediciones permite:
- Crear entregas de salida
- Realizar el picking (mediante la creación de ordenes de transporte)
- Llevar a cabo el embalaje
- Contabilizar las salidas de mercancías
* El documento de entrega se genera como copia de la información del pedido de cliente (materiales y cantidades).
Orden de transporte: Es un documento que copia los datos de la entrega para realizar el movimiento dentro del almacén o picking.
Las modificaciones del stock en relación a valores de cantidades, se efectúa en la contabilización de la salida de mercancías. Los cambios en valor se realizan en las cuentas de balance, en la contabilidad financiera.
2- Diferencia entre transporte y entrega de salida
- La entrega es utilizada para el tratamiento de actividades de expedición o de entrada, que se realizan en el almacén, y en el puesto de expedición. Cada entrega de salida empieza en un puesto de expedición, recorre una ruta y tiene como destino un destinatario de mercancías (estos 3 criterios son campos de cabecera).
- Las funciones de transporte se utilizan cuando el negocio tiene necesidad de cargar varias entregas de salida en un camión y que éste entregue las mercancías a varios destinatarios de mercancías en una misma ruta. Aquí las entregas de salida se agruparán de acuerdo a diversos criterios definidos por el usuario.
Esto genera un documento de agrupación de entregas denominado documento de expedición.
3- El proceso de expedición
a- Pedido de cliente (funciones relevantes para la expedición: Deter. del puesto de expedición, Deter. de la ruta, programación).
b- Puesto de expedición (Control del vencimiento del envío, Creación de la entrega)
c- Almacén (Picking, Embalaje, documento de expedición, Salida de mercancias)
Las actividades de expedición continúan luego de las actividades de ventas.
Se permiten las siguientes funciones:
- Supervisión de programación para los documentos de referencia pronto a envío (pedidos, compras, etc).
- Registración, modificación y tratamiento de entregas de salida
- Supervisión de disponibilidad de mercancías
- Control de la capacidad en el almacén
- Vinculación con el soporte de picking (conexión con sistema de gestión de almacenes).
- Embalaje de la entrega
- Impresión y distribución de documentos de expedición (remitos, etiquetas, otros documentos, etc)
- Gestión de la salida de mercancías
- Control mediante resúmenes o reportes de: Entregas en tratamiento, operaciones todavía no realizadas, posibles cuellos de botella.
* Las entregas que tienen contabilizada la salida de mercancías, comienzan a formar parte del pool de facturación, es decir son relevantes para la facturación.
4- Determinación del centro de entrega de salida
El centro para la entrega de salida es determinado automáticamente en cada posición del pedido.
La forma en que se determina es una codificación de tipo estándar, siguiendo una regla. Si esta combinación no satisface se puede modificar a través de un user exit.
La lógica estándar sigue estos pasos en este orden:
1- Analiza si el registro info para cliente y material contiene un centro propuesto. Si es así es el mas relevante para la determinación del centro.
2- Si no existe el anterior, el sistema determina el centro de entrega a partir del registro del maestro de destinatario de mercancías.
3- Si tampoco existe el anterior, el sistema accede al registro maestro de material y toma el centro correspondiente.
Este último paso es indefectible, pues siempre un material está creado para un centro, de lo contrario perdería sus características de costo, contabilidad, etc.
5- Determinación del puesto de expedición
Al igual que el centro, el puesto de expedición se determina automáticamente para cada posición de pedido.
La determinación depende de 3 criterios suministradas por la posición del documento de ventas:
- Centro suministrador, se determina para cada posición (como se explicó anteriormente)
- Condición de expedición, comprende un campo en la posición del pedido que puede provenir desde la clase de documento de ventas, si no está definida en el maestro del solicitante.
- Grupo de carga, es un campo del maestro de material, que identifica medios auxiliares de carga.
Con las diferentes combinaciones se ingresan a una tabla de configuración del customizing, los diferentes puestos de expedición por defecto u otros, al momento de tratar el pedido.
Una entrega de salida siempre está emitida desde un solo puesto de expedición. Este campo pertenece a la cabecera de la entrega y no es modificable.
Al momento de crear la entrega, con copia de posiciones de un documento de ventas, se proporciona al documento de entrega las posiciones que posean el mismo puesto de expedición. De haber otro puesto de expedición será tratado por otro documento de entrega.
6- Determinación de la ruta
La determinación de la ruta depende de la combinación de las siguientes variables:
- El país y zona de salida del puesto de expedición
- Las condiciones de expedición del pedido (del solicitante)
- El grupo de transporte asignado al maestro de material
- El país y zona de transporte del maestro del destinatario de mercancías.
En la posición se puede sobreescribir manualmente la ruta determinada, mientras que se coloque una alternativa en el customizing.
La ruta también puede definirse a través de otra variable no obligatoria, que es el peso de la entrega de salida. En este caso la ruta se vuelve a determinar tomando en cuenta ese valor.