LA EXPEDICIÓN
El circuito de expedición comienza al crear el documento de entrega, que se genera como copia de la información que hay en el pedido del cliente, como materiales y cantidades. La entrega controla, supervisa y asiste a los subprocesos para el tratamiento de expediciones que dependen de ella, como son
- Picking y confirmación, a través de órdenes de transporte (procesos opcionales)
- Proceso de embalaje de la mercancía (proceso opcional)
- Planificación y supervisión del transporte, a través del documento de expedición (proceso opcional)
- Contabilización de la salida de mercancías
Tratamiento de expediciones
El tratamiento de expediciones permite:
- Crear entregas de slida
- Realizar el picking (mediante órdenes de transporte)*
- Llevar a cabo el embalaje
- Contabilizar la salida de mercancías
* El proceso de picking es opcional; se tiene que configurar si el reparto o la posición de entrega es relevante para picking, ya que ayuda a evitar sorpresas en el proceso de expedición puesto que el responsable confirma las unidades tras verlas físicamente. Sin embargo, en caso de empresas pequeñas, el picking puede entorpecer el negocio.
Orden de transporte
La orden de transporte es un documento que copia los datos desde la entrega para realizar el movimiento dentro del almacén o picking, y por ello resulta esencial para controlar dichos movimientos. El control principal de este documento es analizar desde dónde hacia dónde se mueven las mercancías dentro del almacén.
Contabilización salida de mercancías
Al contabilizar la salida de mercancías, se efectúa la modificación de estoc respecto a las cantidades y los cambios de valor se realizan en contabilidad financiera, en sus respectivas cuentas de balance.
DIFERENCIA ENTRE TRANSPORTE Y ENTREGA DE SALIDA
La entrega se usa para el tratamiento de actividades de expedición o de entrada, que se realizan en el almacén y en el puesto de expedición.
Entrega
Se trata de un documento que empieza en un puesto de expedición, recorre una ruta y tiene como destino con un único destinatario de mercancías. Estos tres criterios son campos de cabecera en la entrega de salida.
Transporte
Parte de uno o varios puestos de expedición, puede contener varias entregas (varios documentos) y puede entregar a varios destinatarios de mercancías. La gestión del transporte se encuentra resumida en la entrega.
Funciones de transporte
Las funciones de transporte se usan cuando es necesario cargar varias entregas de salida en un mismo camión y que éste las entregue a diferentes puestos de expedición o destinatarios de mercancías De este modo, las entregas de salida se agrupan a diversos criterios definidos por el usuario en el documento de expedición.
è Es decir, la entrega gestiona las actividades a realizar en el almacén y puesto de expedición, la orden de transporte gestiona la mercancía dentro del almacén y el documento de transporte o expedición gestiona varias entregas para que la mercancía pueda llegar a diferentes destinatarios de mercancía.
PROCESO DE EXPEDICIÓN
El proceso de expedición es el siguiente:
- Pedido: indica la determinación del puesto de expedición y la ruta, así como la programación de envío (funciones relevantes para la expedición)
- Puesto de expedición: creación de la entrega y control del vencimiento de envío.
- Almacén: se realiza el picking y embalaje, y se emiten los documentos de expedición. Finalmente se contabiliza la salida de mercancías.
Funciones de expedición
Dentro del proceso de expedición, hay las siguientes funciones:
- Supervisión de programación para los documentos prontos a envío (pedidos, compras, etc.)
- Registro, modificación y tratamiento de las entregas de salida.
- Supervisión de la disponibilidad de mercancías.
- Control de capacidad del almacén.
- Vinculación con el soporte de picking (conexión con el sistema de gestión de almacenes).
- Embalaje de la entrega
- Impresión y distribución de documentos de expedición (ej. etiquetas, remitos, etc.)
- Gestión de la salida de mercancías
- Control de entregas en tratamiento (mediante resumen o report)
- Control de operaciones no realizadas todavía (mediante resumen o report)
- Control de posibles cuellos de botella (mediante resumen o report)
Una vez una entrega está con estatus concluido y se ha contabilizado, pasa a ser relevante para facturación y por tanto, entra en el pool de facturación.
DETERMINACIÓN DEL CENTRO DE ENTREGA DE SALIDA
El centro se determina para cada posición del pedido y SAP determina el centro para la entrega de forma automática.
Determinación centro en pedido
La determinación es una codificación estándar que busca determinar el centro siguiendo la siguiente regla jerárquica:
- Registro info cliente-material
- Registro maestro destinatario de mercancías
- Registro maestro del material à infalible, ya que todos los materiales están creados para un centro o perderían las características de costes, contabilidad, etc.
En caso de que esta combinación no satisfaga los requerimientos del cliente, se puede modificar la lógica mediante un user exit.
DETERMINACIÓN DEL PUESTO DE EXPEDICIÓN
En el pedido de ventas
El puesto de expedición se determina para cada posición de pedido de forma automática, aunque puede modificarse dentro de unos límites dentro del pedido.
Determinación puesto expedición
La determinación en este caso depende de tres criterios, que son combinaciones de características que se encuentran en el pedido de ventas:
- Centro suministrador: se encuentra en la posición, ya que se determina para cada posición
- Condición de expedición: se encuentra en el maestro del solicitante o bien en la clase de documento de ventas, si no está especificado en el maestro de clientes
- Grupo de carga: se encuentra en el maestro de materiales e identifica medios auxiliares de carga
Customizing
Las diferentes combinaciones de estos 3 criterios se introducen en una tabla de Customizing, así SAP puede determinar los posibles puestos de expedición por defecto y los que se pueden intercambiar tras tratar el pedido.
En la entrega
En la entrega, el puesto de expedición está en la cabecera y es un campo no modificable. Si en un pedido hay diferentes puestos de expedición, las entregas de salida se partirán y agruparán en función del puesto de expedición.
DETERMINACIÓN DE LA RUTA
La determinación de la ruta es fruto de la combinación que hay en una tabla en Customizing.
Determinación ruta
La asignación de la ruta se realiza por posición y la combinación depende de:
- País y zona de salida del puesto de exposición
- Condiciones de expedición del pedido
- Grupo de transporte asignado a maestro de material
- País y zona de transporte del maestro del destinatario de clientes
- Peso de la entrega de salida. Ojo, es una variable adicional y no obligatoria. En este caso, la ruta se re-determina teniendo en cuenta este valor.
La ruta por defecto se puede sobreescribir en la posición, siempre y cuando se use una que esté parametrizada como alternativa en la tabla de Customizing.
CONFIGURACIÓN DE LAS CARACTERÍSTICAS EN CUSTOMIZING
Determinación del puesto de expedición
Condiciones expedición
Las condiciones de expedición pueden definirse mediante la asignación a la clase de documento de ventas o a través de la incorporación de este dato en el maestro del destinatario de mercancías
Ruta: SPRO > IMG de Referencia SAP > Logistics Execution > Expedición > Bases > Determinación de puestos de expedición/recepción mercancías > Definir condiciones de expedición
Ruta: SPRO > IMG de Referencia SAP > Logistics Execution > Expedición > Bases > Determinación de puestos de expedición/recepción mercancías > Definir condiciones de expedición por clase doc. ventas
Grupos de carga
Hay grupos estándar, pero se pueden crear propios para luego asignarlos al maestro de material:
- 001 Grúa
- 002 BS desde Sevilla
Ruta: SPRO > IMG de Referencia SAP > Logistics Execution > Expedición > Bases > Determinación de puestos de expedición/recepción mercancías > Definir grupos de carga
Asignar puestos de expedición
La asignación de cada puesto de expedición queda sujeta a
- Condición de expedición
- Grupo de carga
- Centro suministrador
Se parametrizan los puestos de expedición por defecto y los alternativos que puede elegir el usuario de forma manual durante el tratamiento del pedido.
Ruta: SPRO > IMG de Referencia SAP > Logistics Execution > Expedición > Bases > Determinación de puestos de expedición/recepción mercancías > Asignar puestos de expedición
Determinación de la ruta
Zonas de transporte
Se define la zona de transporte que se quiere crear para cada código de país. Esta zona se asignará al puesto de expedición y al maestro del destinatario de mercancías.
Ruta: SPRO > IMG de Referencia SAP > Logistics Execution > Expedición > Bases > Rutas > Determinación de ruta > Definir zonas de transporte
Asignar ruta al puesto de expedición
A cada puesto de expedición se le puede asignar un país y una sola zona de transporte
Ruta: SPRO > IMG de Referencia SAP > Logistics Execution > Expedición > Bases > Rutas > Determinación de ruta > Actualizar país y zona transporte para puesto expedición
Grupos de transporte
Podemos crear propios o editar los existentes. Este valor será incluido en el maestro de material.
Ruta: SPRO > IMG de Referencia SAP > Logistics Execution > Expedición > Bases > Rutas > Determinación de ruta > Definir grupos de transporte
Actualizar la determinación de la ruta
Se actualiza/define la ruta para la combinación de país+zona de transporte de salida del puesto de expedición y país+zona de transporte de la entrega. Hay 2 carpetas para definir la determinación de ruta: teniendo en cuenta el peso de la entrega o sin tenerlo en cuenta. Dentro de ellas, seleccionamos la condición de expedición y grupo de transporte.
Ruta: SPRO > IMG de Referencia SAP > Logistics Execution > Expedición > Bases > Rutas > Determinación de ruta > Actualizar la determinación de la ruta