METODOLOGIA ASAP
ASAP = Accelerated SAP fue diseñado por SAP para ayudar a sus clientes a realizar una implementación de un proyecto SAP rápida y exitoso, permitiendo a las compañías potenciar la fuerza de las características "aceleradas" y las herramientas ya incluidas en las Soluciones SAP.
· Permite una implementación rápida y exitosa.
· Es una metodología por fases, orientada a procesos.
· Contiene modelos y herramientas para la implementación (incluye cuestionarios y listas de control que con técnicas y aceleradores)
· Minimiza los riesgos.
Composición de la Metodología ASAP
Está compuesta con una metodología Roadmap, que posee un conjunto de poderosas herramientas y una base de datos de conocimiento, que garantizan el éxito de la implementación.
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Fases
I. Preparación del proyecto / II. Business Blueprint (Plano de Negocio) / III. Realización / IV. Preparación final / V. Puesta en producción y soporte
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Herramientas de ASAP
Facilidades para la gerencia de proyectos.
Cuestionarios para ayudar con la definición de requerimientos de los diversos procesos.
Lista de verificación de cumplimiento de las actividades por fase.
Entre otros documentos denominados aceleradores.
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Aceleradores
Los aceleradores son puntos de partida en la creación de: presentaciones, documentos de descripción de procesos, planificación detallada de actividades, aprobación de casos y otra gran cantidad de tareas, que ayudan a la implementación del ERP, no significa que deban usarlo al pie de la letra. Documentos, formularios, archivos: MS Project, MS Word, MS Excel, Ms PowerPoint.
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Fases y entregables de la Metodología ASAP
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Preparación del proyecto
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Gestión de programas y protección de riesgos
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Gestión de cambios organizativos y formación
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Toma de requisitos de procesos , diseño, configuración y testeo
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Gestión de contenidos e interfaz de usuario
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Desarrollos
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Seguridad, roles de trabajo y autorizaciones del sistema
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Gestión del ciclo de vida de datos
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Gestión de la solución técnica
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Salvaguarda SAP
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Business Blueprint
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Realización
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Preparación final
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Puesta en producción y soporte
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Fase 1: Preparación del proyecto
- El equipo de proyecto se entrenará en los fundamentos de SAP ERP y en el mapa de los procedimientos de ASAP.
- Complementará el plan de proyecto de alto nivel.
- Revisará el esquema de hardware necesario.
El proyecto inicia oficialmente con una reunión de lanzamiento, en el cual se debe destacar la importancia del mismo con los objetivos futuros de la compañía.
Fase 2: Planes de negocio (Business Blueprint)
El objetivo es entender las metas del cliente y determinar los procesos de negocio necesarios para cumplir las mismas.
En una reunión de Revisión Ejecutiva se discutirán:
- Las metas del grupo.
- La estructura organizacional.
- Los procesos de negocio de alto nivel.
En las reuniones de los procesos de negocio se discuten requerimientos más detallados de los procesos de negocio.
Ambas reuniones serán conducidas por los consultores que realizan la implementación.
Plano del estado futuro
Se prepara para verificar que se entendieron apropiadamente los requerimientos del grupo y que se incluyó a todos los involucrados del proyecto. Este plano es presentado a sus ejecutivos para la aprobación del mismo. Se presentan en forma escrita y de diagrama:
- Diagrama de la estructura de la empresa.
- Primer borrador de la definición de los procesos de negocio que se utilizará en su compañía.
Fase 3: Realización
Tanto el equipo de proyecto de la empresa y los consultores que están a cargo de la implementación se separarán para terminar las actividades asignadas.
El equipo de proyecto de la empresa:
Asistirá al entrenamiento de SAP de nivel 2 y 3. Durante el entrenamiento nivel 2, el equipo se hará más competente y comenzará a modelar el sistema SAP ERP con base a los requerimientos del caso de la compañía. Con el entrenamiento nivel 3, el equipo adquiere conocimientos en tópicos más detallados alrededor de los procesos de negocio.
Los consultores:
Configurarán los procesos de negocio definidos en los planos aprobados. El sistema configurado reflejará la organización del cliente y los catálogos maestros. Además deberá soportar un flujo totalmente integrado de los procesos del sistema.
Retroalimentación y confirmación de los planos aprobados
El equipo de proyecto y usuarios claves debe revisar cada uno de los procesos de negocio de los planos aprobados.
Proceso de negocio medular
Son las tareas troncales y principales de la compañía, sin el correcto funcionamiento de ellas en el ERP ninguna otra actividad se podría llevar a cabo. La configuración de cada uno de estos procesos es dividida en ciclos de flujos de procesos de negocio relacionados. Junto a estos flujos, se lleva acabo el desarrollo de reportes, procedimientos de usuarios, escenarios de prueba y perfiles de seguridad.
Ciclos de flujos de procesos de negocio
Durante los ciclos, el equipo de proyecto del cliente estará trabajando estrechamente con los consultores que están a cargo de la implementación para definir los escenarios especificados de negocio y las condiciones de excepción. El equipo de proyecto del cliente completará el entrenamiento detallado nivel 3 durante los ciclos.
Como una actividad paralela, son desarrollados y probados los programas de interfase y conversión, así como los reportes especiales.
Fase 4: Preparación final
Objetivos:
- Terminar las pruebas finales del sistema: probar procedimientos, programas de conversión, reportes especiales para fines legales y fiscales, probar la interfase de sistemas actuales, pruebas de volumen y estrés, pruebas de aceptación de usuario final.
- Entrenar a usuarios finales: método entrenar al entrenador (entrenar a usuarios claves).
- Llevar los datos y el sistema a un ambiente productivo: crear una estrategia para la puesta en marcha.
- Aprobar el sistema y asegurar que el cliente esté listo para la puesta en marcha.
Fase 5: Arranque productivo y soporte
Objetivo después de la puesta en marcha:
- Revisar y afinar el sistema para asegurar que el entorno del negocio esté completamente soportado.
- Entrevistar informalmente a los usuarios para ver que sus necesidades hayan sido satisfechas.
- Medir los beneficios que brinda el nuevo sistema de negocio.