✒️SAP SD / La metodología ASAP Por Damaris Cruz
La metodología ASAP
La metodología ASAP
1| ¿Qué es?
La metodología de implementación Accelerated SAP (ASAP) fue diseñada por SAP para ayudar a sus clientes a realizar una implementación rápida y exitosa minimizando los riesgos.
Es por fases, orientada a procesos y es el paraguas de herramientas SAP (agrupa, organiza y coordina todos los recursos, plantillas, utilidades y aplicaciones desarrolladas por SAP bajo una estructura unificada para la gestión de proyectos)
ASAP sigue un enfoque paso a paso disciplinado, apoyando a los equipos de proyecto con modelos, herramientas, cuestionarios y listas de control que incluyen técnicas y aceleradores.
2| La composición de la metodología ASAP
Esta compuesta por una guía secuencial (Roadmap), que posee un conjunto de herramientas y una base de datos de conocimiento que garantizan el éxito de una implementación
Herramientas: incluyen facilidades para la Gerencia del Proyecto, cuestionarios para ayudar a definir los requerimientos de los diversos procesos, listas de verificación de cumplimiento de las actividades por fase y otros documentos preconfigurados denominados Aceleradores como archivos Microsoft Project, Word, Excel y Power Point.
Estos aceleradores (documentos, formularios y archivos) existen para contar con una base de partida, puesto que ya han sido probados y utilizados en otros proyectos exitosos.
3| Las fases y entregables de la Metodología ASAP
Estas son:
1.Preparación del proyecto
El equipo del proyecto se entrenará en los fundamentos de SAP ERP y en el mapa de procedimientos de ASAP, se complementará el plan del proyecto de alto nivel y se revisará el esquema de hardware necesario.
El objetivo es asegurar que el equipo, el plan y los equipos técnicos estén listos para arrancar sin sorpresas.
El proyecto se iniciará con una reunión de lanzamiento (consultores + miembros clave de la empresa)
2.Planos del Negocio (Business Blueprint)
El propósito de esta fase es entender las metas del cliente y determinar los procesos de negocio necesarios para cumplir las mismas.
Se discutirán las metas del grupo, la estructura organizacional y los procesos de negocio de alto nivel en una reunión de Revisión Ejecutiva.
Los detalles técnicos serán discutidos en reuniones de trabajo de cada uno de los procesos.
Para verificar que se entendieron los requerimientos del grupo y que se incluyó a todos los involucrados en el proyecto, se preparará un Plano del estado futuro y será presentado a sus ejecutivos para la aprobación de este.
Este Plano (escrito y digramado), consiste en un diagrama de la estructura de la empresa, un primer borrador de la definición de los procesos de negocio que se utilizará en su compañía
De esta manera, queda determinado el alcance del Proyecto
Diseño de Blueprint y diseño funcional: no es necesario que el blueprint detalle a profundidad la solución a implementar, pasos de configuración ni detalles técnicos de programación), debe contener el proceso en su totalidad.
3.Realización
El equipo de proyecto de la empresa y los consultores se separan para terminar las actividades asignadas.
El equipo de proyecto asistirá a los entrenamientos de SAP de nivel 2 y 3. El entrenamiento de SAP se organiza alrededor de los procesos de negocio.
Entrenamiento de nivel 2: el equipo de proyecto comenzará a modelar el sistema SAP ERP con base a los requerimientos del caso de la compañía. A su vez, les dará un entendimiento de las herramientas y ayudas de referencia del sistema.
Entrenamiento de nivel 3: se adquieren conocimientos en tópicos detallados dentro de los procesos de negocio.
Por otro lado, los consultores, configurarán los procesos de negocio definidos en los planos aprobados.
El sistema configurado reflejará la organización del cliente y los catálogos maestros (códigos de clientes, deudores, bancos, interlocutores, etc.). Deberá soportar un flujo totalmente integrado de los procesos del sistema.
Será necesaria la retroalimentación con usuarios de cada proceso.
Proceso de negocio medular: tareas que funcionan como pilar de la compañía que, sin su correcto funcionamiento, ninguna otra actividad se podría llevar a cabo
La configuración de estos procesos será dividida en interacciones o ciclos de flujos de procesos de negocios relacionados.
Los flujos de procesos de negocios son configurados junto al desarrollo de reportes, procedimientos de usuarios, escenarios de prueba y perfiles de seguridad.
Los ciclos funcionan como indicadores, pero también proveen puntos clave para probar y simular partes específicas del proceso global de negocios. Este enfoque proporciona retroalimentación inmediata.
En estos ciclos se definen los escenarios especificados de negocios y las condiciones de excepción.
En paralelo, se desarrollan y prueban los programas de interfase y conversión, así como los reportes especiales.
4. Preparación Final
El objetivo es terminar las pruebas finales del sistema, entrenar a los usuarios finales y llevar a los datos y el sistema a un ambiente productivo.
Estas pruebas finales al sistema consisten en probar los procedimientos, programas de conversión y reportes especiales para fines legales y fiscales, probar los programas de interfase a los sistemas actuales, llevar a cabo las pruebas de volumen y estrés, así como las pruebas de aceptación del usuario final.
Para entrenar a los usuarios finales, el equipo de proyecto entrenará usuarios claves a través de un método de entrenar al entrenador. Este método ayudará a ganar la aceptación de los usuarios finales, así como la construcción de una base de conocimiento para soporte propio.
Otro propósito de esta fase es crear una estrategia de Puesta en Marcha. Se identifica la estrategia de conversión de datos, procedimientos iniciales de auditoría y una estructura de soporte al equipo del proyecto.
El último paso es aprobar el sistema y asegurar que el cliente esté listo para la puesta en marcha.
5.Arranque Productivo y Soporte
Inmediatamente, el sistema debe ser revisado y afinado para asegurar que el entorno del negocio está completamente soportado.
No solamente hay que verificar la precisión de las transacciones sino también, entrevistar a los usuarios para verificar que las necesidades hayan sido satisfechas.
El último paso es la medición de los beneficios que brinda el nuevo sistema de negocio.
4| Resumen
- Conocer la metodología ASAP
- Uso de los aceleradores como herramientas útiles para la implementación
- Fases de la metodología
- Actividades importantes que se deben relevar en un proyecto de implementación
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Sobre el autor
Publicación académica de Damaris Camila Cruz, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor SAP SD Nivel Avanzado.
SAP Training
Damaris Camila Cruz
Profesión: Ingeniera Industrial - Argentina - Legajo: GQ10E
✒️Autor de: 4 Publicaciones Académicas
🎓Cursando Actualmente: Carrera Consultor SAP SD Nivel Avanzado
Disponibilidad Laboral: FullTime
Presentación:
Ingeniera industrial con 5 años de experiencia utilizando los módulos operativos de sd, mm y fi. actualmente en formación para adquirir mayor visión técnica
Certificación Académica de Damaris Cruz
