✒️SAP SD / La metodología ASAP Por Ana Sanchez Rodriguez

1 | ¿ Qué es la Metodología ASAP ?

La metodología de implementación Accelerated SAP (ASAP) fue diseñada por SAP para ayudar a sus clientes a realizar una implementación rápida y exitosa.

Es una metodología por fases, orientada procesos y es el paraguas de herramientas SAP. Diseñada para optimizar los proyectos de implementación y minimizar los riesgos.

· Permite una implementación rápida y exitosa.

· Comprende fases.

· Contiene modelos y herramientas para la implementación.

· Minimiza los riesgos.

ASAP sigue un enfoque paso a paso disciplinado, apoyando a los equipos de proyecto con modelos, herramientas, cuestionarios y listas de control que incluyen técnicas y acelaradores. Accelerated SAP permite a las compañías potenciar la fuerza de las características "aceleradas" y las herramientas ya incluidas en las Soluciones SAP.

2 | Composición de la Metodología ASAP

La Metodología de implementación ASAP es uno de los puntos clave de cualquier proyecto de instauración de los productos de SAP para lograr maximizar los tiempos, la calidad y la eficiencia del proceso de implementación.

ASAP está compuesta por una Metodología (Roadmap), que posee un conjunto de poderosas Herramientas y una Base de Datos de Conocimiento, que garantizan el éxito de la implementación.

Las Herramientas, incluyen facilidades para la Gerencia del Proyecto, cuestionarios para ayudar a definir los requerimientos de los diversos procesos, listas de verificación de cumplimiento de las actividades por fase y muchos otros documentos preconfigurados denominados Aceleradores, como ser archivos Microsoft Project, Microsoft Word, Microsoft Excel y Microsoft PowerPoint.

Estos aceleradores (documentos, formularios y archivos) ASAP los pone a disposición del equipo de implementación, para contar con una base de partida, en la creación de presentaciones, documentos de descripción de procesos, planificación detallada de actividades, aprobación de casos y otra gran cantidad de tareas, minimizando la necesidad de crear estos documentos desde cero, puesto que ya han sido probados y utilizados en otros proyectos exitosos.

Los acelerados son puntos de partida que ayudan a la implementación del ERP, no significan que se deban utilizar al pie de la letra. Hay negocios particulares que se deben seguir pasos que SAP provee en las soluciones a medida.

3 | Fases y entregables de la Metodología ASAP

La Metodología ASAP contempla las siguientes fases y entregables:

Fases y entregables de la Metodología ASAP

• Preparación del Proyecto:

Durante esta fase, el equipo del proyecto se entrenará en los fundamentos de SAP ERP y en el mapa de procedimientos de ASAP, se complementará el plan del proyecto de alto nivel y se revisará el esquema de hardware necesario.

El proyecto se iniciará oficialmente con una reunión de lanzamiento. Esta reunión no es exclusiva del equipo de proyecto y los consultores que participan en la implementación, sino para otros miembros clave de la empresa. Este arranque preparará un escenario propicio para el proyecto destacando la importancia de éste con los objetivos futuros de la compañía.

• Planos del Negocio (Business Blueprint):

El propósito de la fase de Planos de Negocio Business Blueprint es entender las metas del cliente y determinar los procesos de negocio necesarios para cumplir las mismas. En una reunión de Revisión Ejecutiva, se discutirán las metas del grupo, la estructura organizacional y los procesos de negocio de alto nivel.

Otros requerimientos más detallados serán discutidos durante reuniones de trabajo de revisión de cada uno de los procesos de negocio.

Las reuniones de Revisión Ejecutiva y de los procesos de negocio serán conducidas por los consultores que realizan la implementación.

Para verificar que se entendieron apropiadamente los requerimientos del grupo y que se incluyó a todos los involucrados en el proyecto, se preparará un Plano del estado futuro y será presentado a sus ejecutivos para la aprobación de este.

Este Plano consistirá en un diagrama de la estructura de la empresa, además del primer borrador de la definición de los procesos de negocio que se utilizará en su compañía; los dos se presentarán en forma escrita y de diagrama. Con la elaboración de los Planos se finalizará el alcance detallado del Proyecto.

• Realización:

Durante esta fase, el equipo del proyecto de su empresa y los consultores que están a cargo de la implementación se separarán para terminar las actividades asignadas. El equipo del proyecto asistirá al entrenamiento de SAP de nivel 2 y 3. El Entrenamiento de SAP se ha organizado alrededor de los procesos de negocio.

Durante el entrenamiento de nivel 2: el equipo del proyecto se hará más competente, y comenzará a modelar al sistema SAP ERP con base en los requerimientos del caso de la compañía. El entrenamiento, también, proporcionará un entendimiento de las herramientas y ayudas de referencia del sistema; de igual manera, se realizará la integración de sus componentes.

El entrenamiento de nivel 3 ayudará al equipo del proyecto a adquirir conocimientos en tópicos detallados dentro de los procesos de negocio.

Mientras que el equipo del proyecto está en entrenamiento, los consultores a cargo de la implementación configurarán los procesos de negocio definidos en los planos aprobados. El sistema configurado reflejará la organización del cliente y los catálogos maestros; y deberá soportar un flujo totalmente integrado de los procesos del sistema.

Una revisión de los procesos de negocio de su empresa con el equipo del proyecto y con otros usuarios clave de cada uno de los procesos de negocio permitirá la retroalimentación y confirmación de los planos aprobados.

Un sistema que refleje catálogos maestros y la organización de su empresa proporcionará un beneficio adicional al equipo del proyecto en el refuerzo del entrenamiento tomado.

• Proceso de negocio medular: Son las tareas troncales y principales de la compañía u organización sin el correcto funcionamiento de ellas en el ERP ninguna otra actividad se podría llevar a cabo.

La configuración de cada proceso de negocio medular será dividida en interacciones o ciclos de flujos de procesos de negocios relacionados. Los flujos de procesos de negocios son configurados conjuntamente con el desarrollo de reportes, procedimientos de usuarios, escenarios de prueba y perfiles de seguridad.

Los ciclos no sólo proporcionan indicadores para el equipo del proyecto, sino que también proveen puntos claves para probar y simular partes específicas del proceso global de negocios. Este enfoque proporciona retroalimentación inmediata, así como el involucramiento de toda la organización a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

Durante los ciclos, el equipo del proyecto del cliente estará trabajando estrechamente con los consultores que están a cargo de la implementación para definir los escenarios especificados de negocios y las condiciones de excepción. Este enfoque cuenta con la máxima transferencia de conocimientos permitiendo al equipo de trabajo repetir la configuración de los procesos medulares del negocio mientras pone a punto el sistema para tomar en cuenta procesos comunes de negocios. El equipo del proyecto del cliente completará el entrenamiento detallado de Nivel 3 durante los ciclos.

Como una actividad paralela, son desarrollados y probados los programas de interfase y conversión, así como los reportes especiales.

• Preparación Final:

El propósito básico de la fase de Preparación Final es terminar las pruebas finales del sistema, entrenar a los usuarios finales y llevar a los datos y el sistema a un ambiente productivo.

Las pruebas finales al sistema consisten en probar los procedimientos, programas de conversión y reportes especiales para fines legales y fiscales, probar los programas de interfase a los sistemas actuales, llevar a cabo las pruebas de volumen y estrés, así como las pruebas de aceptación del usuario final.

Para entrenar a los usuarios finales, el equipo de proyecto entrenará usuarios clave utilizando un método de entrenar al entrenador. Este método ayudará a ganar la aceptación de los usuarios finales, así como la construcción de una base de conocimiento para soporte propio e los reportes en línea y futuras mejoras al sistema

Otro propósito de esta fase es crear una estrategia para la Puesta en Marcha. Este plan específicamente identifica la estrategia de conversión de datos, procedimientos iniciales de auditoría y una estructura de soporte al equipo del proyecto

El último paso en esta fase es aprobar el sistema y asegurar que el cliente esté listo para la puesta en marcha del Sistema SAP ERP

• Arranque Productivo y Soporte:

Inmediatamente después de la puesta en marcha, el sistema deberá ser revisado y afinado para asegurar que el entorno del negocio está completamente soportado. Este proceso involucra no solamente el verificar la precisión de las transacciones del negocio, sino también, entrevistar informalmente a los usuarios para verificar que sus necesidades hayan sido satisfechas.

El último paso en el proceso involucra la medición de los beneficios que brinda el nuevo sistema de negocio.