✒️SAP SD / La metodología ASAP Por Guillermo Giraldo Arias

1. QUE ES LA METODOLOGIA ASAP?

Accelerated SAP (ASAP)- Fue diseñada para ayudar a sus clientes a realizar una implementación rápida, exitosa y para minimizar riesgos. Es una metodología por fases, orientada a procesos y es el paraguas de herramientas SAP.

• Permite una implementación rápida y exitosa
• Comprende fases
• Contiene modelos y herramientas para la implementación
• Minimiza riesgos

Sigue un enfoque paso a paso disciplinado, apoyando a los equipos de proyecto con modelos, herramientas, cuestionarios y listas de control que incluyen técnicas y aceleradores. Maximiza los tiempos, calidad, y eficiencia de la implementación.

2. COMPOSICIÓN DE LA METODOLOGÍA ASAP.

Está compuesta por una Metodología (Roadmap), que posee un conjunto de poderosas Herramientas y una Base de Datos de Conocimiento, que garantizan el éxito de la implementación.

Herramientas:

Facilitan la Gerencia de Proyecto.

• Cuestionarios: Ayuda a definir los requerimientos de los diversos procesos
• Listas de verificación: verifica el cumplimento de las actividades por fase
• Aceleradores: Son documentos pre configurados como archivos, Microsoft Project, Microsoft Word, Microsoft Excel y Microsoft PowerPoint

Estos aceleradores (documentos, formularios y archivos) ASAP los pone a disposición del equipo de implementación, para contar con una base de partida, en la creación de presentaciones, documentos de descripción de procesos, planificación detallada de actividades, aprobación de casos y otras tareas, minimizando la necesidad de crear estos documentos desde cero puesto que ya han sido utilizados en otros proyectos exitosos.

Los aceleradores son puntos de partida que ayudan a la implementación del ERP, no significan que se deban utilizar al pie de la letra.

3. FASES Y ENTREGABLES DE LA METODOLOGÍA ASAP

La metodología ASAP contempla las siguientes fases:

• Fase I: Preparación del proyecto: El equipo del proyecto se entrenara en los fundamentos de SAP ERP y el mapa de procedimientos de ASAP, se complementara el plan de proyecto de alto nivel y se revisara el esquema de hardware necesario. El proyecto iniciara oficialmente con una reunión de lanzamiento, donde generalmente participan miembros clave de la empresa.
• Fase II: Planos del Negocio (Business Blueprint): Es una reunión de Revisión Ejecutiva, se discutirán las metas del grupo, la estructura organizacional y los procesos de negocio de alto nivel. Estas reuniones de negocio serán conducidas por los consultores que realizan la implementación. Para verificar que se entendieron apropiadamente los requerimientos del grupo y se incluyó a todos los involucrados en el proyecto, se preparara un Plano del estado futuro y será presentado a sus ejecutivos para la aprobación del mismo. Este plano consistirá de un diagrama de la estructura de la empresa, además del primer borrador de la definición de los procesos de negocio que se utilizara en su compañía; los dos se presentaran en forma escrita y de diagrama. Con la elaboración de los planos se finalizará e; a;cance detallado del proyecto.
• Fase III: Realización: El equipo de proyecto de la empresa y los consultores que están a cargo de la implementación se separan para terminar las actividades asignadas. El equipo del proyecto asistirá al entrenamiento de SAP de nivel 2 y 3. El entrenamiento estará organizado alrededor de los procesos de negocios.

* Entrenamiento nivel 2: El equipo del proyecto se hará más competente, y comenzara a modelar al sistema SAP ERP con base en los requerimientos de caso de la compañía. Esto Proporcionará un entendimiento de las herramientas y ayudas de referencia del sistema; de igual manera, realizara la integración de sus componentes.

* Entrenamiento nivel 3: Ayudara al equipo del proyecto a adquirir conocimientos en tópicos detallados dentro de los procesos de negocio.

Mientras que el equipo de proyecto está en entrenamiento, los consultores a cargo de la implementación configuraran los procesos de negocio definidos en los planos aprobados. El sistema configurado reflejara la organización del cliente y los catálogos maestros, soportando un flujo totalmente integrado de los procesos del sistema.

(Proceso de negocio medular: Son las tareas troncales y principales de la compañía u organización. Sin el correcto funcionamiento de ellas en el ERP ninguna otra actividad se podría llevar a cabo)

La configuración de cada proceso de negocio medular será dividida en iteraciones o ciclos de flujos de procesos de negocios relacionados. Los flujos de negocios son configurados conjuntamente con el desarrollo de reportes, procedimientos de usuarios, escenarios de prueba y perfiles de seguridad.

Los ciclos no solo proporcionan indicadores para el equipo del proyecto, sino que también proveen puntos claves para probar y simular partes específicas del proceso global de negocios. Este enfoque proporciona retroalimentación inmediata.

Durante los ciclos, el equipo del proyecto del cliente estar trabajando estrechamente con los consultores que están a cargo de la implementación para definir los escenarios especificados de negocios y las condiciones de excepción. El equipo del proyecto del cliente completara el entrenamiento detallado de Nivel 3 durante los ciclos.

Como una actividad paralela son desarrollados y probados los programas de interface y conversión, así como los reportes especiales.

• Fase IV: Preparación Final: El objetivo es terminar las pruebas finales del sistema, entrenar a los usuarios finales y llevar los datos y el sistema a un ambiente productivo. Las pruebas finales consisten en probar los procedimientos, programas de conversión y reportes especiales para fines legales y fiscales, probar los programas de interface a los sistemas actuales, llevar a cabo las pruebas de volumen y estrés, así como las pruebas de aceptación del usuario final.

Para entrenar a los usuarios finales, el equipo de proyectos entrenara usuarios clave utilizando un método de entrenar al entrenador. Este método ayudara a ganar la aceptación de los usuarios finales. Este metodo llevara a la aceptación y construcción de una base de de conocimiento propio en los reportes en línea y futuras mejoras al sistema.

El último paso en esta fase es aprobar el sistema y asegurar que el cliente esté listo para la puesta en marcha del Sistema SAP ERP.

• Fase V: Arranque Productivo y Soporte: Inmediatamente después de la puesta en marcha, el sistema deberá ser revisado y afinado para asegurar que el entorno del negocio está completamente soportado. Este proceso involucra no solamente el verificar la precisión de las transacciones del negocio, sino también, entrevistar informalmente a los usuarios para verificar que sus necesidades hayan sido satisfechas.

El último paso involucra la medición de los beneficios que brinda el nuevo sistema de negocio.