✒️SAP SD / La metodología ASAP Por Adriana Araujo

La metodologìa de ASAP

1) ¿ QUÈ ES LA METODOLOGÌA ASAP ?

La metodologìa de implementaciòn Accelerated SAP (ASAP) fue diseñada por SAP para ayudar a sus clientes a realizar una implementaciòn ràpida y exitosa.

Es una metodologìa por fases, orientada a procesos y es el paraguas de herramientas de SAP, diseñada para optimizar los proyectos de implementaciòn y minimizar los riesgos.

* Permite una implementaciòn ràpida y exitosa.

* Comprende fases .

* Contiene modelos y herramientas para la implementaciòn.

* Minimiza los riesgos .

ASAP sigue un enfoque paso a paso disciplinado, apoyando a los equipos de proyecto con modelos, herramientas, cuestionarios y listas de control que incluyen tècnicas y aceleradores. Accelerated SAP permite a las compañìas potenciar la fuerza de las caracterìsticas "aceleradas" y las herramientas ya incluidas en las Soluciones SAP.

2) LA COMPOSICIÒN DE LA METODOLOGÌA ASAP

La Metodologìa de implentaciòn ASAP es uno de los puntos clave de cualquier proyecto de instauraciòn de los productos de SAP para lograr maximizar los tiempos, la calidad y la eficacia del proceso de implementaciòn.

ASAP està compuesto por una Metodologìa (Roadmap), que posee un conjunto de poderosas Herramientas y una Base de Datos de Conocimiento, que garantizan el èxito de la implementaciòn. Estas Herramientas, facilitan la Gerencia del Proyecto, cuestionarios para ayudar a definir los requisitos de los diversos procesos, listas de verificaciòn de cumplimiento de las actividades por fase y muchos otros documentos preconfigurados denominados Aceleradores, como ser archivos Microsoft word, Microsoft Excel y Microsoft PowerPoint. Estos aceleradores ( documentos, formularios y archivos ) ASAP los pone a disposiciòn del equipo de implementaciòn, para contar con una base de partida, en la creaciòn de presentaciones, documentos de descripciòn de procesos, planificaciòn detallada de actividades, aprobaciòn de casos y otra gran cantidad de tareas, minimizando la necesidad de crear estos documentos desde cero, puesto que ya han sido probados y utilizados en otros proyectos exitosos.

LOS ACELERADORES SON PUNTOS DE PARTIDA QUE AYUDAN A LA IMPLEMENTACIÒN DEL ERP, NO SIGNIFICA QUE SE DEBAN UTILIZAR AL PIE DE LA LETRA ; HAY NEGOCIOS PARTICULARES QUE SE DEBEN SEGUIR PASOS QUE SAP PROVEE EN LAS SOLUCIONES A MEDIDA.

3) LAS FASES Y ENTREGABLES DE LA METODOLOGÌA ASAP

La Metodologìa ASAP contempla las siguientes fases y entregables :

> Preparaciòn del Proyecto : Durante esta fase, el equipo del proyecto se entrenarà en los fundamentos de SAP ERP Y en el mapa de procedimientos de ASAP, se complementarà el plan del proyecto de alto nivel y se revisarà el esquema de hardware necesario.

El proyecto se iniciarà oficialmente con una reuniòn de lanzamiento.esta reuniòn no es exclusiva del equipo de proyecto y los consultores que participan en su implementaciòn, sino para otros miembros claves de la empresa. Este arranque prepararà un escenario propicio para el proyecto destacando la importancia de èste con los objetivos futuros de la compañìa.

> Planos del Negocio (Business Blueprint ) : El propòsito de la fase de Planos de Negocios Business Blueprint es entender las metas del cliente y determinar los procesos de negocio necesarios para cumplir las mismas. En una reuniòn de Revisiòn Ejecutiva, se discutiràn las metas del grupo, la estructura organizacional y los procesos de negocio de alto nivel.

NOTA : Un buen diseño de Blueprint detallado y preciso genera una perfecta arquitectura del proyecto evitando problemas a futuro.

Las reuniones de Revisiòn Ejecutiva y de los procesos de negocio seràn conducidas por los consultores que realizan la implementaciòn.

Para verificar que se entendieron apropiadamente los requerimientos del grupo y que se incluyò a todos los involucrados en el proyecto, se prepararà un Plano del estado futuro y serà presentado a sus ejecutivos para la aprobaciòn del mismo.

Este plano consistirà en un diagrama de la estructura de la empresa, ademàs del primer borrador de la definiciòn de los procesos de negocio que se utilizarà en su compañìa ; los dos se presentaràn en forma escrita y de diagrama. Con la elaboraciòn de los Planos se finalizarà el alcance detallado del Proyecto.

> Realizaciòn : Durante esta fase, el equipo del proyecto de su empresa y los consultores que estàn a cargo de la implementaciòn se separaràn para terminar las actividades asignadas. El equipo del proyecto asistirà al entrenamiento de SAP de nivel 2 y 3 . El entrenamiento de SAP se ha organizado alrededor de los procesos de negocio .

Durante el entrenamiento de nivel 2 : el equipo del proyecto se harà màs competente, y comenzarà a modelar al sistema SAP ERP con base en los requerimientos del caso de la compañìa. El entrenamiento tambièn, proporcionarà un entendimiento de las herramientas y ayudas de referencia del sistema; de igual manera, se realizarà la integraciòn de sus componentes.

El entrenamiento de nivel 3 ayudarà al equipo del proyecto a adquirir conocimientos en tòpicos detallados dentro de los procesos de negocio.

Mientras que el equipo del proyecto està en entrenamiento, los consultores a cargo de la implementaciòn configuraràn los procesos de negocio definidos en los planos aprobados. El sistema configurado reflejarà la organizaciòn del cliente y los catàlogos maestros; y deberà soportar un flujo totalmente integrado de los procesos del sistema.

Una revisiòn de los procesos de negocio de su empresa con el equipo del proyecto y con otros usuarios claves de cada uno de los procesos de negocio permitirà la retroalimentaciòn y confirmaciòn de los planos aprobados.

Un sistema que refleje catàlogos maestros y la organizaciòn de su empresa proporcionarà un beneficio adicional al equipo del proyecto en el refuerzo del entrenamiento tomado .

Proceso de negocio medular : Son las tareas troncales y principales de la compañìa u organizaciòn sin el correcto funcionamiento de ellas en el ERP ninguna otra actividad se podrìa llevar a cabo.

La configuraciòn de cada proceso de negocio medular serà dividida en interacciones o ciclos de flujos de procesos de negocios relacionados. Los flujos de procesos de negocios son configurados conjuntamente con el desarrollo de reportes, procedimientos de usuarios, escenarios de prueba y perfiles de seguridad.

Los ciclos no sòlo proporcionan indicadores para el equipo del proyecto, sino que tambièn proveen puntos claves para probar y simular partes especìficas del proceso global de negocios. Este enfoque proporciona retroalimentaciòn inmediata, asì como el involucramiento de toda la organizaciòn a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

Durante los ciclos, el equipo del proyecto del cliente estarà trabajando estrechamente con los consultores que estàn a cago de la implementaciòn para definir los escenarios especificados de negocios y las condiciones de excepciòn. Este enfoque cuenta con la màxima transferencia de conocimientos permitiendo al equipo de trabajo repetir la configuraciòn de los procesos medulares del negocio mientras pone a punto el sistema para tomar en cuenta procesos comunes de negocios. El equipo del proyecto del cliente completarà el entrenamiento detallado de Nivel 3 durante los ciclos.

Como una actividad paralela, son desarrollados y probados los programas de interfase y conversiòn, asì como los reportes especiales.

> Preparaciòn final : El propòsito bàsico de la fase de Preparaciòn Final es terminar las pruebas finales del sistema, entrenar a los usuarios finales y llevar a los datos y el sistema a un ambiente productivo.

Las pruebas finales al sistema consisten en probar los procedimientos, programas de conversiòn y reportes especiales para fines legales y fiscales, probar los programas de interfase a los sistemas actuales, llevar a cabo las pruebas de volumen y estrès, asì como las pruebas de aceptaciòn del usuario final.

Para entrenar a los usuarios finales,el equipo de proyecto entrenarà usuarios clave utilizando un mètodo de entrenar al entrenador. Este mètodo ayudarà a ganar la aceptaciòn de los usuarios finales, asì como la construcciòn de una base de conocimiento para soporte propio e los reportes en lìnea y futuras mejoras al sistema.

Otro propòsito de esta fase es crear una estrategia para la Puesta en Marcha. Este plan especìficamente identifica la estrategia de conversiòn de datos, procedimientos iniciales de auditoria y una estructura de soporte al equipo del proyecto.

El ùltimo paso es probar el sistema y asegurar que el cliente estè listo para la puesta en marcha del Sistema SAP ERP

> Arranque Productivo y soporte : Inmediatamente despùes de la puesta en marcha, el sistema deberà ser revisado y refinado para asegurar que el entorno del negocio està completamente soportado. Este proceso involucra no solamente el verificar la precisiòn de las transacciònes del negocio, sino tambièn, entrevistar informalmente a los usuarios para verificar que sus necesidades hayan sido satisfechas.

El ùltimo paso en el proceso involucra la mediciòn de los beneficios que brinda el nuevo sistema de negocio.