✒️SAP SD Las clases de factura en el tratamiento de reclamaciones

LAS CLASES DE FACTURA EN EL TRATAMIENTO DE RECLAMACIONES

En esta lecciòn analizàremos los procesos empresariales y las clases de facturas especiales que existen en el tratamiento de las reclamaciones.

1 - LA ANULACIÒN

Para la anulaciòn de una factura se debe crear un documento de anulaciòn. En el proceso de anulaciòn se copian los datos del documento modelo de anulaciòn y automaticàmente se crea una contrapartida a Gestiòn Financiera.

El documento de facturaciòn que se haya anulado se encuentra liberado para una posterior refacturaciòn (entrega o pedido).

Para anular un documento de facturaciòn no es necesario hacer ninguna castomizaciòn especial en lo que refiere al control de copia. Los paràmetros que se deben modificar, ( por ejemplo, el nùmero de asignaciòn y de referencia ) se almacenan directamente de acuerdo a la clase de factura en el àmbito Anulaciòn de la imagen. Tenemos posibilidad de anular sòlo posiciones de un documento de facturaciòn de forma individual.

Cuando realicemos la anulaciòn, el sistema mostrarà el documento anulado y el documento fuente para la anulaciòn. Antes de la actualizaciòn, se pueden comparar ambos documentos para que no se vea ninguna desciaciòn en la anulaciòn.

Si el documento de facturaciòn no se ha transferido a la contabilidad financiera (por bloqueo, determinaciòn errònea de cuentas o precios), al anularse los documentos inferidos, sòlo quedan en la gestiòn comercial. Pero si el documento original de facturaciòn hubiese impactado en FI, se debe generar en la anulaciòn la contrapartida necesaria para la contabilidad financiera.

Es importante destacar que no en todos los paìses o localizaciones està permitido, por los efectos impositivos, la anulaciòn de comprobantes emitidos y contabilizados (facturas) .Por lo que el proceso de la anulaciòn, se verìa por un contradocumento siendo una nota de crèdito o abono, que es un proceso totalmente ajeno a la anulaciòn.

La anulaciòn de un documento de facturaciòn no requiere que su clase de facturaciòn de anulaciòn, tenga configuraciones de control de copia con la clase de factura que se desea anular, sòlo basta que la clase de factura de anulaciòn se configure en el Customizing de la clase de factura original para que de està manera se pueda utilizar en las anulaciones. Se recomienda tener sòlo una clase de factura de anulaciòn por mas que se tengan muchas clases de factura.

2 -LOS ABONOS Y NOTAS DE CARGO

Las notas de crèdito (abonos) y notas de dèbito (cargo) se pueden crear con referencia a una solicitud de nota de crèdito (solicitud de abono) o a una solicitud de nota de dèbito (solicitud de cargo) o directamente, desde una factura, si no se desea realizar una gestiòn de liberaciòn en el procedimiento de las reclamaciones.

Por lo tanto, podemos tener solicitudes de abono y de cargo que se creen de la siguiente manera :

> Sin referencia a una operaciòn comercial anterior

> Con referencia a un pedido

> Con referencia a un documento de facturaciòn

Dentro del Customizing de la clase de documento de ventas, se puede controlar si el sistema debe determinar un bloqueo de factura para una solicitud de abono o de nota de cargo. El empleado autorizado podrà desbloquear :

> Liberarà el pedido de solicitud (cargo o abono) luego de haberlo verificado

> Rechazarà posiciones de las solicitudes, indicando un motivo de rechazo sobre las solicitudes.

3 - LA LIBERACIÒN O RECHAZO DE SOLICITUDES DE ABONO

Una solicitud de abono, cargo o devoluciòn es liberada mediante la eliminaciòn del bloqueo de factura en el documento de ventas. Si la reclamaciòn no corresponde, el usuario responsable puede rechazar una posiciòn o todo el documento, mediante un motivo de rechazo. Esta posiciòn (o el documento) no se transferirà a la factura con importe alguno.

El motivo de rechazo puede controlar si la posiciòn :

> Se copia al abono o cargo con valor 0 (Cero) , como en el ejemplo del gràfico 533.

> No aparece en el abono o cargo.

4 - EL WORKFLOW

En lo que respecta a la creaciòn de documento de reclamaciòn (notas de crèdito y dèbitos), los documentos de venta siempre nacen de forma bloqueada hasta que el empleado responsable, dè la orden de liberarlo. Esta verificaciòn puede manejarse por topes de montos, donde segùn el valor del documento de reclamaciòn, la responsabilidad de liberaciòn depende de un usuario en particular, otro o hasta un grupo.

Tambièn podrìa determinarse, que si el valor de la solicitud de abono es inferior a un valor lìmite mìnimo, el sistema lo libera automàticamente. El procedimiento de workflow, dentro del tratamiento del abono, da garantìa que el proceso finaliza con la del usuario responsable y dueño de la tarea.

El responsable tiene la libertad de rechazar, liberar o tratar la solicitud de abono.

5 - EL PROCESO DE LA CORRECCIÒN DE FACTURA

El proceso de correcciòn de factura es una combinaciòn de solicitud de abono y solicitud de nota de cargo.

Se genera un crèdito completo por la posiciòn de la factura erronèa y, por otra parte, se corrige y se carga la posiciòn de la factura errònea. La diferencia resultante representa el valor total a abonar.

Siempre es requisito que la solicitud de correcciòn de factura se cree con referencia a una factura, no con referencia a un pedido, consulta o entrega.

El proceso de la correciòn consiste en una duplicaciòn de posiciones, para cada posiciòn de factura se crea una segunda posiciòn. Los tipos de posiciòn resultantes deben tener indicadores debe/haber distintos.

Las posiciones de abono o crèdito se listan primero y luego las de cargo o dèbito. Las posiciones de crèdito no se pueden modificar, puesto que el sentido, es anular la posiciòn original que estaba incorrecta. La posiciòn de cargo o dèbito si es posible la modificaciòn en precios o cantidades.

El borrado es posible de a pares, de posiciones de abono y de nota de cargo (los pares de posiciòn sin modificaciòn pueden borrarse de una sola vez).

6 - LAS DEVOLUCIONES

El proceso comercial puede requerir el aceptar mercancìas por parte de un cliente debido a una reclamaciòn, èstas son devoluciones. Las devoluciones tienen un procedimiento similar a las solicitudes de abono, se realizan con referencia a una factura o un pedido.

Las devoluciones tienen en su flujo una entrega entrante de mercaderìas.

Abono de devoluciones : el abono se factura basado en el pedido devoluciòn y no en el documento de entrega, puesto que la entrega, puede requerir procedimientos de calidad para esperar el ingreso o contabilizaciòn de la entrada.

7 - EL RESUMEN DE LA ACTIVIDAD DE RECLAMACIONES EN EL IMG

En el siguiente video podremos apreciar algunas de las configuraciones vistas en està lecciòn, sobre reclamaciones en comercial. Contemplaremos todo el flujo de documentos de reclamaciòn, como notas de crèditos o abonos con sus respectivos motivos de rechazos y las vicisitudes de configuraciòn que los mismos representan.

En esta lecciòn trataremos los temas referidos a las clases de factura en el tratamiento de las reclamaciones en la primera fase estudiaremos la anulaciòn, la operaciòn de anulaciòn es una de las màs caracterìsticas con los documentos de facturaciòn veremos en este video como se define la operaciòn de anulaciòn, la asignaciòn de las clases de factura su visualizaciòn y tratamiento. Para analizar la asignaciòn de una clase de factura de anulaciòn a una clase de factura debemos seguir la siguiente ruta : spro - Customizing >> IMG referencia SAP >> Comercial >> Facturaciòn >> Doc/ de facturaciòn >> Definir clases de factura. Aquì podemos ver que para una clase de factura determinada se define una clase de factura de anulaciòn, ahora corroborèmos esta asignaciòn mediante la anulaciòn de un documento de facturaciòn, ingresamos a la transacciòn /nvf03 y tenemos un documento de facturaciòn con la clase de factura que vimos recièn el Customizing ; ingresemos a la transacciòn de anulaciòn de factura VF11 y tomamos el documento de anulaciòn recièn visto, al grabar y visualizar el documento de anulaciòn podemos ver que la clase de factura es la que se determinò como de anulaciòn en el Customizing de la clase de factura original. Dentro de las operaciones de reclamaciones la màs frecuente es la creaciòn de notas de crèditos. Veremos las caracterìsticas que se deben mantener para que este documento se efectùe y la posibilidad de rechazar posiciones que no se transferiràn al abono y cargo. Analicemos los motivos de rechazo en el Customizing y sus caracterìsticas, seguimos la siguiente ruta : Spro - Customizing >> IMG referencia SAP >> Comercial >> Ventas >> Documentos de ventas >> Posiciòn documento de ventas >> Definir tipo de rechazo. Vemos que existe un motivo de rechazo que tiene el flag de factura, este motivo de rechazo con este flag indica que no se transferirà la factura a la posiciòn, en cambio un motivo de rechazo transferirà la factura a la posiciòn pero sin precios, es decir con valor cero. Analicemos la creaciòn de una solicitud de nota de crèdito con los dos motivos de rechazo, ingresamos una clase de documento de venta de solicitud de nota de crèdito y haremos que el documento se cree con referencia a una factura, es relevante considerar que se ha mantenido el control de copia para tal fin; quitamos el bloqueo de factura y primero asignamos el motivo del rechazo que se transfiere a la factura en valor cero, al facturar corroboramos la configuraciòn dada en el Customizing es decir si ha transferido la posiciòn o la factura pero con valor cero, primero facturamos el pedido y ahora el mismo pedido sin facturarlo le colocamos el motivo de rechazo que no transfiere a la factura, seleccionamos el motivo de rechazo en la posiciòn y cuando intentamos facturarla podemos ver que se encuentra un error en el log se muestra claramente que la posiciòn se ha marcado como no facturable, ahora quitamos el motivo de rechazo y corroboramos que la facturaciòn del abono es permitida. Hemos aprendido en esta lecciòn importantes caracterìsticas sobre la configuraciònde las reclamaciones y las clases de factura.