Metodología ASAP
Es la metodología de implementación de Accelerated SAP (ASAP), que fue diseñada para que los clientes tengan una implementación rápida y exitosa.
Entre sus características estan: Permite implementación rápida y exitosa, está organizada en fases, contiene modelos y herramientas de apoyo para la implementación, y que minimiza riesgos.
El objetivo es entregar un punto de apoyo sólido para el desarrollo del proceso de implementación, para lo cual Accelerated SAP provee un paso a paso disciplinado soportado por modelos, herramientas, cuestionarios, listas de control que incluyen técnicas y aceleradores.
ASAP esta compuesta por una metodología (Roadmap), que cuenta con poderosas herramientas y base de datos de conocimiento.
Entre las herramientas para apoyar la gerencia del proyecto estan:
- Cuestionarios: Para definir los diversos procesos
- Listas de verificación: Para el control de actividades por fase
- Archivos Aceleradores: Archivos microsoft (project, excel, word, power point).
Toda la metodología y sus herramientas estan basadas en proyectos de implementación exitosos.
Las fases de la metodología son las siguientes:
- Preparación del proyecto: Comienza el entrenamiento del equipo en los fundamentos de SAP ERP y en el mapa de procedimiento ASAP. También se involucra a la alta dirección de la empresa destacando la importancia de éste en los objetivos futuros de la empresa.
- Planos del negocio (Business Blueprint): Se lleva a cabo por el consultor, donde se busca entender las metas del cliente y definir los procesos del negocio necesarios para alcanzar dichas metas. Las reuniones de revisión ejecutiva serán para discutir las metas del grupo, la estructura organizacional y los procesos de negocio de alto nivel. Para verificar de que los requerimientos quedarón bien plasmados y que se incluyerón todos los involucrados en el proyecto, se prepara un Plano del estado futuro (Diagrama de la estructura de la empresa, además del primer borrador de la definición de procesos de la compañía), que es presentado a los ejecutivos para su aprobación.
- Realización: Mientras los consultores configuran los procesos de negocio de los planos aprobados, el resto del equipo realizará el entrenamiento SAP de nivel 2 (Se modela el sistema SAP ERP en base a los requerimientos de la empresa, y se obtiene entendimiento de las herramientas y ayudas de referencia del sistema) y SAP nivel 3 (Conocimiento de tópicos detallados dentro de los procesos de negocio). El sistema configurado reflejará la organización del cliente, el catálogo maestro (datos maestros); y debe soportar un flujo integrado de los procesos del sistema. En esta fase la revisión de los procesos de negocio junto a los equipos del proyecto y key users dará retroalimentación necesaria para verificar que todo funciona según los planos.
El proceso de negocio medular (Restos de procesos dependen de este) se configura en interacciones o ciclos de flujos de procesos relacionados, al mismo tiempo se configuran en conjunto con reportes, procedimientos de usuarios, escenarios de prueba y perfiles de seguridad. Esto es crucial para probar y simular partes especificas del proceso global de negocio, también los consultores definen los escenarios especificados de negocios y las condiciones de excepción (acá es cuando el equipo de proyecto completará el entrenamiento nivel 3 y se logrará la mayor transferencia de conocimientos).
- Preparación final: Se finalizan las pruebas finales del sistema, se entrena a los usuarios finales y se llevan los datos al ambiente productivo, y se crea la estrategia de puesta en marcha (el último paso de esta fase es aprobar el sistema y asegurar que el cliente esté listo). El entrenamiento de usuarios finales se llevará a cabo a través del método de entrenar al entrenador para generar key users.
- Arranque productivo y soporte: Se asegura que el entorno del negocio está totalmente soportado, para lo cual se hace necesario realizar entrevistas informales a los usuarios para asegurar que sus necesidades fueron satisfechas. El último paso de esta fase es la medición de beneficios que brinda el nuevo sistema al negocio.