✒️SAP PM / La metodología ASAP Por Juan Lesmes Gomez
La metodología ASAP
La metodología ASAP
1. Concepto de la metodología ASAP
La metodología ASAP (Accelerated SAP) fue creada para facilitar la implementación de soluciones SAP de una manera rápida, organizada y exitosa.
Es una metodología basada en fases y procesos, diseñada para optimizar los proyectos de implementación, reducir riesgos y brindar una guía estructurada al equipo encargado.
Su enfoque se basa en un proceso paso a paso que proporciona:
Modelos + herramientas + cuestionarios + listas de control + técnicas de implementación
Estos elementos permiten orientar al equipo del proyecto durante todas las etapas, aprovechando herramientas previamente diseñadas para acelerar la implementación.
2. Componentes principales de ASAP
La metodología está compuesta por tres elementos fundamentales:
Metodología (Roadmap)
Es la guía estructurada que organiza las actividades del proyecto mediante diferentes fases, indicando qué actividades deben realizarse y qué entregables deben generarse.
Herramientas
Permiten gestionar y controlar el proyecto mediante:
Gestión del proyecto + definición de requerimientos + listas de verificación + documentos de apoyo
Estas herramientas ayudan a planificar, ejecutar y verificar el cumplimiento de las actividades.
Base de conocimiento
Contiene información y recursos que sirven como apoyo para facilitar la implementación del sistema SAP.
3. Aceleradores de ASAP
Los aceleradores son documentos y archivos preparados previamente que sirven como punto de partida para el equipo de implementación.
Entre ellos se encuentran:
Microsoft Project + Microsoft Word + Microsoft Excel + Microsoft PowerPoint
Su utilización permite facilitar actividades como:
- Creación de presentaciones.
- Elaboración de documentos de procesos.
- Planeación detallada de actividades.
- Aprobación de casos.
- Seguimiento de tareas.
La principal ventaja es que reducen el tiempo de preparación porque están basados en experiencias de proyectos anteriores.
Importante: los aceleradores no deben utilizarse obligatoriamente de la misma manera en todos los proyectos. Son una guía que puede adaptarse según las características y necesidades particulares de cada empresa.
4. Fases de la metodología ASAP
La metodología ASAP se desarrolla mediante cinco fases principales:
Preparación del proyecto → Business Blueprint (planos del negocio) → Realización → Preparación final → Arranque productivo y soporte
FASE 1 – Preparación del proyecto
Objetivo:
Crear las condiciones iniciales necesarias para desarrollar correctamente la implementación.
Durante esta etapa se realizan actividades como:
Capacitación inicial del equipo + planificación del proyecto + revisión de infraestructura + reunión de lanzamiento
Principales actividades:
- Capacitación sobre fundamentos de SAP ERP.
- Revisión del procedimiento de implementación.
- Complementación del plan general del proyecto.
- Revisión del hardware necesario.
- Reunión oficial de inicio.
La reunión de lanzamiento permite alinear a los integrantes del proyecto con los objetivos de la empresa y establecer la importancia estratégica de la implementación.
FASE 2 – Planos del negocio (Business Blueprint)
Objetivo:
Comprender las necesidades del cliente y definir los procesos que serán implementados en SAP.
Durante esta fase se analizan:
Objetivos empresariales + estructura organizacional + procesos actuales + necesidades del negocio
Se realizan reuniones con responsables de las diferentes áreas para identificar los requerimientos.
Como resultado se genera el Plano del estado futuro, donde se establece:
- Estructura organizacional.
- Procesos de negocio definidos.
- Alcance detallado del proyecto.
Este documento permite tener una visión clara de cómo funcionará la empresa dentro del sistema SAP.
FASE 3 – Realización
Objetivo:
Configurar el sistema SAP de acuerdo con los procesos definidos y preparar al equipo para su utilización.
Durante esta fase:
- Los consultores realizan la configuración del sistema.
- El equipo interno recibe capacitación.
- Se realizan pruebas y validaciones.
La capacitación se divide en dos niveles:
Entrenamiento nivel 2
Busca que el equipo del proyecto:
- Comprenda el funcionamiento del sistema SAP ERP.
- Empiece a modelar el sistema según las necesidades de la empresa.
- Conozca las herramientas disponibles.
- Entienda la integración entre componentes.
Entrenamiento nivel 3
Permite adquirir conocimientos más detallados sobre procesos específicos del negocio.
Está orientado a profundizar en temas técnicos y funcionales necesarios para la operación del sistema.
Configuración de procesos de negocio
Durante la realización, los consultores configuran los procesos definidos en los planos aprobados.
El sistema debe representar:
Estructura organizacional + datos maestros + procesos integrados
Los procesos principales de la empresa son llamados procesos de negocio medulares, ya que son las actividades esenciales para que el ERP funcione correctamente.
Estos procesos incluyen:
Configuración + reportes + procedimientos de usuario + escenarios de prueba + perfiles de seguridad
Los ciclos de configuración permiten probar los procesos, recibir retroalimentación y ajustar el sistema antes de la salida definitiva.
FASE 4 – Preparación final
Objetivo:
Preparar el sistema y la organización para iniciar la operación real.
Incluye:
Pruebas finales + capacitación de usuarios + migración de datos + preparación del ambiente productivo
Las pruebas finales verifican:
- Procedimientos.
- Programas de conversión.
- Reportes especiales.
- Interfaces con otros sistemas.
- Pruebas de volumen y estrés.
- Aceptación de usuarios finales.
Capacitación de usuarios finales
Se utiliza el método:
“Entrenar al entrenador”
Consiste en capacitar usuarios clave dentro de la organización para que posteriormente puedan apoyar a otros usuarios.
Este método permite:
- Facilitar la aceptación del sistema.
- Crear conocimiento interno.
- Mejorar el soporte futuro.
FASE 5 – Arranque productivo y soporte
Objetivo:
Garantizar que el sistema funcione correctamente después de la puesta en marcha.
Después del inicio de operación se realizan actividades como:
Revisión del sistema + ajustes + validación de transacciones + seguimiento a usuarios
Se verifica:
- Que los procesos funcionen correctamente.
- Que las necesidades de los usuarios sean atendidas.
- Que el sistema entregue los beneficios esperados.
La última actividad consiste en medir los beneficios obtenidos con la implementación del nuevo sistema.
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Sobre el autor
Publicación académica de Juan David Lesmes Gomez, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor SAP PM.
SAP Training
Juan David Lesmes Gomez
Profesión: Ingeniero Mecánico - Colombia - Legajo: JB25E
✒️Autor de: 6 Publicaciones Académicas
🎓Cursando Actualmente: Carrera Consultor SAP PM
Disponibilidad Laboral: FullTime
Presentación:
Ingeniero mecánico, 20 años de experiencia en mantenimiento industrial y gestión de activos en el sector de petróleo y gas. master en gerencia de proyectos y especialista en gerencia de mantenimiento.
Certificación Académica de Juan Lesmes
