✒️SAP PM / La metodología ASAP Por Fernando Leal

UNIDAD 1: NAVEGACIÓN Y CUSTOMIZING - LECCIÓN 7

1- ¿Qué es la metodología ASAP?

La metodología de implementación Accelerated SAP (ASAP) fue diseñada por SAP para ayudar a sus clientes a realizar una implementación rápida y exitosa.

Es una metodología por fases, orientada a procesos y es el paraguas de herramientas de SAP. Fue diseñada para optimizar los proyectos de implementación y minimizar los riesgos.

• Permite una implementación rápida y exitosa.
• Comprende fases.
• Contiene modelos y herramientas para la implementación.
• Minimiza los riesgos.

ASAP sigue un enfoque paso a paso disciplinado, apoyando a los equipos de proyecto con modelos, herramientas, cuestionarios y listas de control que incluyen técnicas y aceleradores. Accelerated SAP permite a las compañías potenciar la fuerza de las características "aceleradas" y las herramientas ya incluidas en las Soluciones SAP.

2- Composición de la Metodología SAP

La metodología de implementación ASAP es uno de los puntos clave de cualquier proyecto de instauración de los productos de SAP para lograr maximizar los tiempos, la calidad y la eficiencia del proceso de implementación.

ASAP está compuesta por una Metodología Roadmap, que posee un conjunto de poderosas herramientas y una Base de Datos de Conocimiento, que garantizan el éxito de la implementación.

Las Herramientas incluyen facilidades para la Gerencia del Proyecto y documentos preconfiguradors denominados Aceleradores como ser archivos Microsoft Project.

Estos aceleradores (documentos, formularios y archivos) ASAP los pone a disposición del equipo de implementación para contar con una base de partida, en la creación de presentaciones, documentos de descripción de procesos, planificación detallada de actividades, aprobación de casos y otra cantidad de tareas, minimizando la necesidad de crear estos documentos desde cero, puesto que ya han sido probados y utilizados en otros proyectos exitosos.

En Resumen: los aceleradores son puntos de partida que ayudan a la implementación del ERP, no significan que se deban utilizar al pie de la letra. Hay negocios particulares que se deben seguir pasos que SAP provee en las soluciones a medida.

3- Fases y entregables de la Metodología ASAP

La Metodología ASAP contempla las siguientes fases y entregables:

• Preparación del Proyecto:

Durante esta fase el equipo del proyecto se entrenará en los fundamentos de SAP ERP y en el mapa de procedimientos de ASAP, se contemplará el plan del proyecto de alto nivel y se revisará el esquema de hardware necesario.

El proyecto se iniciará oficialmente con una reunión de lanzamiento. Esta reunión no es exclusiva del equipo de proyecto y los consultores que participan en la implementación, si no para otros miembros clave de la empresa. Este arranque preparará un escenario propicio para el proyecto destacando la importancia de éste con los objetivos futuros de la compañía.

• Planos del Negocio (Business Blueprint)

El propósito de la fase de Planos de Negocio Business Blueprint es entender las metas del cliente y determinar los procesos de negocio necesarios para cumplir las mismas. En una reunión de Revisión Ejecutiva e discutirán las metas del grupo, la estructura organizacional y los procesos de negocio de alto nivel. Otros requerimientos mas detallados serán discutidos durante reuniones de trabajo de revisión de cada uno de los procesos de negocio.

InfoTips: Este Piano consistirá en un diagrama de la estructura de la empresa, además que del primer borrador de la definición de los procesos de negocio que se utilizará en su compañia; los dos se presentarán en forma escrita y de diagrama, Con la colaboración de los Planos se finalizará el alcance detallado del Proyecto.

• Realización

Durante esta fase, el equipo del proyecto de su empresa y los consultores que están a cargo de la implementación se separarán para terminar las actividades asignadas. El equipo del proyecto asistirá al entrenamiento de SAP de nivel 2 y 3. El Entrenamiento de SAP se ha organizado alrededor de los procesos de negocio.

Durante el entrenamiento de nivel 2: el equipo del proyecto se hará más competente y comenzará a modelar al sistema SAP ERP con base en los requerimientos del caso de la compañía. El entrenamiento, también proporcionará un entendimiento de las herramientas y ayudas de referencia del sistema; de igual manera se realizará la integración de sus componentes.

El entrenamiento de nivel 3 ayudará al equipo del proyecto a adquirir conocimientos en tópicos detallados dentro de los procesos de negocio.

Mientras que el equipo del proyecto está en entrenamiento, los consultores a cargo de la implementación configurarán los procesos de negocio definidos en los planos aprobados. El sistema configurado reflejará la organización del cliente y los catálogos maestros (conjunto de datos maestros a importar); y deberá soportar un flujo totalmente integrado de los procesos del sistema. Una revisión de los procesos de negocio de su empresa con el equipo del proyecto y con otros usuarios clave de cada uno de los procesos de negocio permitirá la retroalimentación y confirmación de los planos aprobados.

Un sistema que refleje catálogos maestros y la organización de su empresa proporcionará un beneficio adicional al equipo del proyecto en el refuerzo del entrenamiento tomado.

Definiciones: Proceso de negocio medular: Son las tareas troncales y principales de la compañía u organización sin el correcto funcionamiento de ellas en el ERP ninguna otro actividad se podría llevar a cabo.

La configuración de cada proceso de negocio medular será dividida en interacciones o ciclos de flujos de procesos de negocios relacionados. Los flujos de procesos de negocio son configurados conjuntamente con el desarrollo de reportes, procedimientos de usuarios, escenarios de prueba y perfiles de seguridad.

Este enfoque proporciona retroalementación inmediata, así como el involucramiento de toda la organización a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

Durante los ciclos el equipo del proyecto del cliente estará trabajando estrechamente con los consultores que están a cargo de la implementación para definir los escenarios específicos de negocios y las condiciones de excepción.

Con una actividad paralela son desarrollados y aprobados los programas de interfase y conversión, así como los reportes especiales.

• Preparación Final.

Le propósito básico de la fase de Preparación Final es terminar las pruebas finales del sistema, entrenar a los usuarios finales y llevar a los datos y el sistema a un ambiente productivo.

Para entrenar a los usuarios finales, el equipo de proyecto entrenará usuarios clave utilizando un método de entrenar al entrenador. Este método ayudará a ganar la aceptación de los usuarios finales así como la construcción de una base de conocimientos para soporte propio de los reportes en línea y futuras mejoras al sistema.

Otro propósito de esta fase es crear un estrategía para la puesta en Marcha. Este plan especificamente identifica la estrategía de conversión de datos procedimeintos iniciales de auditoria y una estructura de soporte al equipo del proyecto.

El último paso en esta fase es aprobar el sistema y asegurar que el cliente esté listo para la puesta en marcha del sistema SAP ERP.

• Arranque Productivo y Soporte

Inmediatamente después de la puesta en marcha, el sistema deberá ser revisado y afinado para asegurar que el entorno del negocio está completamente soportado. Este proceso involucra no solamente el verificar la precisión de las transacciones del negocio, sino también entrevistar informalmente a los usuarios para verificar que sus necesidades hayan sido satisfechas.

El último paso en el proceso involucra la medición de los beneficios que brinda el nuevo sistema de negocio.

4- Además de ASAP

En esta nueva era SAP no solo propone la solución de la metodología ASAP para sus proyectos. Veamos otras de sus metodologías propuestas para implementación de productors SAP.

Agradecimiento:

Ha agradecido este aporte: Daniel Sanchez

Favorito:

Está publicación ha sido agregada a sus favoritos por: Daniel Sanchez