✒️SAP PM / La gestión de listas de tareas Por Jorge Maidana

GESTION DE LISTAS DE TAREAS

GESTION DE LISTAS DE TAREAS

En una empresa la tarea específica de mantenimiento debe ser ejecutada por todos los frentes e intervalos regulares. Este trabajo o tarea consiste en una serie de operaciones estándar ( por ejemplo apagado de motores, controles de seguridad, desconexión del sistema de energía de una bomba, y demás), por lo tanto, las operaciones se encuentran agrupadas en una lista de tareas, las cuales pueden ser usadas de forma repetida en diferentes órdenes de mantenimiento.

TIPO DE LISTAS DE TAREAS PARA EL MANTENIMIENTO DE PLANTA

Dentro del módulo de mantenimiento tenemos tres tipos de listas disponibles, las mismas se distinguen mediante un indicador:

• Plan de Equipos (E): Son siempre basados en los objetos técnicos y creados de forma específica e individualmente para un equipo (Ejemplo: pasos para la calibración del equipo M-180), estas hojas de ruta se crean con la transacción IA01.
• Hoja de ruta para ubicación técnica (T): Son creados, también, para objetos técnicos y específicamente para una ubicación técnica. (Ejemplo: pasos para inspección de presión hidráulica HP-250), estas hojas de ruta se crean con la transacción IA11.
• Instrucción de PM (A): Estas listas de tareas o pasos son definidas para tareas en general las cuales no tienen ningún objeto de referencia (Ejemplo: pasos generales para el mantenimiento de “bombas”), estas hojas de ruta se crean con la transacción IA05.

Los tres tipos de tareas u hojas de ruta pueden ser usados para rutinas o mantenimiento preventivo.

ORGANIZACION DE LAS LISTAS DE TAREAS U HOJAS DE RUTA

Las listas de tareas u hojas de ruta de mantenimiento se agrupan de forma conjunta en lo que se denominan grupos de hojas de ruta. Un grupo de hoja de ruta contiene todas las listas de tareas de mantenimiento con los mismos o similares pasos.

• Las listas de tareas de mantenimiento dentro de un grupo son identificados con un contador de grupo, que se numera de forma secuencial para cada lista de tareas dentro de ese grupo

Dependiendo del Tipo de lista de tarea, los grupos son basados en objetos técnicos (equipos o ubicaciones técnicas) u objetos independientes (listas generales de mantenimiento).

• Todas las listas de tareas u hojas de ruta de mantenimiento siempre son administradas de forma única, es por esto que es aconsejable dividirlas en grupos pequeños que permitan facilitar el procesamiento y administración.

El volumen de datos que el sistema tiene que procesar cuando se accede a un grupo de hojas de ruta se verá reducido y el sistema responderá de una forma más rápida, mejorando notablemente el performance.

NUMERO DE ASIGNACION PARA HOJAS DE RUTA O LISTAS DE TAREAS

Los números para las listas de tareas para equipos y ubicaciones técnicas son asignadas de forma interna. Esto significa que el sistema asigna el número cuando una hoja de ruta se crea y se informa el número sobre el cual la hoja de ruta es grabada.

La primera hoja de ruta que creamos para un equipo o ubicación técnica es identificada con un grupo de hojas de ruta y contador de grupo. Todas las otras hojas de ruta que se generan para el mismo equipo o ubicación técnica serán identificados con el contador de grupo de hoja de ruta dentro del grupo.

Por otro lado, para los grupos de hoja de ruta de instrucciones de PM o la lista de tareas generales, el número puede ser asignado de forma interna o externa.

ESTRUCTURA DE LAS LISTAS DE TAREAS DE MANTENIMIENTO

La cabecera de la hoja de ruta o lista de tareas contiene las siguientes asignaciones:

• Centro
• Puesto de trabajo
• Grupo de planificación
• Estrategia de mantenimiento
• Conjunto o ensamblado
• Datos de Calidad QM
• Status

PERFIL PARA EL MANTENIMIENTO DE LISTAS DE TAREAS / HOJAS DE RUTA

Algunos campos en las diferentes hojas de ruta usualmente contienen los mismos valores de información. Para reducir el tiempo que requiere ese ingreso de datos podemos crear perfiles. Un perfil contiene una información estándar la cual es requerida en la misma o similar combinación durante el procesamiento de las listas de tareas u hojas de ruta.

Cuando creamos una lista de tareas podemos especificar la clave del perfil la cual contiene la información requerida en la pantalla inicial. Esta información se ingresa automáticamente en la nueva hoja de ruta. La información del perfil puede ser sobrescrita en la nueva hoja de ruta.

• Los perfiles se mantienen y crean en el customizing. Podemos usar un ID de parámetro de usuario para que el perfil venga predefinido al momento que se ejecuta la transacción. El perfil, el cual se especifica cuando una hoja de ruta se crea o modifica, no es parte de la lista de tarea cuando esta se graba. Si una hoja de ruta existente es modificada, el perfil debe ser seleccionado nuevamente.

El customizing para crear el perfil de una hoja de ruta:

• SPRO (IMG Referencia SAP) -> Mantenimiento y servicio al cliente -> Planes mant. Prev. Puestos trabajo, hojas ruta y MAF -> Hojas de ruta -> Definir perfiles con valores propuestos
  • “SPRO (SAP Reference IMG) -> Plan maintenance and customer service -> Maintenance Plans, Work Centers, Task Lists and PRTs -> Task Lists -> Set List Editing for Task Lists”

Al ingresar podemos cargar para un perfil los valores que pueden venir propuestos al momento de crear una hoja de ruta.

CAMPOS DE USUARIO EN LAS HOJAS DE RUTA DE MANTENIMIENTO

Los campos de usuario dan la posibilidad de registrar información adicional y específica del usuario, estos campos se asignan a nivel de la operación, los campos de usuario son mantenidos en el customizing de PM.

Dentro de un perfil de campos de usuario podemos colocar los siguientes:

• Campos de texto de 10 o 20 caracteres
• Campos de cantidad
• Campos de valor
• Campos de fecha
• Campos de selección o checkbox

Este es el customizing para configurar los campos de usuario:

• SPRO (IMG Referencia SAP) -> Mantenimiento y servicio al cliente -> Planes mant. prev. Puestos trabajo, hojas ruta y MAF -> Hojas de ruta -> Datos de operación -> Definir campos de usuario
  • “ SPRO (SAP Reference IMG) -> Plant Maintenance and customer service -> Maintenance Plans, Work Centers, Task Lists and PRTs -> Task Lists -> Operation Data -> Define User Fields”

La transacción es OILJ, al ingresar a esta opción podemos cargar en una clave de campo los campos de usuario que deseamos para las operaciones de la hoja de ruta, luego se asigna la clave de campo en la operación para habilitar campos.

CONTROL DE LAS OPERACIONES

La clave de control define dentro de una operación si la misma debe ser procesada interna o externamente. Adicionalmente brinda otros parámetros de control que pueden ser configurados para el procesamiento de esa operación, tales como:

• Si la operación debe ser incluida en la programación de las órdenes.
• Si la operación debe ser tomada en cuenta para el costeo.
• Si la operación debe ser notificada.
• Si la operación debe imprimirse.
• Otros parámetros.
• Las claves de control se mantienen en el customizing y se asigna en la operación de la hoja de ruta (pueden ser derivadas como valor por defecto desde el puesto de trabajo).

Es importante destacar que las operaciones de una hoja de ruta son tareas a realizarse y generalmente llevan notificaciones, es por eso que la clave de control es sumamente importante, para definir como se llevará a cabo esa operación.

La clave de control se asigna a cada operación y contiene sus detalles de configuración.

PAQUETES DE SERVICIOS EN LA LISTA DE TAREAS

Se pueden asignar servicios a una operación en una hoja de ruta o lista de tareas como paquetes de servicios (registros maestros de servicios). Estos maestros de servicios se crean y mantienen en el módulo de Gestión de Materiales (MM).

Existen dos posibles escenarios:

• Se pueden asignar servicios para una operación que se procesará de forma externa.
• O servicios en operaciones que se darán de forma interna.

En ambos casos se especifica una clave de control que se asigna a la operación (ejemplo Calve de control PM03)

Podemos asignar paquetes de servicios a una operación, ya sea mediante el ingreso manual del número de maestro de servicios o mediante la selección de modelos de especificaciones de servicios.

Además del uso de paquetes de servicios, dichos servicios se pueden ingresar manualmente en las especificaciones de servicios de una operación. Sin embargo, detalles como el precio, la unidad de medida y la descripción se deben ingresar de forma manual.

ASIGNACION DE COMPONENTES EN LA HOJA DE RUTA DE MANTENIMIENTO

Podemos asignar componentes de materiales a las operaciones de la hoja de ruta de mantenimiento. Por un lado podemos obtener estos materiales que son componentes desde la lista de materiales o BOM de un objeto de mantenimiento (equipo, ubicación técnica o cabecera de ensamblado) que es asignado a la hoja de ruta. En este caso, la lista de materiales corresponde exactamente al contenido de una estructura de lista.

Por otro lado, podemos asignar materiales de stock, los cuales no encuentran listado en la BOM para un objeto de mantenimiento, directamente a la hoja de ruta de mantenimiento. Esto se denomina una asignación libre de material. Se realiza mediante la asignación del número de material directamente y el sistema crea una lista de materiales interna.

Los materiales de componentes asignados en la hoja de ruta de mantenimiento son copiados en la orden de mantenimiento cuando la hoja de ruta se toma para la copia.

ASIGNACION DE LOS COMPONENTES EN HOJAS DE RUTA DE UBICACIONES TECNICAS Y EQUIPOS

Podemos asignar componentes de una BOM para una ubicación técnica / equipo a las hojas de ruta de estos mismos objetos técnicos de mantenimiento.

Los componentes de los materiales que podemos asignar en una hoja de ruta de un equipo o ubicación técnica no tienen que estar en la respectiva BOM cuando se realiza la asignación. Podemos también asignar materiales de stock libremente.

El sistema no añade automáticamente estos materiales que fueron agregados libremente a la BOM del objeto. La BOM mantiene su estructura original.

Para revisar la lista de materiales de una hoja de ruta de equipo usamos la transacción IA02.

• Cargamos la hoja de ruta y enter
• Luego en una operación presionamos “Componentes”
• Luego el botón “Selección de componentes” y se despliega la lista de material del equipo que ya está creada
• Seleccionamos los componentes a incluir y confirmamos
• De esta manera se asignarán los componentes de la lista a la operación de la hoja de ruta
  • Podemos agregar también componentes de materiales que no están en la lista
• Grabamos y el sistema tomará esta asignación de componentes al momento que creemos una orden de mantenimiento con esta hoja de ruta

LISTA DE UTILIZACION PARA LAS HOJAS DE RUTA Y MAF

En muchas ocasiones es necesario reconocer donde se están utilizando algunos elementos como los puestos de trabajo o los Medios auxiliares de fabricación (MAF), en las diferentes hojas de ruta, de manera tal que se puedan planificar diferentes actividades o procedimientos de actualización, control, mejora contínua, etc.

Para revisar los vínculos de Datos Maestros de Puestos de trabajo y MAFs (Medios auxiliares de fabricación):

• Transacción CA82 .- Para ver donde se usa un puesto de trabajo.
  • Colocamos el puesto de trabajo, centro, tipos de hoja de ruta que queremos evaluar y ejecutamos.
  • Podemos ver en forma de lista todas las hojas de ruta con sus operaciones que están usando ese puesto de trabajo
• Transacción CA72.- Para ver donde se usa una MAF
  • Cargamos el material del MAF, el centro, los tipos de hoja de ruta y ejecutamos.
  • Podemos ver todas las hojas de ruta que usan ese MAF.

MODIFICACION DE PUESTOS DE TRABAJO Y MAF

Las asignaciones existentes de puestos de trabajo y MAFs pueden ser cambiadas mediante una transacción de procesamiento masivo:

Para hacer una modificación masiva de puestos de trabajo en hojas de ruta:

• Transacción CA87
  • Cargamos el puesto de trabajo antiguo con su centro
  • Cargamos el nuevo puesto de trabajo con su centro
  • Elegimos los tipos de hoja de ruta
  • Ejecutamos
  • Seleccionamos las operaciones de las hojas de ruta que sufrirán la modificación
  • Presionamos el botón “Valores propuestos de puestos de trabajo a modificar”
  • Y vemos los nuevos datos que pondrá como valores propuestos
  • Por último, seleccionamos el botón “Sustituir hojas de ruta” y se modificarán todas las hojas de ruta seleccionadas con el nuevo puesto de trabajo elegido.

LISTA DE UTILIZACION DE MATERIALES

Podemos controlar y verificar los materiales que se están usando con asignación a las hojas de ruta, este reporte, genera una ventaja particular en la que podemos programar el cambio de las partes de recambio o repuesto de forma más sencilla.

Para generar reportes de utilización de materiales en hojas de rutas (cuando queremos validar que un material se encuentra asignado a una hoja de ruta):

• Transacción IP62
  • Colocamos el tipo de hoja de ruta, fechas de validez, el código del material y el centro de planificación
  • Ejecutamos y podemos ver las hojas de ruta donde se encuentran utilizadas y la operación correspondiente

ANALISIS DE COSTOS DE MANTENIMIENTO EN LAS HOJAS DE RUTA

Podemos solamente ejecutar un programa de análisis de costos para un tipo de hoja de ruta, esto significa que si queremos determinar los costos de una hoja de ruta de un equipo o para una ubicación técnica, debemos correr un programa primero para el equipo y otro para la ubicación técnica.

Podemos analizar a través de este programa los costos de una lista de tareas / hoja de ruta completa o de una sola operación de la misma.

El análisis de costos contempla los siguientes tipos de costo:

• Todos los costos de materiales
• Todos los costos de procesamiento externo
• Todos los costos de procesamiento interno

En el análisis de costos podemos verificar el log de la determinación de los costos para checar los maestros que se están teniendo en cuenta y su consistencia: centro de costos, clase de actividad, procesos empresariales, etc., está correctamente definido.

A través de la transacción IA16 se puede realizar el análisis de cálculo de costos de una lista de operaciones u hoja de ruta.

INTEGRACION DE HOJAS DE RUTA Y ORDENES

Para facilitar la creación de órdenes de mantenimiento preventivo existen listas de tarea / hojas de ruta que pueden ser integradas directamente en las órdenes.

Podemos configurar en el customizing para que un mensaje de diálogo que aparezca cuando queramos incluir una hoja de ruta en una orden, este cuadro de diálogo nos permite elegir operaciones, cambiar los puestos de trabajo y definir diferentes factores de ejecución.

PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN DE LA HOJA DE RUTA

Dentro de una orden, las hojas de ruta pueden ser seleccionadas de diferentes maneras, si el grupo, hoja de ruta y el contador son conocidos, pueden ser ingresados directamente en la creación de la orden. Existen los siguientes métodos de selección:

• Hoja de ruta general: Podemos usar una lista para visualizar una selección de hoja de rutas generales, el criterio de selección para este tipo de hoja de ruta es el A, el centro y el status (Liberada para orden).
• Para un objeto de la estructura: Todas las hojas de ruta, para las cuales se han creado para los objetos y los subobjetos de referencia de la orden serán seleccionadas.
• Para un ensamblado: Todas las hojas de ruta, las cuales se han creado para los objetos que se han ingresado en el campo de “ensamblado” en la cabecera de la orden serán seleccionadas.

El procedimiento de selección relacionado con objetos permite seleccionar la hoja de ruta en referencia a este objeto ( ubicación técnica o equipo ).