✒️SAP PM / El procesamiento de servicios externos Por Juan Osuna Pazos

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SAP PM El procesamiento de servicios externos

SAP PM El procesamiento de servicios externos
El procesamiento de servicios externos en SAP PM (Plant Maintenance) permite gestionar actividades de mantenimiento que son realizadas por proveedores o contratistas externos, en lugar de ser ejecutadas por el personal interno de la empresa. Este proceso está estrechamente integrado con los módulos MM (Gestión de Materiales) y CO (Controlling) para garantizar la contratación, ejecución, facturación y control de costos de los servicios externos. A continuación, se detalla el proceso de procesamiento de servicios externos en SAP PM, incluyendo pasos, transacciones, integraciones y consideraciones.
1. ¿Qué son los servicios externos en SAP PM?
Los servicios externos en SAP PM son tareas de mantenimiento subcontratadas a terceros, como:
  • Reparaciones especializadas (ej. overhaul de un motor).
  • Servicios técnicos (ej. calibración de equipos).
  • Mantenimiento de instalaciones (ej. limpieza industrial).
Estos servicios se gestionan a través de órdenes de mantenimiento, integrando procesos de compras (solicitudes de pedido, contratos, hojas de entrada de servicios) y control de costos.
2. Proceso de procesamiento de servicios externos
a. Identificación de la necesidad de servicios externos
  • Contexto: Durante la planificación de una orden de mantenimiento (IW31/IW32), se determina que una o más operaciones requieren servicios externos debido a:
    • Falta de experiencia o recursos internos.
    • Necesidad de equipos especializados.
    • Requerimientos contractuales o de garantía.
  • Orden de mantenimiento:
    • Se crea o modifica una orden de mantenimiento (transacción IW31/IW32).
    • En la pestaña "Operaciones", se marca la operación como externa.
b. Configuración de la operación externa (IW32)
  • Transacción: IW32 (modificar orden).
  • Pasos:
    1. Marcar operación como externa:
      • En la pestaña "Operaciones", seleccionar la operación correspondiente.
      • Activar la clave de control para servicios externos (ej. "PM03" o una clave configurada para servicios externos).
    2. Especificar detalles:
      • Descripción: Detallar el servicio requerido (ej. "Reparación de compresor").
      • Centro de trabajo: Puede ser un centro genérico para servicios externos.
      • Tiempo estimado: Duración aproximada del servicio.
      • Datos de compras:
        • Grupo de compras.
        • Organización de compras.
        • Clase de costo (para asignar costos al centro de costo).
    3. Asignar materiales (si aplica):
      • Si el proveedor necesita materiales proporcionados por la empresa, se añaden en la pestaña "Componentes" con la categoría adecuada (ej. "L" para subcontratación).
c. Creación de la solicitud de pedido (automática o manual)
  • Automática:
    • Al liberar la orden (IW32, estado REL), SAP genera automáticamente una solicitud de pedido (PR) para los servicios externos, basada en los datos de la operación.
    • La solicitud de pedido se crea con referencia a la orden de mantenimiento.
  • Manual:
    • Si no se genera automáticamente, el planificador puede crear la solicitud en ME51N (crear solicitud de pedido), vinculándola a la orden de mantenimiento.
  • Datos clave de la solicitud:
    • Tipo de documento: Configurado para servicios externos (ej. "NB").
    • Posición: Servicio externo (categoría de posición "D" para servicios).
    • Número de orden de mantenimiento como referencia.
    • Centro de costo o elemento PEP para la imputación de costos.
d. Creación del pedido de compra (ME21N)
  • Transacción: ME21N (crear pedido de compra).
  • Pasos:
    1. El departamento de compras convierte la solicitud de pedido en un pedido de compra (PO).
    2. Se especifican:
      • Proveedor: Seleccionado según acuerdos previos o licitación.
      • Condiciones de pago.
      • Especificaciones del servicio: Detalles del servicio a realizar (puede incluir un esquema de servicios si es complejo).
    3. Si el servicio requiere un contrato o acuerdo marco, se vincula al pedido.
    4. El pedido se libera según el flujo de aprobación configurado (ME28 o similar).
e. Ejecución del servicio externo
  • Responsables: El proveedor externo realiza el servicio según lo acordado en el pedido de compra.
  • Coordinación:
    • El equipo de mantenimiento supervisa la ejecución en sitio (calidad, plazos, seguridad).
    • Se pueden registrar avances en la orden de mantenimiento (IW32) si es necesario.
  • Documentación:
    • El proveedor entrega un informe o certificado de servicio, que puede adjuntarse a la orden o al pedido (si está configurado).
f. Entrada de servicios (ML81N)
  • Transacción: ML81N (crear hoja de entrada de servicios).
  • Pasos:
    1. Crear una hoja de entrada de servicios para registrar los servicios realizados por el proveedor:
      • Referencia al pedido de compra.
      • Detalle de los servicios ejecutados (horas, unidades, actividades).
      • Cantidad y costo aceptados (según el contrato o pedido).
    2. Validar la calidad del servicio:
      • El supervisor de mantenimiento aprueba la hoja de entrada, confirmando que el servicio cumple con los requisitos.
    3. Liberar la hoja de entrada:
      • Una vez aprobada, la hoja de entrada genera un compromiso contable para el pago al proveedor (integración con FI).
Bungelabel: Confirmación en la orden (IW41/IW42):
  • Registrar la confirmación de la operación externa en la orden de mantenimiento (IW41/IW42):
    • Confirmar las horas o servicios realizados.
    • Documentar observaciones (ej. "Servicio completado, equipo operativo").
    • Actualizar el estado de la operación como completada.
g. Facturación y pago (MIRO)
  • Transacción: MIRO (entrada de factura).
  • Pasos:
    1. El proveedor envía la factura por los servicios realizados.
    2. El departamento de cuentas por pagar registra la factura en MIRO, vinculándola a la hoja de entrada de servicios y al pedido de compra.
    3. Se verifica que la factura coincida con los servicios registrados.
    4. El pago se procesa según las condiciones del pedido (integración con FI).
h. Cierre de la orden (IW32)
  • Transacción: IW32.
  • Pasos:
    1. Marcar la orden como Técnicamente completada (TECO) tras confirmar que el servicio externo está finalizado y documentado.
    2. Liquidar los costos en KO88 al centro de costo o elemento PEP.
    3. Marcar la orden como Cerrada (CLSD) una vez liquidados todos los costos.
  • Historial:
    • Los datos del servicio externo quedan registrados en el historial del equipo o ubicación técnica (IH08).
3. Transacciones clave para servicios externos
  • IW31/IW32: Crear y modificar órdenes de mantenimiento.
  • IW41/IW42: Confirmación de operaciones.
  • ME51N: Crear solicitud de pedido.
  • ME21N: Crear pedido de compra.
  • ME28: Liberación de pedidos.
  • ML81N: Crear hoja de entrada de servicios.
  • MIRO: Entrada de factura.
  • KO88: Liquidación de costos.
  • IW38/IW39: Listado de órdenes.
  • KOB1: Revisión de costos reales vs. planificados.
4. Integraciones clave
  • MM (Gestión de Materiales):
    • Gestión de solicitudes de pedido, pedidos de compra y hojas de entrada de servicios.
    • Control de inventario si se proporcionan materiales al proveedor.
  • CO (Controlling):
    • Asignación de costos de servicios externos a centros de costo o elementos PEP.
    • Seguimiento de costos reales vs. planificados.
  • FI (Finanzas):
    • Procesamiento de facturas y pagos al proveedor.
  • PP (Planificación de Producción):
    • Coordinación de paradas de producción para la ejecución de servicios.
5. Consideraciones para el procesamiento de servicios externos
  • Configuración:
    • Asegurar que las claves de control (ej. PM03) y los tipos de pedido estén configurados para servicios externos.
    • Definir flujos de aprobación para pedidos y hojas de entrada.
  • Documentación:
    • Mantener registros detallados de los servicios (especificaciones, informes, certificados) para auditorías.
    • Usar esquemas de servicios en el pedido para detallar tareas complejas.
  • Coordinación:
    • Comunicar claramente los requisitos al proveedor para evitar retrasos o errores.
    • Supervisar la ejecución en sitio para garantizar la calidad.
  • Costos:
    • Comparar costos reales vs. estimados en KOB1 para controlar el presupuesto.
    • Evitar liberar hojas de entrada sin verificar la calidad del servicio.
  • Contratos:
    • Usar acuerdos marco o contratos para servicios recurrentes, reduciendo el tiempo de procesamiento.
  • Trazabilidad:
    • Asegurar que todas las transacciones (orden, pedido, hoja de entrada, factura) estén vinculadas para facilitar auditorías.
6. Ejemplo práctico
  • Escenario: Contratación de un servicio externo para calibrar un instrumento de medición.
  • Proceso:
    1. En IW32, se crea una orden (PM01) con una operación marcada como externa (clave PM03) para "Calibración de instrumento".
    2. Al liberar la orden, se genera una solicitud de pedido automáticamente.
    3. En ME21N, el departamento de compras crea un pedido de compra para el proveedor seleccionado, especificando el servicio y el costo estimado.
    4. El proveedor realiza la calibración en sitio y entrega un certificado.
    5. En ML81N, se crea una hoja de entrada de servicios, confirmando las horas trabajadas y el costo acordado.
    6. En IW41, se confirma la operación en la orden con la nota "Calibración completada, instrumento operativo".
    7. En MIRO, se registra la factura del proveedor, vinculándola a la hoja de entrada.
    8. En IW32, la orden se marca como TECO y los costos se liquidan en KO88.
    9. La orden se cierra (CLSD), y los datos quedan en el historial del equipo (IH08).
7. Reportes y análisis
  • IW38/IW39: Listado de órdenes con servicios externos.
  • KOB1: Análisis de costos reales vs. planificados.
  • ME2L: Reporte de pedidos de compra por proveedor o orden.
  • ML84: Listado de hojas de entrada de servicios.
  • MCI3/MCI4: Análisis de órdenes por tipo de mantenimiento o equipo.

 

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Sobre el autor

Publicación académica de Juan Jose Osuna Pazos, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor SAP PM.

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Juan Jose Osuna Pazos

Profesión: Sap Funcional & Abap - Mexico - Legajo: TH60L

✒️Autor de: 29 Publicaciones Académicas

🎓Cursando Actualmente: Carrera Consultor SAP PM

Disponibilidad Laboral: FullTime

Certificación Académica de Juan Osuna

✒️+Comunidad Académica CVOSOFT

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