✒️SAP PM / El procesamiento de servicios externos Por Alfredo Martinez Valencia

1. PROCESAMIENTO DE SERVICIOS EXTERNOS

En ciertas situaciones los talleres no pueden realizar todos los trabajos por ende se solicitan servicios externos necesarios para cubrir esas demandas.

Podemos usar diferentes procesos para aprovisionarnos de servicios externos de este estilo.

2. SERVICIOS EXTERNOS

Los servicios externos pueden encontrarse de las siguientes formas:

• Crear una PO u OC orden de compra para los requisitos esporádicos.
• Ordenar una posición de servicio con la OC individual y las especificaciones de servicios, y la entrada de hoja de servicios posterior.
• Contratar un puesto de trabajo de empresa externa para necesidades habituales.

3. TRATAMIENTO DE SERVICIOS EXTERNOS

La clave de control de la operación en la orden de mantenimiento o del puesto de trabajo es la que inicia la asignación externa.

La clave de control determina la asignación externa de servicios de la siguiente manera:

• PM01: La asignación externa se trata de una orden de mantenimiento estándar y un puesto de trabajo externo.
• PM02: La asignación externa se trata mediante el uso de una solicitud de pedido y una PO con la categoría de posición estándar.
• PM03: La asignación externa se trata con una operación de trabajo externo y especificaciones de servicio, y la entrada de servicio posterior.

4 APROVISIONAMIENTO EXTERNO.

Si deseamos asignar parte del trabajo de una orden de mantenimiento a empresas externas, podemos hacerlos utilizando operaciones. El trabajo de la orden de mantenimiento puede ser realizado por operaciones que tienen como proveedor a un puesto de trabajo internos, y operaciones que son realizadas por puestos de trabajo externo.

En algunos casos, podemos tener una asignación de mantenimiento completo a una empresa externa. Para ello, debemos crear una orden de mantenimiento con una solo operación, que asigna a una empresa externa.

Las empresas se pueden representar como:

• Registros maestros de proveedores o acreedores
• Puestos de trabajo externos

5. PEDIDO INDIVIDUAL

Cuando tenemos servicios externos planificados en una orden de mantenimiento, se genera una solicitud de pedido en procesos de fondo automáticamente.

El número de solicitud de pedido se encuentra almacenado en la pantalla detallada del procesamiento externo de la operación.

El departamento de compras (o el planificador de mantenimiento) convierte la solicitud de un pedido en una orden de compra.

Los servicios externos no se confirman con notificaciones de tiempos como los internos, sino utilizando una entrada de mercancías (EM) para la orden de compra. Por lo tanto el servicio tiene el valor del precio de compra y se introduce en las cuentas de la contabilidad financiera FI.

En la orden de mantenimiento, en la pantalla de procesamiento externo de una operación, se puede ver si se ha contabilizado una EM para la orden de compra.

La cantidad de la entrada de mercancías ejecutada se puede ver en el campo correspondiente: Cantidad EM.

6. ASIGNACION EXTERNA POR HORAS A PRECIO FIJO

La operación externa puede tener una asignación expresada por horas.

Podemos introducir la cantidad de horas y el precio por hora (si se conoce) en la pantalla o vista de datos externos de la operación.

A su vez podemos asignar una operación externa con un precio fijo. Para poder hacerlo, debemos introducir una unidad de actividad (AU) para un precio fijo en la pantalla de datos externa para la operación.

La creación de órdenes de compras es un flujo de actividad que forma parte del módulo de Gestión de materiales MM y no de PM.

Una orden de compra puede incluir posiciones de material de almacén de consumo o servicios.

Después que se introdujo una EM para una operación externa, pero no por la totalidad de la cantidad solicitada, el status operación de trabajo externo entrada parcialmente OTPS se fija en la operación externa.

Si hemos fijado el indicador de entrega final en la EM para un servicio externo, se fija el status Operación de trabajo externo entregada OTES.

7. VERIFICACIÓN DE FACTURA

La factura del proveedor suele llegar después de la entrega.

Por ello, la contrapartida se realiza en una Entrada de mercancías/recepción de factura (cuenta de compensación EM/RF) y se liquida automáticamente cuando se recibe la factura. Las posibles diferencias entre el valor de OC y el valor de la factura se cargan posteriormente o se abonan en la orden.

8. GESTIÓN DE SERVICIOS EXTERNOS

Los registros maestros de servicios se crean en el módulo de MM y contienen una descripción del servicio, así como también una unidad de medida.

8.1 REGISTRO MAESTRO DE SERVICIOS

El contenido del registro maestro de servicios puede provenir de diferentes componentes o módulo de SAP ECC.

Se pueden programar servicios en una orden de mantenimiento como registros maestros de servicios individuales (números de servicio) o mediante un modelo o un catálogo de prestaciones estándar.

En MM se puede crear y actualizar un modelo de catálogo de prestaciones que define un set de prestaciones frecuentes.

Podemos almacenar todos los servicios requeridos para diferentes trabajos de montaje de conductos en un conjunto de especificaciones de servicio. Lo cual nos reduce considerablemente el trabajo necesario para crear documentos de compras.

9. SERVICIOS EXTERNOS

Es posible tratar las órdenes de mantenimiento para empresas externas con puestos de trabajo de empresas externas. Para esto, primero, debemos crear los siguientes datos maestros:

• En Controlling CO, se crea centro de coste común a todas las empresas externas o individuales de acuerdo a la decisión de la compañía .
• En CO se crean una o varias clases de servicio en función de:

|-> Si usan uno o varios centros de coste.

|-> Si la empresa externa tiene un tipo de gasto o varios distintos.

Se debe realizar la tarea de panificar la tarifa correspondiente para el centro de coste y clase de actividad.

Adicionalmente, el puesto de trabajo para la empresa externa debe tener las siguientes características:

• Valores de propuesta muy parecido a los de trabajo interno (por ejemplo, la clave de control PM01)
• Vincular el centro de coste y a la clase de actividad.

Cuando liberamos un pedido a la expresa externa (proveedor) que cumple con las siguientes condiciones:

• Se ha asignado a un centro de coste de la empresa externa
• Se encuentra dentro del período de validez correspondiente
• Incluye la tasa para la clase de actividad como precio del artículo.

Las órdenes externas se crean, se procesan y se confirman del mismo modo que las órdenes de CO.

9.1 LIQUIDACIÓN DE UNA ORDEN DE MANTENIMIENTO CON PUESTO DE TRABAJO EXTERNO

Cuando utilizamos una empresa externa, la cantidad implicada se abona en el centro de coste asignada para los cargos de la empresa externa y se carga, posteriormente, a la orden de mantenimiento. El abono o crédito se realiza mediante la notificación de tiempos.

Los costes que acumulemos temporalmente en la orden de mantenimiento serán transferidos al centro de coste destinatario indicado en la norma de liquidación de la orden de mantenimiento durante la liquidación.

Para que podamos liquidar la orden de mantenimiento, las siguientes condiciones previas deben estar cumplidas:

• La orden de mantenimiento debe tener el status (NLIQ) (norma de liquidación entrada)
• Los costes que no fueron liquidados se acumularán en la orden de mantenimiento.

9.2 FACTURACIÓN Y DOCUMENTO DE CONTROLLING DE ACTIVIDAD SOBRE PUESTOS DE TRABAJO EXTERNOS

Las facturas del proveedor se reciben generalmente de forma periódica (ejemplo: mensualmente)

El total de la factura contiene actividades correspondientes a varias órdenes de mantenimiento.

Esta factura es registrada contra el centro de coste de la empresa externa, no se carga a cada orden de mantenimiento.

El centro de coste se debería compensar a cero o equilibrar a mediano plazo.