✒️SAP PM / El procesamiento de servicios externos Por Juan Sanchez

PROCESAMIENTO DE SERVICIOS EXTERNOS

En ciertas ocasiones los talleres internos no pueden realizar todos los trabajos de mantenimiento y por consiguiente se solicitan servicios externos para cubrir estas demandas, podemos usar diferentes procesos para aprovisionar este tipo de servicios.

SERVICIOS EXTERNOS

Pueden encontrarse de las siguientes formas:

• Crear una PO u OC (Orden de compra) para los requisitos esporádicos.
• Ordenar una posición de servicio con la OC individual y las especificaciones de servicios y la entrada de hoja de servicios posterior.
• Contratar un puesto de trabajo de empresa externa para necesidades habituales.

TRATAMIENTO DE SERVICIOS EXTERNOS

La clave de control de la operación en la orden de mantenimiento o del puesto de trabajo es la que inicia la asignación externa, trabaja de la siguiente manera:

• PM01: La asignación externa se trata de una orden de mantenimiento estándar y un puesto de trabajo externo.
• PM02: La asignación externa se trata mediante el uso de una solicitud de pedido y una PO con la categoría de posición estándar.
• PM03: La asignación externa se trata con una operación de trabajo externo y especificaciones de servicio, la entrada de servicio posterior.

APROVISIONAMIENTO EXTERNO

Si deseamos asignar parte del trabajo de una orden de mantenimiento a empresas externas podemos hacerlo utilizando operaciones, el trabajo de la orden puede ser realizado por operaciones que se realizan ya sea por un proveedor interno (puesto de trabajo) o por puestos de trabajo externos (proveedores).

En algunos casos podemos tener la asignación del mantenimiento completo a una empresa externa, en ese caso debemos crear una orden de mantenimiento con una sola operación asignada a dicha empresa externa.

Las empresas externas se pueden representar como:

• Registros maestros de proveedores o acreedores
• Puestos de trabajo externos

PEDIDO INDIVIDUAL

Cuando tenemos servicios externos planificados en una orden de mantenimiento, se genera una solicitud de pedido en proceso de fondo automáticamente, el número de pedido se encuentra almacenado en la pantalla detallada del procesamiento externo de la operación.

El departamento de compras o el planificador de mantenimiento convierte la solicitud de pedido en una orden de compra.

Los servicios externos no se confirman con notificaciones de tiempos como los internos sino utilizando una entrada de mercancías (EM) en la orden de compra, por lo tanto, el servicio tiene el valor del precio de compra, el cual es el que se registra en la contabilidad financiera FI. El valor también se carga a la orden de mantenimiento utilizada para pedir el servicio.

En la orden de mantenimiento, en la pantalla de procesamiento externo de una operación se puede consultar si se ha contabilizado una EM para la orden de compra, la cantidad de la entrada de mercancías ejecutada se puede ver en el campo correspondiente ( Cantidad EM).

Como hacer un pedido individual para el procesamiento de pedidos externos de las órdenes de PM:

• Con la transacción IW33 visualizamos una orden ya creada.
• Abrimos la solapa de operaciones, la clave de control PM02 define que el trabajo es externo, esto requiere que se introduzcan datos en la solapa Externo para poder disparar la solicitud de pedido.
  • Precio
  • Artículos
  • Grupo de compra
  • Solicitante
  • Clase de corte
• En la solapa de Datos Reales está generada la solicitud de pedido con su número, con doble click podemos ir a la pantalla ME53N, de la SOLPE, la cual en la solapa de status nos dice si la misma ya tiene pedido y si fue ingresada en el término de la entrada de mercaderías.

ASIGNACION EXTENA POR HORAS A PRECIO FIJO

La operación externa puede tener una asignación expresada por horas, podemos introducir dichas horas y el precio por hora (si se conoce) en la pantalla o vista de datos externos de la operación.

A su vez, podemos asignar una operación externa con un precio fijo, para esto debemos introducir una unidad de actividad (AU) para un precio fijo en la pantalla de datos externos para la operación.

Por lo general, el comprador nos generará una orden de compra, este proceso de órdenes de compra corresponde al módulo de Gestión de MM y no de PM.

Una orden de compra puede incluir posiciones de material de almacén, de consumo o servicios, existe la posibilidad de realizar una imputación múltiple para una posición, el usuario ingresa la entrada de mercancías para esa posición sin valores, adicionalmente podemos usar los repartos de una posición de la orden de compra para informar al proveedor sobre los diferentes tiempos de entrega comprometidos.

Después de registrar una EM para una operación externa, pero no por la totalidad de la cantidad solicitada, el status de la operación se fija como OTPS – Operación de trabajo externo entrada parcialmente; si se registra al EM para el total solicitado para la operación, el status de esta se fija como OTES – Operación de trabajo externo entregado.

VERIFICACION DE FACTURA

La factura el proveedor suele llegar después de la entrega del servicio, por ello, la contrapartida se realiza en una entrada de mercancías / recepción de factura (Cuenta de compensación EM / RF) y se liquida automáticamente cuando se recibe la factura. Las posibles diferencias entre el valor de la OC y el de la factura se cargan o abonan posteriormente en la orden.

GESTION DE SERVICIOS EXTERNOS

Los registros maestros de servicios se crean en el módulo MM y contienen una descripción de servicio y una unidad de medida, cada registro maestro de servicios se puede enlazar a conexiones que luego se proponen automáticamente durante la planificación de la orden.

REGISTRO MAESTRO DE SERVICIOS

El contenido del registro maestro de servicios puede provenir de diferentes módulos de SAP ECC (PM, PS, MM), se pueden programar servicios en una orden de mantenimiento como registros maestros de servicios individuales (números de servicio) o mediante un modelo o catálogo de prestaciones estándar.

En MM se puede crear y actualizar un modelo de catálogo de prestaciones que define un set de prestaciones frecuentes, podemos almacenar todos los servicios requeridos para diferentes trabajos de montaje de conductos en un conjunto de especificaciones de servicio, lo cual nos reduce considerablemente el trabajo necesario para crear documentos de compras.

SERVICIOS EXTERNOS

Es posible tratar las ordenes de mantenimiento para empresas externas con puestos de trabajo de empresas externas, para esto, primero debemos crear los siguientes datos maestros:

• En Controlling CO se crea un centro de costos común a todas las empresas externas o individuales de acuerdo a la decisión de la compañía.
• En Controlling CO se crea una o varias clases de servicio en función de:
  • Si usan uno o varios centros de costos
  • Si la empresa externa tiene un tipo de gasto o varios distintos

Se debe realizar la tarea de planificar la tarifa correspondiente para el centro de costos y clase de actividad; adicionalmente el puesto de trabajo para la empresa externa debe tener las siguientes características:

• Valores de propuesta muy parecido a los de trabajo interno (por ejemplo, la clave de control PM01)
• Vincular el centro de costos a la clase de actividad

Cuando liberamos un pedido a la empresa externa (proveedor) que cumple con las siguientes condiciones:

• Se ha asignado a un centro de costos de la empresa externa
• Se encuentra dentro del período de validez correspondiente
• Incluye la tasa para la clase de actividad como precio del artículo

Las órdenes externas se crean, se procesan y se confirman del mismo modo que las órdenes de CO.

LIQUIDACION DE UNA ORDEN DE MANTENIMIENTO CON PUESTO DE TRABAJO EXTERNO

Cuando utilizamos una empresa externa, la cantidad implicada se registra en el centro de costos asignada para los cargos de la empresa externa y se carga, posteriormente, a la orden de mantenimiento. El abono o crédito se realiza mediante la notificación de tiempos.

Los costos que acumulamos temporalmente en la orden de mantenimiento serán transferidos al centro de costos destinatario indicado en la norma de liquidación de la orden de mantenimiento durante su liquidación.

Para poder liquidar una orden de mantenimiento, se deben cumplir las siguientes condiciones:

• La orden de mantenimiento debe tener el status NLIQ – Norma de liquidación entrada.
• Los costos que no fueron liquidados se acumularán en la orden de mantenimiento.

FACTURACION Y DOCUMENTO DE CONTROLLING DE ACTIVIDAD SOBRE PUESTOS DE TRABAJO EXTERNOS

Las facturas del proveedor se reciben generalmente en forma periódica (semanal, mensual, etc), el total de la factura contiene actividades correspondientes a varias órdenes de mantenimiento.

Estas factura es registrada contra el centro de costos de la empresa externa, no se carga a cada orden de mantenimiento, el centro de costos se debería compensar a cero o equilibrar a mediano plazo, es decir, la cantidad de los montos abonados (créditos generados por órdenes de mantenimiento) deberían igualarse a los montos totales cargados por la facturación del proveedor.

Para gestionar un puesto de trabajo externo para la gestión de servicios hechos por proveedores:

• Primeramente creamos la orden con la transacción IW31, colocamos la clase de orden y objeto técnico, una breve descripción, y luego cargamos un puesto de trabajo externo (esta es la diferencia contra una orden que se ejecuta en un puesto de trabajo interno)
• Cargamos datos de fecha y confirmamos y en la solapa de operaciones dejamos la misma clave de control que para operaciones de trabajo interno, liberamos la orden y grabamos.
• Ahora con la transacción IW41 que ya hemos usado, notificamos los tiempos, cargamos la orden y la operación y el puesto de trabajo externo tendrá una clave de actividad cargada previamente en el puesto de trabajo, como lo vimos en la unidad 2, junto al centro de costos tiene una tarifa asignada, esta tarifa corresponde a la hora de cobro por servicios del proveedor.
• Cargamos la cantidad de horas aprobadas al proveedor y grabamos para contabilizar la notificación, podemos hacer la notificación adicional como la notificación final.
• Ahora, con la transacción MB23N revisamos el pedido de compras cargado por las horas que ofrece el proveedor, estas están conectadas contra un centro de costos de servicios de mantenimiento.
• Hacemos la entrada de mercaderías por el total de las horas notificadas de la orden en la transacción MIGO con la orden de compra
  • Cargamos el total de horas para recibo y contabilizamos.
• Transacción KSB1 para ver la contabilización en el centro de costos
  • Cargamos el centro de costos de servicios externos de mantenimiento y ejecutamos la transacción, podemos observar la entrada de mercaderías realizada y además, veremos los créditos (cantidades negativas) de las notificaciones de órdenes de mantenimiento, quedando neteados en cero los movimientos de cargos (entrada de mercaderías) - vs – créditos (notificaciones de la orden).
• Transacción KOB1 para ver los costos de la orden.