Pedido de compras en SAP
Un pedido de compras reúne datos de cabecera, que se aplican al documento, y datos de posición o ítem, que describen cada material o servicio solicitado. SAP distingue ambos niveles dentro del documento de compras.
1. Información general del documento
* Número del documento: identifica el pedido. En tus apuntes se menciona que la numeración puede ser interna, asignada por SAP, o externa, ingresada por quien crea el documento.
* Clase de documento: define el tipo de pedido y parte de su comportamiento. Anotaste estas clases: UB, DJF, UB, DB, NB, FO y CNB. Conviene comprobar las siglas en el sistema donde estás estudiando: algunas clases pueden responder a una configuración propia y UB aparece dos veces en la lista.
* Organización de compras, grupo de compras y sociedad: indican, respectivamente, la unidad que compra, el equipo o responsable de la compra y la entidad a la que corresponde la operación.
* Condiciones de pago, Incoterms, moneda y tipo de cambio: establecen cómo se pagará y bajo qué condiciones comerciales. Si la moneda del pedido difiere de la moneda local, interviene una conversión.
* Textos y dirección: permiten añadir indicaciones y registrar los datos de contacto o entrega.
* Estrategia de liberación: muestra el proceso de aprobación del pedido y el estado de sus aprobaciones.
2. Datos del ítem
* Ítem: cada línea de material o servicio dentro del pedido.
* Grupo de artículos: clasificación del material o servicio.
* Material del proveedor: código con el que el proveedor identifica el producto.
* Cantidad y unidades: registran cuánto se solicita y en qué unidad se pide. La unidad de pedido puede relacionarse con otra unidad utilizada en el almacén.
* Precio y unidad de precio: indican el valor acordado y la cantidad de unidades a la que se refiere ese valor.
* Reparto: permite distribuir la cantidad solicitada entre distintas fechas de entrega.
3. Entrega y recepción
* Entrada de mercancías: indica si se espera registrar la recepción del material.
* Tolerancias de entrega: expresan cuánto se admite por encima o por debajo de la cantidad pedida.
* Fin de stock / entrega final: se usa para señalar que no se esperan más entregas de esa posición.
* Plazo de entrega previsto: tiempo estimado para recibir la mercancía.
* Tiempo de tratamiento de entrada de mercancías: días necesarios para procesarla después de su llegada.
* Entrada de mercancías no valorada: señala que la recepción no incrementará el valor del inventario en ese momento.
Las tolerancias y el indicador de entrega final afectan el seguimiento de las cantidades pendientes; por eso es importante distinguir recibir físicamente, cerrar la entrega y valorar contablemente.
4. Factura, condiciones y valores propuestos
* Recepción de factura: indica que se espera una factura del proveedor.
* Factura basada en entrada de mercancías: vincula la verificación de la factura con lo efectivamente recibido.
* Condiciones: reúnen los componentes del precio, como precio base, descuentos, flete o seguros.
* Dirección: señala dónde debe entregarse el material o prestarse el servicio.
* Valores propuestos: el sistema puede completar ciertos campos con valores predeterminados al crear un pedido nuevo. Esto no significa que todos los pedidos deban conservar esos valores; hay que comprobarlos antes de guardar.
Para memorizar el recorrido: primero identifica quién compra y a quién, después qué se pide, cuánto y a qué precio; finalmente revisa cuándo se entrega, cómo se recibe, cómo se factura y quién aprueba.